AI w urzędzie: streszczenie akt a materiał dowodowy

Streszczenie przygotowane przez AI może ułatwić odszukanie informacji, ale nie potwierdza, że zebrano cały materiał ani że wskazany fakt został udowodniony. Przy projektowaniu takiego narzędzia urząd musi zachować możliwość sprawdzenia źródeł i sprzeczności. Zakres zastosowania trzeba ocenić dla konkretnego postępowania, danych i uprawnień pracownika.

Jakie obowiązki pozostają po stronie organu

Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1691, w art. 7 wiąże prowadzenie postępowania z dokładnym wyjaśnieniem stanu faktycznego. Art. 77 § 1 wymaga wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego, a art. 80 odnosi ocenę udowodnienia okoliczności do całokształtu tego materiału. Przepisy sprawdziliśmy 11 października 2026 r.

Wymagania te wyjaśniają, dlaczego samo podsumowanie wygenerowane z wybranych plików nie wystarcza do oceny całej sprawy. Trzeba wiedzieć, które materiały narzędzie otrzymało, co pominęło i czy nie zamieniło stanowiska strony w ustalony fakt. To wniosek dla projektu technicznego, nie odrębna reguła dopuszczająca użycie AI w każdym postępowaniu.

Art. 10 przewiduje czynny udział stron i możliwość wypowiedzenia się przed decyzją co do zebranych dowodów, materiałów oraz żądań. Paragrafy 2 i 3 opisują wyjątkowe odstąpienie od tej zasady i utrwalenie jego przyczyn. Mechanizm obiegu dokumentów nie powinien samodzielnie kwalifikować sprawy do takiego wyjątku. Art. 81 również łączy uznanie okoliczności za udowodnioną z możliwością wypowiedzenia się strony, z zastrzeżeniem wskazanego wyjątku.

Dwie wersje zdarzenia w jednym streszczeniu

W fikcyjnym ćwiczeniu jeden dokument podaje, że określona czynność została wykonana, a późniejsze pismo strony temu przeczy. Model przygotowuje krótki opis i pozostawia tylko pierwszą wersję. Tekst brzmi spójnie, lecz pracownik nie widzi już rozbieżności, którą powinien ocenić.

Proponowany widok pokazuje zdanie streszczenia wraz z dokumentem i fragmentem, z którego pochodzi. Stanowisko strony zachowuje takie oznaczenie. Jeśli materiały zawierają sprzeczność, widok kieruje pracownika do obu źródeł. Dopiero osoba prowadząca sprawę ocenia ich znaczenie w odpowiednim trybie.

Brak wyniku wyszukiwania także wymaga ostrożnego opisu. „Nie znaleziono w przekazanym zbiorze” nie jest równoznaczne z „dokument nie istnieje” ani „strona nie wykonała obowiązku”. Przy wyniku powinna być widoczna lista przeszukanych materiałów i informacja o plikach, których nie udało się odczytać.

Szkic uzasadnienia musi zachować podstawę

Art. 107 § 3 KPA opisuje uzasadnienie faktyczne przez wskazanie ustalonych faktów, dowodów będących podstawą oraz przyczyn odmowy wiarygodności i mocy dowodowej innym dowodom. Uzasadnienie prawne wyjaśnia podstawę prawną z przytoczeniem przepisów. Paragrafy 4 i 5 przewidują przypadki odstąpienia od uzasadnienia. Nie zakładamy, że każdy rodzaj decyzji ma identyczny zakres dokumentowania.

Jeżeli projekt obejmuje pomoc w redakcji, pracownik sprawdza brzmienie zdania i jego podstawę. Wygenerowane odwołanie do przepisu wymaga otwarcia źródła i oceny jego zastosowania. Poprawny numer artykułu nie dowodzi, że przepis rozstrzyga daną sprawę.

Szkic, sprawdzony materiał i wydana decyzja powinny mieć rozróżnione stany. Proponowany pomocniczy obieg nie może oznaczać sprawy jako zakończonej po samym wygenerowaniu tekstu. Zapis w systemie urzędu, podpisanie i doręczenie wymagają osobno ustalonej ścieżki; nie są wynikiem pracy modelu tekstowego.

Jak ocenić pierwszą próbę

Zacznij od fikcyjnych akt i zestawu oczekiwanych wyników przygotowanego przez osoby znające postępowanie. Próba powinna obejmować sprzeczne pisma, brak strony skanu i materiał dodany po przygotowaniu szkicu. Sprawdź, czy pracownik zobaczy zmianę oraz czy wcześniejsze podsumowanie nadal jest wyraźnie oznaczone swoją wersją.

Do odbioru przydadzą się liczba pominiętych sprzeczności, twierdzenia bez podstawy i czas sprawdzenia całego wyniku. Sama szybkość wygenerowania pisma niewiele mówi o pracy urzędnika. Nie podajemy tu wyników wykonanej próby w jednostce; to propozycja kryteriów do uzgodnienia.

Przed pracą na rzeczywistych aktach jednostka ocenia warunki przetwarzania danych, dostęp i dopuszczony zakres użycia. Ten tekst objaśnia wybrane przepisy KPA. Nie zastępuje oceny przepisów szczególnych, ochrony danych ani obowiązków dotyczących konkretnego systemu AI.

Syntalith może pomóc zaplanować techniczny zakres AI w administracji lub przygotować szkolenie pracowników urzędu. Zakres i koszt wymagają uzgodnienia. Wybór pierwszego zadania na jawnych instrukcjach opisuje osobny przewodnik budżetu i zakresu pilotażu.