AI dla biur rachunkowych i księgowych

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Od którego zadania zacząć

   Jeśli księgowi chcą korzystać z ChatGPT lub Claude podczas przygotowywania korespondencji i pracy z dokumentami, pierwszym zakresem może być dobór narzędzia, ustalenie dozwolonych materiałów i szkolenie. Program powinien wynikać z zadań zespołu. Osoba, która redaguje prośby o uzupełnienie dokumentów, potrzebuje innych ćwiczeń niż osoba porównująca zestawienia dla klienta.

   Automatyzację warto rozważyć, gdy dokumenty przechodzą przez kilka miejsc, a pracownicy ręcznie przenoszą te same informacje. Przed zleceniem budowy sprawdzamy funkcje używanego programu księgowego. Może już obsługiwać część procesu; wtedy dodatkowe rozwiązanie powinno odpowiadać na konkretną pozostałą trudność.

   Osobną aplikację można rozważyć, gdy pracownicy muszą składać obraz jednej sprawy z kilku narzędzi, a dostępne funkcje nie pozwalają przeprowadzić jej od wpływu dokumentu do wyjaśnienia. Wtedy projekt może połączyć korespondencję z dokumentami i pokazać, kto ma wykonać kolejny krok. Przed budową sprawdzamy, czy taki obieg da się przygotować w obecnym oprogramowaniu biura.

2. 02

   Faktura, której brakuje opisu

   Rozważmy przykładową sytuację. Klient przesłał fakturę za usługę, ale z dokumentu nie wynika, którego projektu dotyczy wydatek. Księgowa szuka wyjaśnienia w korespondencji, pyta opiekuna i odkłada fakturę do czasu odpowiedzi. Po kilku dniach inna osoba musi ustalić, czy sprawa została wyjaśniona.

   Proponowane rozwiązanie może zebrać fakturę i powiązaną korespondencję w jednej sprawie. Jeżeli w dostępnych materiałach jest opis wydatku, pokaże go razem ze źródłem. Jeżeli opisu brakuje, przygotuje pytanie do klienta i wskaże osobę odpowiedzialną za dalszą obsługę. Zasady wysyłki i zatwierdzania wiadomości ustalamy jako część zakresu.

   Dla biura istotny jest widoczny stan sprawy: co już wiadomo, czego brakuje i kto ma wykonać kolejny krok. Sposób księgowania pozostaje do oceny księgowej. Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić, jak proponowany obieg współpracuje z programem, w którym biuro prowadzi dokumenty klientów.

3. 03

   Co możemy pokazać

   W naszej demonstracji dekretacji faktur kosztowych system proponuje konto i miejsce powstawania kosztu, pokazuje podstawę propozycji oraz wskazuje rozbieżności wymagające przeglądu. Pracuje na danych testowych. Ta wersja nie łączy się z ERP, KSeF ani księgą główną.

   Demonstracja pozwala obejrzeć sposób przedstawienia propozycji księgowej. Połączenie z narzędziami konkretnego biura oraz działanie na jego dokumentach wymagają osobnego zakresu i sprawdzenia. Na spotkaniu możemy porównać pokazany proces z pracą zespołu i ustalić, które elementy są przydatne.

4. 04

   Szkolenie dopasowane do pracy biura

   Proponowany program może obejmować przygotowanie korespondencji na podstawie dokumentów, porównywanie materiałów i sprawdzanie odpowiedzi AI. Dobieramy ćwiczenia do ról uczestników oraz ich doświadczenia. W przygotowaniu ustalamy również, jakie dane można wykorzystać i z jakich kont zespół będzie korzystać po warsztacie.

   Podczas ćwiczeń uczestnicy powinni pracować samodzielnie i otrzymać informację zwrotną o swoich wynikach. Warto zaplanować również kolejne zadanie do wykonania po szkoleniu, aby sprawdzić, co nadal sprawia trudność. Zakres przygotowania materiałów i późniejszego wsparcia wymaga uzgodnienia w ofercie.

   Opis dostępnej usługi znajdziesz na stronie szkoleń AI dla zespołów. Możemy omówić szkolenie oddzielnie albo jako część przygotowania do wdrożenia. Format dzienny zaczyna się od 2 450 zł netto; program i przygotowanie ustalamy przed wyceną.

5. 05

   Jak ustalamy zakres i koszt

   Do wstępnej rozmowy potrzebujemy opisu powtarzalnego zadania i nazw programów, z których korzysta biuro. Pomaga też informacja, ile osób uczestniczy w obsłudze oraz w którym momencie czekają na dane lub wyjaśnienie. Szczegóły dostępu do dokumentów ustalamy przed ich przekazaniem.

   Wycena zależy od integracji, jakości materiałów i oczekiwanego sposobu kontroli. Automatyzacje zaczynają się od 7 500 zł netto, a własne aplikacje od 12 500 zł netto. Są to ceny początkowe usług Syntalith; konkretny obieg w biurze wyceniamy po analizie wymagań. Licencje narzędzi oraz koszty działania systemu rozpatrujemy osobno. Aktualny cennik opisuje dostępne zakresy.

   Opisz zadanie, które chcesz usprawnić. Na tej podstawie ustalimy, co można pokazać zespołowi, jakie informacje są jeszcze potrzebne i jaki zakres warto wycenić.