AI dla notariuszy: dokumenty i rozbieżności przed aktem

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Aktualny wpis i dane wykreślone w tej samej sprawie

   Rozważmy fikcyjną sprawę: formularz klienta zawiera skróconą nazwę spółki, przesłany dokument podaje inną siedzibę, a odpis pełny KRS pokazuje także dawnych członków zarządu. Zestawienie wszystkich nazwisk w jednej rubryce „reprezentacja” ukryłoby różnicę między wpisem aktualnym a wykreślonym.

   W proponowanym widoku pracownik widzi wartość, dokument, miejsce odczytu i datę pozyskania źródła. Wpisy wykreślone pozostają oznaczone. Rozbieżność adresu trafia na listę do wyjaśnienia. Model nie usuwa jej, wybierając bardziej prawdopodobną wersję. Samo podobieństwo nazw nie wystarcza do połączenia podmiotów.

   Ministerstwo Sprawiedliwości rozróżnia informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu i pełnemu KRS. Odpis pełny zawiera również dane wykreślone. Ten szczegół wpływa na projekt porównania: źródło historyczne musi zachować swój charakter nawet wtedy, gdy zawiera tekst pasujący do pytania.

2. 02

   Lista dokumentów zależy od czynności

   Kancelaria wskazuje rodzaj sprawy i zatwierdza listę wymaganych materiałów. Narzędzie może przypisać otrzymane pliki do pozycji tej listy, wskazać brak strony lub nieczytelny fragment i przygotować projekt prośby o uzupełnienie. Dokument znaleziony w załącznikach otrzymuje status „do sprawdzenia”. Jego obecność nie przesądza, że spełnia wymagania danej czynności.

   Pracownik zatwierdza prośbę przed wysłaniem. Gdy klient dosyła nową wersję, wcześniejsza lista braków wymaga ponownego sprawdzenia. Historia powinna pokazać, na których plikach opierał się poprzedni przegląd. Takie powiązanie pomaga też uniknąć ponownego pytania o dokument, który już trafił do innej wiadomości w tej samej sprawie.

3. 03

   Jak wykorzystać KW i KRS w pierwszym zakresie

   Pierwszy zakres może pracować na materiałach pozyskanych przez uprawnionego pracownika i dołączonych do sprawy. Oficjalny opis Elektronicznych Ksiąg Wieczystych wskazuje, że do przeglądania księgi potrzebny jest jej elektroniczny numer. Dostępna wyszukiwarka nie oznacza, że projekt ma gotową integrację ani prawo do dowolnego automatycznego pobierania danych.

   Przed wyceną integracji sprawdzamy sposób dostępu, warunki korzystania i format źródeł w kancelarii. Odczyt danych z dokumentu, sprawdzenie aktualności źródła i ocena znaczenia wpisu są osobnymi czynnościami. Interfejs powinien pokazać, których z nich jeszcze nie wykonano. Model nie ustala prawa do rozporządzania nieruchomością na podstawie samej zgodności nazwisk.

4. 04

   Poufność obejmuje także kopie robocze

   Kancelaria ustala, jakie dokumenty wolno przetwarzać w wybranym środowisku, kto widzi sprawę i jak długo przechowywać materiały robocze. Wymagania wynikające z tajemnicy zawodowej, Prawa o notariacie i ochrony danych trzeba ocenić dla konkretnego zakresu przed podłączeniem akt. Sam wybór lokalnego modelu nie stanowi potwierdzenia zgodności całego obiegu.

   Projekt wymaga sprawdzenia dostępu do załączników, kopii tekstowych i dzienników zdarzeń. Odbieranie dostępu pracownikowi powinno obejmować również wyszukiwarkę dokumentów. Do rozmowy o zakresie wystarczy opis czynności i fikcyjny przykład rozbieżności; nie prosimy o przesyłanie akt klientów przez formularz kontaktowy.

5. 05

   Co pokazują dotychczasowe demonstracje

   Demonstracja przyjmowania dokumentów klienta pokazuje pracę na syntetycznych materiałach. Jej nota nie potwierdza jakości odczytu skanów kancelarii ani działania w jej systemie. Projekt prośby o uzupełnienie w tym materiale nie wysyła wiadomości do klienta.

   Nota obiegu dokumentów on-prem opisuje ograniczoną próbę lokalną i syntetyczny korpus. Nie zawiera pełnego uruchomienia profilu NVIDIA/vLLM ani oceny jakości dla dokumentów notarialnych. Możemy wykorzystać te doświadczenia do zaprojektowania próby, ale wynik dla kancelarii trzeba dopiero sprawdzić.

   Próba odbiorowa powinna zawierać podobne nazwy podmiotów, wpis wykreślony, brakującą stronę i nowszy dokument dosłany po przeglądzie. Kancelaria ocenia pominięte rozbieżności oraz czas potrzebny na sprawdzenie wyniku. Błędne połączenie osób lub przedstawienie historycznego wpisu jako aktualnego wymaga poprawy przed rozszerzeniem zakresu.

6. 06

   Od ćwiczenia do własnego obiegu

   Przy pracy ręcznej można zacząć od szkolenia na fikcyjnych dokumentach i zasad korzystania z zatwierdzonego narzędzia zespołu. Szkolenia zaczynają się od 2 450 zł netto za dzień. Automatyzacja ma sens, gdy kancelaria stale przenosi te same informacje między pocztą, listą braków i katalogiem spraw. Osobną aplikację rozważamy, gdy potrzebne są uprawnienia, historia wersji i kolejka zatwierdzeń.

   Opisz czynność i miejsce, w którym najczęściej wracają braki. Ustalimy pierwszy zakres oraz osobę oceniającą wyniki. Podane kwoty są cenami początkowymi kategorii usług z cennika; licencje, utrzymanie i konkretne integracje wymagają osobnego ustalenia.