AI w sprzedaży B2B

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Od czego zacząć w dziale sprzedaży

   Przejdź z handlowcem przez ostatnią ofertę. Zobacz, ile pracy wymagało odczytanie zapytania, ile znalezienie właściwych warunków, a ile uzyskanie decyzji od innej osoby. Te zadania prowadzą do różnych zakresów wdrożenia.

   Jeżeli materiały są dostępne, a trudność polega na ich opracowaniu, pierwszym krokiem może być wdrożenie ChatGPT lub Claude w zespole. Ustalamy, jakich danych pracownicy mogą używać, skąd biorą opisy produktów i jak sprawdzają wynik. Szkolenie obejmuje pracę na dopuszczonych przykładach zapytań oraz poprawianie szkiców. Handlowiec nadal wybiera argumenty i potwierdza warunki.

   Jeśli informacje trzeba przepisywać między pocztą, arkuszem i CRM, rozważamy automatyzację wybranego przejścia. Przykładowy zakres to uporządkowanie otrzymanego zapytania i przygotowanie notatki do sprawdzenia. Przed wyceną sprawdzamy dostęp do wymaganych pól oraz funkcje posiadanego CRM. Własna aplikacja ma uzasadnienie, gdy zespół potrzebuje dodatkowego obiegu pracy, którego używane narzędzia nie obsługują.

2. 02

   Przykład: klient zmienił zakres po rozmowie

   Załóżmy, że po spotkaniu handlowiec zapisał zainteresowanie dostawą urządzeń. W późniejszym mailu klient dopisał montaż w dwóch lokalizacjach. Przekazanie specjalistom samej notatki ze spotkania pozostawiłoby ich bez informacji potrzebnej do wyceny.

   W proponowanym procesie przygotowanie sprawy obejmowałoby zebranie obu źródeł. Wynik wskazywałby dopisany zakres, wiadomość, z której pochodzi, oraz pytania o warunki montażu. Handlowiec sprawdzałby taką notatkę przed przekazaniem jej dalej. Termin i cena pozostałyby do ustalenia z osobami, które odpowiadają za realizację.

   W wersji szkoleniowej uczestnik sam dostarcza dopuszczone materiały i ocenia wynik. W wersji z integracją trzeba dodatkowo ustalić, jak system przypisuje wiadomość do szansy w CRM i co robi, gdy klient prowadzi kilka spraw jednocześnie. Błędne przypisanie powinno zatrzymać zapis i pokazać dane do wyjaśnienia.

3. 03

   Przygotowanie oferty w istniejącym CRM

   Warto sprawdzić funkcje zakupionego systemu przed zamówieniem nowej aplikacji. Przykładowo HubSpot CPQ obejmuje bibliotekę produktów, tworzenie ofert i ich zatwierdzanie. Dokumentacja rozróżnia wymagania dotyczące dostępu do poszczególnych funkcji. Dostępność w Twoim koncie trzeba potwierdzić przed wyborem zakresu.

   Jeżeli CRM obsługuje już szablon i zatwierdzanie rabatu, dodatkowa praca może dotyczyć wyłącznie odczytania załączników klienta lub znalezienia brakujących parametrów. Zakres od zapytania do arkusza cenowego opisujemy na stronie automatyzacji ofertowania.

4. 04

   Co sprawdzamy przed przyjęciem procesu

   Próbę warto przeprowadzić na sprawach zakończonych, dla których zespół zna poprawny wynik. Potrzebne są również przypadki z nieaktualnym cennikiem, zmianą wymagań i brakującą informacją. Handlowiec ocenia, czy przygotowany materiał pozwala kontynuować rozmowę, a specjalista sprawdza, czy wystarcza do wyceny.

   Mierzymy czas przygotowania razem z poprawkami oraz błędy, które dotarły do osoby zatwierdzającej. Osobno zapisujemy czas oczekiwania na decyzję klienta lub technologa. Pozwala to ocenić, którą część opóźnienia projekt może rzeczywiście zmienić. Wynik takiej próby nie stanowi jeszcze dowodu wzrostu sprzedaży.

   Pierwszy zakres może kończyć się na szkicu i zatwierdzonym zapisie do CRM. Wysyłka wiadomości wymaga odrębnych ustaleń dotyczących odbiorców, treści oraz uprawnień. Ten proponowany zakres dotyczy obsługi otrzymanych zapytań i istniejących spraw. Pozyskiwanie kontaktów i kampanie wychodzące wymagają osobnego projektu.

5. 05

   Jaki przykład można obejrzeć

   Demonstracja wyceny zapytań ofertowych pokazuje rozbicie zapytania na pozycje i wskazanie podstawy każdej ceny. Pozycja bez podstawy pozostaje do wyjaśnienia. To test na danych syntetycznych; obecna wersja nie łączy się z CRM, ERP ani pocztą i nie wysyła ofert.

   Można na niej ocenić sposób pracy z brakującymi danymi. Obsługa zmiany zakresu w opisanym wcześniej przykładzie jest propozycją do zaprojektowania. Jej działanie na danych i systemach Twojej firmy wymaga oddzielnej próby.

6. 06

   Zakres rozmowy i budżet

   Na pierwszej rozmowie wystarczy opisać typową ofertę, używany CRM i etap, na którym najczęściej potrzebna jest pomoc. Poufne dokumenty dobierzemy później, po ustaleniu sposobu przekazania i dostępu.

   Ceny początkowe znajdują się w cenniku Syntalith. Licencje zespołowe, integracje oraz koszty działania systemu ustalamy osobno. Jeśli zespół chce najpierw poprawić przygotowanie rozmów i korespondencji, można rozpocząć od szkolenia AI, bez zamawiania całego obiegu ofertowania.