AI w dziale zakupów

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Gdzie AI może pomóc kupcowi

   Jeżeli kupiec ma potrzebne dokumenty, lecz trudno mu zestawić różnie opisane warunki, można rozpocząć od ChatGPT lub Claude dla zespołu. Ustalamy materiały dopuszczone do pracy oraz sposób sprawdzania wniosków. Na szkoleniu uczestnicy przygotowują porównanie i wracają do fragmentów ofert, z których ono wynika.

   Inny zakres jest potrzebny, gdy dokumenty i wyjaśnienia pozostają w kilku skrzynkach. Automatyzacja może zebrać materiały przy właściwym zapytaniu, oznaczyć kolejną wersję oferty i przygotować szkic zestawienia. Dostęp do poczty lub systemu zakupowego trzeba sprawdzić przed wyceną.

   Przy przekazywaniu sprawy do akceptacji istotne jest, którą wersję i jaki zakres widzi osoba decydująca. Własny obieg może być potrzebny, gdy obecne narzędzia nie zachowują tych informacji w sposób użyteczny dla zespołu. Zakup i kontakt z dostawcą wykonują osoby uprawnione zgodnie z zasadami firmy; zakres działania systemu ustalamy osobno.

2. 02

   Przykład: cena za opakowanie i cena za sztukę

   Załóżmy, że firma potrzebuje 120 elementów. Jeden dostawca wycenia pojedynczą sztukę, a drugi opakowanie po 25 sztuk, z minimalnym zamówieniem pięciu opakowań. Do porównania drugiej oferty trzeba uwzględnić zakup 125 elementów. Cena jednostkowa wyliczona z opakowania nie pokaże sama kwoty potrzebnej do zrealizowania zakupu.

   W proponowanym zestawieniu zachowujemy jednostkę z oferty, wielkość opakowania, minimalne zamówienie i ilość wynikającą z zapotrzebowania. Obliczenie opiera się na tych danych oraz uzgodnionej regule zaokrąglenia. Przy pozycji pozostaje odwołanie do warunków dostawcy.

   W kolejnej próbie można użyć oferty bez informacji o wielkości opakowania. Wynik powinien wtedy zawierać pytanie do dostawcy, zanim powstanie obliczenie. Po odpowiedzi dostawcy kupiec aktualizuje porównanie. System powinien zachować wcześniejszą wersję i pokazać zmianę osobie, która ma zatwierdzić zakup. Ten przykład opisuje proponowaną próbę. Rezultat mierzymy na Twoich dokumentach.

3. 03

   Co już potrafi system zakupowy

   Najpierw sprawdzamy funkcje używanego programu. Przykładowo Dynamics 365 Supply Chain Management obsługuje zbieranie odpowiedzi na zapytania ofertowe i porównywanie ich danych, w tym cen oraz dat dostawy. Dokumentacja opisuje również kryteria oceny. Dostępność i konfigurację tych funkcji trzeba potwierdzić w środowisku firmy.

   Gdy dostawcy przekazują dane w uzgodnionych polach, takie porównanie może wystarczyć. Dodatkowa praca z AI może dotyczyć rozpoznawania warunków w załącznikach, wyłączeń zapisanych w tekście lub odpowiedzi przesłanej późniejszym mailem. Samo dodanie modelu nie ustali kryteriów zakupu. Wagi, reguły i znaczenie brakujących informacji zatwierdza osoba odpowiedzialna za proces.

   Wysyłanie zapytań, zmiana zamówienia i przyznawanie odstępstwa od polityki zakupowej są osobnymi czynnościami. Opisujemy je w zakresie projektu wraz z wymaganym zatwierdzaniem. Przygotowanie porównania można zamówić bez automatyzowania tych działań.

4. 04

   Jakie materiały i sprawdzenia są potrzebne

   Zespół wskazuje typowy przedmiot zakupu, wzór wymagań i przykłady ofert, które wolno wykorzystać. Przyda się również zakończona sprawa, w której wniosek wrócił po uzupełnienie. Kupiec i osoba techniczna wyjaśniają, co było potrzebne do decyzji oraz w którym dokumencie znaleziono odpowiedź.

   Sprawdzamy zgodność jednostek, walut i zakresów. Próba powinna obejmować ofertę bez jednej wymaganej usługi, poprawkę ceny i sprzeczne warunki w mailu oraz załączniku. Wynik ma wskazać rozbieżność i jej źródła, aby uprawniona osoba mogła ją rozstrzygnąć.

   Oceniając czas, uwzględniamy także poprawki specjalisty i pytania do dostawcy. Samo szybkie utworzenie tabeli nie wystarczy do oceny przydatności. Zestawienie powinno pozwalać kolejnej osobie zrozumieć, dlaczego oferty różnią się i co pozostaje nieustalone.

5. 05

   Co pokazuje powiązana demonstracja

   Demonstracja wyceny zapytań ofertowych pokazuje przypisanie podstawy do ceny oraz zatrzymanie pozycji, dla której tej podstawy brakuje. Korzysta z danych syntetycznych. Obecny zakres nie obejmuje integracji z ERP, CRM ani pocztą i nie wysyła ofert.

   To przykład kontroli pochodzenia ceny po stronie przygotowującej wycenę. Porównanie dostawców, rozpoznawanie opakowań i obsługa kolejnych odpowiedzi wymagają własnego sprawdzenia w projekcie zakupowym. Weryfikację kontrahentów również wyceniamy jako odrębny zakres; ta demonstracja jej nie potwierdza.

   Na rozmowie o wdrożeniu opisz zakup, którego porównanie najczęściej wraca do autora, oraz narzędzia używane przez zespół. Szkolenie AI pozwala zacząć od pracy na dokumentach. Integracje, licencje i utrzymanie ustalamy oddzielnie od cen początkowych w cenniku.