Automatyzacja Excela z AI

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Którą pracę wokół arkusza chcesz oddać

   Jeśli pracownik co tydzień łączy pliki z tymi samymi kolumnami, warto sprawdzić Power Query. Microsoft opisuje łączenie plików o zgodnej strukturze na podstawie przekształceń przygotowanych dla pliku przykładowego. Trzeba wskazać właściwy zbiór plików i sprawdzić zgodność ich kolumn oraz typów danych.

   Inny zakres powstaje wtedy, gdy dane trzeba odczytać z maili lub dokumentów o zmiennym układzie. AI może pomóc rozpoznać potrzebne pola, a reguły sprawdzają format i kompletność przed zapisem. Uzgadniamy, które komórki system może wypełniać i jak przekazuje niejasne pozycje pracownikowi.

   Gdy potrzebą jest samodzielna analiza pliku, można rozpocząć od szkolenia AI, od 2 450 zł netto za dzień. Uczestnicy pracują na dopuszczonych materiałach i porównują wynik ze źródłem. Wdrożenie ChatGPT lub Claude dla zespołu wyceniamy według zakresu, z licencjami kupowanymi przez firmę.

2. 02

   Przykład: poprawiony plik wraca pod nową nazwą

   Załóżmy, że oddział wysłał zestawienie zamówień, a następnie jego poprawioną wersję. Oba pliki znalazły się w folderze do importu. Dopisanie wszystkich wierszy do arkusza policzyłoby część zamówień dwa razy. Nazwa pliku nie wystarczy do ustalenia, które dane mają obowiązywać.

   Przed automatyzacją wybieramy identyfikator pozycji i regułę zastępowania poprzedniej wersji. Trzeba też ustalić, czy plik zawiera cały aktualny stan, czy tylko zmiany. W pierwszym przypadku brak wcześniejszego wiersza może oznaczać usunięcie pozycji. W drugim jego brak nie mówi nic o zamówieniu, które już znajduje się w arkuszu.

   Proponowany zakres powinien pokazywać nowe, zmienione i nierozstrzygnięte pozycje przed zatwierdzeniem importu. Jeśli źródło nie ma stabilnego identyfikatora, dobór sposobu porównania jest częścią projektu. Nie można obiecać poprawnego usuwania duplikatów na podstawie samego podobieństwa nazw.

3. 03

   Formuły, makra i ręczne poprawki

   Na początku sprawdzamy, które części skoroszytu zawierają dane wejściowe, a które obliczenia. Wypełnienie tabeli nie potwierdza, że powiązane formuły i wykresy przeliczą się zgodnie z oczekiwaniem. Wynik trzeba otworzyć i sprawdzić w środowisku, w którym pracuje zespół.

   Jeżeli pracownik dopisuje ręczne korekty, uzgadniamy miejsce ich przechowywania oraz pierwszeństwo przy następnym imporcie. Przydatnym zakresem może być oddzielna tabela korekt z autorem i powodem. Pozwala to ponownie pobrać dane bez utraty decyzji, które ktoś już podjął.

   Makra, połączenia zewnętrzne i nietypowe formaty wymagają przeglądu przed wyceną. Własną aplikację rozważamy, gdy potrzebny obieg zatwierdzania lub dostęp wielu osób wykracza poza uzgodniony sposób pracy w pliku. Sam fakt używania Excela przez kilka osób nie przesądza o konieczności jego wymiany.

4. 04

   Co można zobaczyć przed wdrożeniem

   Nasza demonstracja raportu zarządczego pokazuje kontrolę liczb i odwołań do źródeł na fikcyjnych danych. Można obejrzeć sposób sprawdzania wartości raportu oraz komentarza. Demonstracja nie potwierdza zgodności z Twoimi makrami ani działania importu poprawionych plików z powyższego przykładu.

   Jeśli końcowym wynikiem ma być cykliczny pakiet dla kierownika lub zarządu, zobacz zakres automatyzacji raportowania. Obejmuje on również kompletność okresu, zatwierdzanie i rozpoznawanie kolejnych wydań raportu.

5. 05

   Jak przygotować zakres i sprawdzić wynik

   Na pierwszej rozmowie wystarczy opisać, kto uzupełnia arkusz, skąd bierze dane i co robi z wynikiem. Po uzgodnieniu sposobu przekazania materiałów wybieramy skoroszyt oraz przykłady wejścia, także z błędem i poprawką. Osoba znająca plik wskazuje wynik, który uzna za prawidłowy.

   Odbiór powinien obejmować ponowny import tego samego pliku, jego poprawioną wersję i zmianę układu kolumn. Sprawdzamy liczbę wierszy, sumy i zachowanie ręcznych korekt. Przy błędzie system ma pokazać, co wymaga wyjaśnienia, bez przedstawiania częściowego importu jako ukończonej pracy.

   W wycenie Syntalith określamy źródła danych, obsługiwane formaty i zakres zapisu do arkusza. Integracje oraz utrzymanie wymagają osobnych ustaleń. Własne aplikacje zaczynają się od 12 500 zł netto. Opisz swój arkusz, abyśmy mogli wybrać pierwszą czynność do usprawnienia.