AI dla fundacji i organizacji pozarządowych
Syntalith pomaga zespołom fundacji i stowarzyszeń uporządkować pracę z dokumentacją projektową: od szkolenia z pisania na podstawie źródeł po obieg materiałów do sprawozdania. Szkolenia zaczynają się od 2 450 zł netto za dzień, proste automatyzacje od 7 500 zł netto. Zakres dobieramy do liczby projektów i osób zbierających dokumenty.
Scenariusz wdrożenia
Ta strona opisuje zakres, który możemy przygotować w Twojej firmie. Opieramy go na systemie, który już zbudowaliśmy i sprawdziliśmy.
- Podstawa scenariusza
- Kompletowanie teczek klienta
- Zakres i cena
- Automatyzacja od 7 500 zł netto
Scenariusz krok po kroku
Plan projektu i wykonane działania
Wyobraźmy sobie, że fundacja planowała cztery spotkania, a w dokumentacji są potwierdzenia trzech. Tekst skopiowany z wniosku może nadal mówić o czterech zrealizowanych spotkaniach. Przed przygotowaniem sprawozdania koordynator musi ustalić, co rzeczywiście się odbyło i czego dowodzą zebrane materiały.
W proponowanym obiegu plan, zapis wykonania i brak wyjaśnienia mają osobne oznaczenia. Szkic opisu odsyła do źródła. Jeśli dowodu brakuje, autor otrzymuje pytanie; system nie uzupełnia historii projektu prawdopodobnym zdarzeniem. Koordynator zatwierdza opis i rozstrzyga rozbieżności z osobą odpowiedzialną za działanie.
Takie rozdzielenie pomaga również przy kolejnym wniosku. Wcześniejsze plany mogą być inspiracją, ale opis doświadczenia organizacji musi zachować faktycznie potwierdzony zakres.
Szkolenie czy automatyzacja zbierania materiałów?
Dla małego zespołu wystarczyć może uporządkowany folder i szkolenie zespołowe. Program może objąć przygotowanie opisu działania z notatek, porównanie go ze źródłami oraz poprawę tekstu po uwagach prowadzącego. Pracujemy na materiałach dopuszczonych przez organizację albo fikcyjnym projekcie.
Automatyzację warto rozważyć, gdy dokumenty regularnie wpływają od kilku osób i trudno ustalić, czego brakuje. Przedmiotem zamówienia może być lista oczekiwanych materiałów, przypisanie do projektu i szkic prośby o uzupełnienie do zatwierdzenia. Zasady kompletności wynikają z dokumentów konkretnego projektu i ustaleń koordynatora.
Własny panel od 12 500 zł netto ma sens przy wielu równoległych sprawach i różnych uprawnieniach. Nie każda organizacja potrzebuje takiego narzędzia. Koszt jego utrzymania trzeba porównać z pracą w obecnym systemie i arkuszu.
Zakres dowodu przed zakupem
Demonstracja kompletowania dokumentów pokazuje teczkę, brakujące materiały i sprzeczności na danych testowych. Nie jest wdrożeniem w NGO ani oceną poprawności rozliczenia dotacji. Można na niej omówić sposób prezentowania braków, ale reguły projektu grantowego wymagają własnego przygotowania.
W próbie dla organizacji uwzględnilibyśmy dokument przypisany do niewłaściwego projektu i późniejsze sprostowanie opisu wydarzenia. Koordynator powinien zobaczyć źródło zmiany oraz tekst wymagający poprawienia. Liczbę uczestników liczymy według uzgodnionej definicji, bez utożsamiania liczby wpisów na listach z liczbą różnych osób.
Co ustalamy z organizacją
Wskazujemy osobę zatwierdzającą treść, zakres danych uczestników oraz materiały, których nie wolno przekazywać do wybranego narzędzia. Organizacja określa dopuszczony sposób przetwarzania danych. Dostęp do dokumentów beneficjentów wymaga osobnego uzgodnienia.
Oferta dotyczy narzędzia i pracy z materiałem. Kwalifikowalność wydatków, interpretacja warunków konkursu i zatwierdzenie sprawozdania pozostają po stronie odpowiedzialnych osób. Nie obiecujemy przyznania grantu. Opisz, jak zbieracie dokumenty do jednego projektu; ustalimy pierwszy zakres, termin oraz osobne koszty licencji i utrzymania.
System, na którym opieramy ten scenariusz
Każdy nowy dokument aktualizuje teczkę, a zespół od razu widzi, czego brakuje i co się nie zgadza.
Dokumenty klienta zwykle przychodzą etapami. System rozpoznaje ich typ, porównuje teczkę z wymaganą listą i przygotowuje prośbę o konkretne braki. Pracownik wyjaśnia sprzeczności oraz decyduje o dalszym prowadzeniu sprawy.
Zobacz realizację- Zakres testu
- System odczytał dokument, zachował rzeczywiste braki i nie oznaczył sprawy jako kompletnej. Zapisany test nie korzysta z danych klienta.
- Dla kogo
- Pośrednicy finansowi i zespoły operacyjne kompletujące teczki klientów
- Dane wejściowe
- Dokumenty jednej sprawy w kilku wpływach, przez kilka dni
- Decyzja człowieka
- Pracownik wyjaśnia sprzeczności i decyduje o dalszym prowadzeniu sprawy
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Zakres, dostęp do danych i potrzebne połączenia ustalamy przed wyceną.
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.