Weryfikacja kontrahentów: koszt automatyzacji

Automatyzacje Syntalith zaczynają się od 7 500 zł netto, a zakres ustalamy po bezpłatnym skanie procesu (cennik). Najpierw trzeba określić, jakie informacje pracownik zbiera i do jakiej decyzji ich używa. Samo pytanie o rachunek w publicznym rejestrze może nie wymagać modelu AI ani własnej aplikacji.

Zacznij od pytania, na które odpowiada źródło

Ministerstwo Finansów opisuje wyszukiwanie w wykazie podatników VAT na wybrany dzień oraz uproszczone sprawdzenie powiązania NIP lub REGON z rachunkiem. Wynikowi towarzyszy elektroniczne potwierdzenie zapytania. Opis KAS, sprawdzony 9 października 2026.

To źródło odpowiada na określone pytanie o dane w wykazie. Nie daje ogólnego zapewnienia, że firma zapłaci, prawidłowo wykona usługę albo że wiadomość o zmianie rachunku pochodzi od uprawnionej osoby. Tych wniosków nie należy dopisywać w podsumowaniu AI. Prawny zakres wymaganych sprawdzeń firma ustala ze swoimi specjalistami.

Przy niewielu sprawach obecna wyszukiwarka lub funkcja ERP może wystarczyć. Integrację warto rozważyć, gdy pracownik regularnie przepisuje identyfikatory, zapisuje potwierdzenia i łączy je z tą samą sprawą w innym systemie.

Brak odpowiedzi to osobny stan

W fikcyjnej próbie lista zakupowa zawiera dwa podmioty o podobnych nazwach. Jeden wpis ma poprawny NIP, drugi tylko skróconą nazwę. Pierwszy można skierować do uzgodnionego sprawdzenia. Drugi wymaga ustalenia tożsamości podmiotu, zanim otrzyma wynik.

Do próby dodaj niedostępność źródła. Pusta odpowiedź nie powinna zamieniać się w „nie znaleziono” ani „sprawdzono”. Pracownik musi widzieć, czy źródło zwróciło negatywny wynik, czy zapytanie nie zostało wykonane. Uzgodnij sposób ponowienia i osobę obsługującą zaległe sprawy.

Taki widok jest propozycją odbioru, bez wykonanego tutaj połączenia z rejestrem. Nie zastępuje zasad akceptacji kontrahenta ani obowiązków AML.

Jeżeli projekt ma wspierać procedurę AML, najpierw rozdziel zbieranie danych kontrahenta i obowiązki instytucji obowiązanej. Zwykłe sprawdzenie rejestru nie wyznacza całego zakresu takiej procedury.

Co zwiększa koszt projektu?

Do wyceny podaj liczbę źródeł, częstotliwość sprawdzeń i miejsce zapisu wyniku. Osobno określ obsługę korekt danych i zmianę po wcześniejszej akceptacji. Porównanie ofert obejmujących jeden rejestr z ofertą obejmującą kilka baz nie ma sensu bez rozpisania tych różnic.

Budżet powinien uwzględniać dostęp do płatnych źródeł, utrzymanie po zmianie interfejsu i pracę osób wyjaśniających wyjątki. Limity oraz warunki dostępu trzeba potwierdzić przed przyjęciem zakładanego wolumenu. Nie podajemy tu uniwersalnej ceny sprawdzenia jednej firmy.

AI można ocenić przy porządkowaniu niejednolitej korespondencji lub opisywaniu rozbieżności. Dla zapytania według stałego identyfikatora i zapisu odpowiedzi wystarczą zwykłe reguły. Numer rachunku z maila wymaga także właściwego potwierdzenia prośby, co opisujemy w obiegach zmian danych bankowych.

Jak zamówić pierwszy zakres?

Wybierz jedno źródło i jedną decyzję pracownika. Przygotuj fikcyjne przypadki z kompletem danych, niejednoznacznym podmiotem i błędem odczytu. Uzgodnij, jak odtworzyć podstawę wyniku oraz zatrzymać dalszą pracę, gdy brakuje informacji.

Syntalith może przygotować obieg weryfikacji kontrahentów, z osobno uzgodnionym dostępem do źródeł i utrzymaniem. Na pierwszej rozmowie wystarczy opis obecnego sprawdzenia. Nie trzeba przekazywać listy dostawców ani danych rachunków, żeby ustalić możliwy zakres.

W sprzedaży dodatkowy problem pojawia się, gdy oferta dotyczy jednej spółki, a zamówienie przychodzi od innej. Porównanie danych nabywcy w sprzedaży B2B opisuje taki zakres, z osobnym potwierdzeniem podmiotu i miejsca dostawy. Wcześniejszego sprawdzenia jednej spółki nie przenosimy automatycznie na drugą.