Fakturownia i KSeF: jak uruchomić integrację krok po kroku

Fakturownia ma własną integrację z KSeF. Jeżeli chcesz wysyłać faktury i pobierać dokumenty zakupowe w tym programie, zacznij od jej konfiguracji. Przed włączeniem automatycznej wysyłki ustal, kto wystawia dokumenty, kto je sprawdza i czy do Fakturowni trafiają również faktury z innych aplikacji.

Poniższy opis opiera się na dokumentacji dostawcy sprawdzonej 11 października 2026 r. Nie jest relacją z konfiguracji na koncie klienta. Linki prowadzą do instrukcji z ekranami i szczegółami uwierzytelnienia.

1. Sprawdź, które programy mają korzystać z KSeF

Zapisz, gdzie wystawiasz faktury i skąd odbiera je księgowość. Jeśli Fakturownia jest jednym z kilku narzędzi, osoba konfigurująca połączenie powinna znać pozostałe integracje. Przy kilku firmach sprawdź też, którego podmiotu dotyczy konfiguracja.

Dostawca opisuje dwie metody połączenia: automatyczną, w której Fakturownia generuje certyfikaty, oraz ręczną, z wgraniem certyfikatów przygotowanych wcześniej. W poradniku rozpoczęcia pracy rekomenduje wariant automatyczny dla prostej konfiguracji jednej firmy, a ręczny między innymi przy kilku programach lub centralnym zarządzaniu certyfikatami. Jak wybrać sposób połączenia.

2. Włącz dodatek i wybierz metodę uwierzytelnienia

W ustawieniach Fakturowni przejdź do sekcji „Integracje i dodatki”, wybierz KSeF i aktywuj dodatek. W konfiguratorze wybierasz metodę połączenia i NIP. Sama aktywacja dodatku nie kończy uwierzytelnienia.

Przy metodzie ręcznej potrzebne są odpowiednie certyfikaty oraz powiązane z nimi pliki i hasła. Przygotuj je zgodnie z aktualną instrukcją dostawcy, z udziałem osoby odpowiedzialnej za dostęp do KSeF. Instrukcja ręcznego uwierzytelnienia.

Przy metodzie automatycznej przejdź procedurę opisaną w instrukcji generowania certyfikatów przez Fakturownię. Po jej zakończeniu sprawdź informację o połączeniu oraz właścicielu certyfikatów. Jeżeli pracownik nie może przejść tego kroku, najpierw wyjaśnij jego uprawnienia z administratorem.

3. Ustal, kto wysyła faktury

Dokumentacja Fakturowni rozróżnia wysyłkę ręczną i automatyczną. Automatyzacja może objąć także dokumenty utworzone przez inne integracje. To ma znaczenie na przykład wtedy, gdy faktury powstają na podstawie zamówień ze sklepu.

Przejrzyj z osobą odpowiedzialną za sprzedaż moment zatwierdzania dokumentu. Jeżeli pracownik zwykle poprawia fakturę po zapisaniu, sprawdź, jak wybrany tryb wysyłki pasuje do tej pracy. Uzgodnij też zastępstwo na wypadek nieobecności osoby obsługującej błędy.

Osobno sprawdź dostęp pozostałych użytkowników. Według instrukcji automatycznego uwierzytelnienia prawo wysyłki otrzymuje automatycznie osoba, która wykonała połączenie; uprawnienia zespołu wymagają dalszej konfiguracji.

4. Skonfiguruj odbiór faktur zakupowych

Pobieranie dokumentów można uruchamiać ręcznie albo skonfigurować automatycznie. Ręczny odbiór jest dostępny w sekcji wydatków. Opis obu trybów znajduje się w przywołanej wyżej instrukcji automatycznego uwierzytelnienia.

Ustal z księgowością, kto przegląda pobrane faktury. Sam dokument może nie wyjaśniać, którego projektu dotyczy zakup albo kto zamówił usługę. Potrzebna jest osoba, która zbierze brakujący opis, i miejsce, w którym będzie widać, że sprawa czeka na wyjaśnienie.

5. Sprawdź cały obieg na właściwym dokumencie

Przy normalnej obsłudze rzeczywistej faktury sprawdź jej status, dostęp właściwej osoby i dalsze przekazanie do księgowości. Nie wysyłaj fikcyjnej faktury do środowiska produkcyjnego tylko po to, by sprawdzić przycisk. Próby techniczne uzgodnij z administratorem i dostawcą programu.

Zapisz, kto odpowiada za odrzucone dokumenty, przerwę w połączeniu i zmianę osoby zarządzającej dostępem. Taka krótka instrukcja powinna odpowiadać temu, jak pracuje firma. Opis integracji Fakturowni pomaga sprawdzić, które funkcje zapewnia sam produkt.

Jeżeli zakres wychodzi poza gotowy dodatek, scenariusze testów KSeF API pomogą uzgodnić odbiór połączenia z wykonawcą.

Kiedy rozważyć dodatkową automatyzację

Własne rozwiązanie warto wyceniać po sprawdzeniu funkcji Fakturowni i programu księgowego. Może być potrzebne, gdy po pobraniu faktury pracownik nadal szuka zamówienia w innym systemie, zbiera opis kosztu mailem i ręcznie przypomina o odpowiedzi.

Syntalith może zaprojektować automatyzację obiegu faktur z KSeF. Do rozmowy wystarczy opis czynności wykonywanych po odebraniu dokumentu oraz nazwy używanych programów. Dostępność potrzebnych połączeń i zakres integracji sprawdzamy przed wyceną.