Jak przygotować zapytanie ofertowe na wdrożenie AI?
Opisz jeden proces, oczekiwany wynik i dostęp do systemów. Poniższy brief pozwala poprosić wykonawców o wycenę tego samego zakresu oraz oddzielić koszt budowy od późniejszego działania.
Syntalith
Zapytanie ofertowe na wdrożenie AI powinno opisywać pracę, którą firma chce usprawnić, oczekiwany wynik oraz warunki dostępu do danych. Wykonawcy potrzebują również przykładów trudnych spraw i informacji o tym, kto oceni gotowy system. Z takim briefem łatwiej porównać oferty obejmujące podobny zakres.
Na początek wybierz jeden proces. Prośba o "wdrożenie AI w całej firmie" wymaga najpierw ustalenia priorytetów. Jeśli zespół nie potrafi jeszcze wskazać problemu i jego właściciela, pomocny może być audyt procesu.
Brief do skopiowania
Wypełnij tabelę przed rozmową z wykonawcą. Przy nieznanej informacji wpisz, kto i kiedy może ją sprawdzić. Brak dostępu do środowiska testowego jest konkretną zależnością projektu.
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Proces i właściciel | Nazwa pracy oraz osoba, która rozstrzyga pytania o jej przebieg |
| Początek i koniec sprawy | Co uruchamia pracę i po czym poznajecie, że jest zakończona |
| Obecny przebieg | Kto wykonuje kolejne czynności, w jakich narzędziach i gdzie czeka na informację |
| Skala | Liczba spraw w wybranym okresie, sezonowość i źródło tych danych |
| Oczekiwany wynik | Co ma otrzymać pracownik i jakie czynności nadal wykona sam |
| Dane | Potrzebne źródła, ich właściciele, aktualność i ograniczenia dostępu |
| Integracje | Systemy, potrzebny odczyt lub zapis, dostępność API i środowiska testowego |
| Uprawnienia | Co system może zrobić sam, co wymaga zatwierdzenia i czego robić nie może |
| Wyjątki | Przykłady brakujących danych, sprzeczności, duplikatów i błędów integracji |
| Odbiór | Przypadki testowe, oczekiwane zachowanie oraz osoba oceniająca wynik |
| Warunki projektu | Budżet, termin, przyczyna terminu i dostępność zespołu klienta |
| Po uruchomieniu | Właściciel systemu, potrzebne godziny wsparcia i sposób przejęcia dokumentacji |
Nie wpisuj haseł ani kluczy dostępu do briefu. Na pierwszą rozmowę wystarczą opisy źródeł i zatwierdzone przykłady. Sposób udostępnienia właściwych danych uzgodnijcie osobno.
Przykład: szkic oferty z zapytania mailowego
To przykładowy zakres, który trzeba dostosować do własnej firmy. Wiadomość klienta trafia na wspólną skrzynkę. Handlowiec odczytuje potrzebne produkty, szuka ich w katalogu i przygotowuje szkic oferty w CRM. Problemem są niepełne zapytania oraz czas poświęcany na przepisywanie informacji.
W briefie można zapisać: system ma przygotować szkic w CRM, powiązać pozycje z aktualnym katalogiem i wskazać braki. Handlowiec sprawdza ceny oraz zatwierdza wysłanie. System nie wysyła oferty samodzielnie. Powtórzona wiadomość nie powinna tworzyć drugiego szkicu tej samej sprawy.
Do wyceny potrzebne będą informacje o poczcie, CRM i katalogu. Wymaganie "integracja z CRM" warto doprecyzować: do jakiego obiektu ma trafić zapis, kto przyznaje dostęp i co ma się stać, gdy zapis się nie powiedzie. Dzięki temu wykonawcy mogą wskazać konkretne zależności i założenia cenowe.
Poproś każdego wykonawcę o ten sam format odpowiedzi
| Pozycja oferty | O co poprosić |
|---|---|
| Zakres | Lista dostarczanych funkcji, wyłączeń i zadań po stronie klienta |
| Koszt budowy | Cena za uzgodniony zakres i sposób rozliczenia zmian |
| Koszt działania | Osobno modele, licencje, hosting i utrzymanie, z założeniem wolumenu |
| Harmonogram | Etapy, zależności od dostępów i czas potrzebny na ocenę przez klienta |
| Odbiór | Sposób testowania, obsługa błędów i zasady ponownej próby |
| Przekazanie | Kod, konfiguracja, konta i dokumentacja zgodnie z ustalonym zakresem |
Jeśli firma proponuje mniejszy pilotaż, poproś o opis tego, co pozostanie do zbudowania przed produkcją. Przy wycenie z przedziałem sprawdź, jaka niewiadoma odpowiada za jego szerokość. Poradnik o kosztach agenta AI pomaga zestawić budowę z kosztami późniejszej obsługi.
Jeśli pierwsze zapytanie dotyczy tylko próby, skorzystaj z karty zakresu płatnego pilotażu AI. Określa wynik etapu i materiały do przekazania także wtedy, gdy nie zdecydujesz się na dalszą budowę.
Jak wykorzystać brief w rozmowie z Syntalith
Na stronie wdrożeń AI dla firm opisujemy nasz zakres pracy. Brief pozwoli omówić wybrany proces, sprawdzić potrzebne integracje i ustalić, jakie informacje są konieczne do wyceny. W przykładzie z pocztą warto również rozważyć prostą automatyzację, jeśli rozpoznanie treści nie wymaga modelu.
Do rozmów z kilkoma firmami użyj tej samej wersji dokumentu. Zmiany zakresu oznacz datą i przekaż każdemu uczestnikowi porównania. Przy wyborze pomoże poradnik oceny wykonawcy, a kryteria z briefu możesz przenieść do karty odbioru agenta AI.
Syntalith ma status OpenAI Select Partner w OpenAI Partner Network.
Pomagamy szybciej odpowiadać klientom i znajdować informacje w firmowych dokumentach. Dobieramy i wdrażamy narzędzia AI, a Twój zespół uczymy z nich korzystać.
Jak wdrożyć ChatGPT i OpenAI w firmieSprawdźmy, co agent może zrobić w Twoim procesie
Opisz pracę, która dziś wymaga wielu ręcznych działań. Omówimy rolę agenta, potrzebne połączenia z systemami i zakres pierwszego wdrożenia.
Poznaj usługę budowy agentów