Automatyzacja faktur kosztowych i dekretacji
Przygotowujemy obieg faktur od odczytu dokumentu do propozycji konta i MPK, czyli miejsca powstawania kosztów, z podstawą do sprawdzenia przez księgową. Automatyzacje zaczynają się od 7 500 zł netto. Zakres ustalamy dla wybranych dokumentów, planu kont i sposobu zatwierdzania. Księgowanie oraz połączenie z systemem finansowym wymagają osobnego określenia.
Scenariusz wdrożenia
Ta strona opisuje zakres, który możemy przygotować w Twojej firmie. Opieramy go na systemie, który już zbudowaliśmy i sprawdziliśmy.
- Podstawa scenariusza
- Dekretacja faktur kosztowych
- Zakres i cena
- Automatyzacja od 7 500 zł netto
Scenariusz krok po kroku
Odczytana faktura nadal może wymagać pytania
Przykładowo ten sam dostawca wystawia fakturę za usługę dla innego oddziału niż poprzednio. Numer, kwota i nazwa mogą być odczytane poprawnie, choć historia wcześniejszych dokumentów nie daje podstawy do przypisania obecnego MPK. Skopiowanie poprzedniego dekretu ukryłoby brak informacji o odbiorcy kosztu.
W proponowanym obiegu księgowa widzi dokument, odczytane pola i podstawę każdej propozycji. Jeżeli brakuje potwierdzenia, sprawa trafia do wyjaśnienia. Reguły określa firma; model nie ustala samodzielnie polityki rachunkowości ani sposobu podatkowego ujęcia wydatku.
Zakres do uzgodnienia
Część pracy Co ustalamy przed budową Odczyt Formaty dokumentów i pola wymagane do dalszego obiegu Propozycja dekretu Plan kont, MPK oraz zatwierdzone przykłady i reguły Wyjaśnienia Osoby potwierdzające cel kosztu i sposób zapisu odpowiedzi Przekazanie wyniku Format eksportu lub integrację oraz wymagane zatwierdzenie Pobranie faktury z KSeF i przygotowanie propozycji dekretu to osobne zadania. Automatyzację KSeF opisujemy w oddzielnym zakresie. Przed dodaniem kolejnego narzędzia sprawdzamy, co już robi obecny program: import, odczyt i reguły przypisania dokumentów. Nowa automatyzacja powinna dotyczyć pracy, która nadal zostaje zespołowi.
Jeśli księgowe potrzebują przede wszystkim praktyki w sprawdzaniu propozycji AI, można zacząć od szkolenia dla biura rachunkowego, od 2 450 zł netto za dzień. Licencje narzędzi klient kupuje osobno. Własny panel lub agent, od 12 500 zł netto, ma uzasadnienie przy obiegu wymagającym wielu ról i historii decyzji.
Co potwierdza demonstracja
Demonstrator dekretacji faktur pokazuje propozycję konta i MPK oraz dokumenty wymagające przeglądu. Dane są syntetyczne. Przykład nie łączy się z KSeF, ERP ani księgą główną i nie wykonuje księgowania. Historyczny test na małej próbce nie jest prognozą poprawności dla miesięcznego obiegu firmy.
Można obejrzeć sposób przedstawienia podstawy propozycji. Integrację, jakość odczytu rzeczywistych skanów i reguły klienta trzeba sprawdzić osobno. Dokładniejszy opis rozdzielenia odczytu od decyzji zawiera przewodnik o podstawie dekretu.
Próba przed zapisem do systemu
Wybieramy kategorię kosztów oraz dokumenty z poprawnym wynikiem ocenionym przez księgową. Próbka powinna zawierać również korekty, ponowny wpływ dokumentu i przypadki bez wystarczającej podstawy. Oddzielnie sprawdzamy poprawność odczytu i to, czy system słusznie zatrzymuje niepewną propozycję.
Księgowa musi móc zmienić propozycję i zapisać uzasadnienie. Przed dodaniem zapisu do systemu ustalamy sposób rozpoznawania dokumentu, odpowiedzialność za zatwierdzenie i postępowanie po przerwie w połączeniu. Nie powinno być potrzebne zgadywanie, czy poprzednia operacja się wykonała.
Na rozmowę o fakturach kosztowych wystarczy opis obiegu i używanego programu. Próbki dobierzemy po ustaleniu dostępu. W wycenie rozdzielamy przygotowanie automatyzacji, integracje i późniejsze utrzymanie; ocenę efektu opieramy na czasie przeglądu razem z wyjaśnianiem wyjątków.
System, na którym opieramy ten scenariusz
Księgowa dostaje propozycję dekretu razem z podstawą.
Dokument z kompletem danych trafia do zatwierdzenia. Brak konta, MPK lub potwierdzenia dostawy zatrzymuje fakturę i pokazuje księgowej konkretny powód.
Zobacz realizację- Test na 12 fakturach
- Ta wersja pokazuje propozycję konta i MPK, kontrolę zgodności z zamówieniem oraz kolejkę dokumentów dla księgowej. Działa na danych testowych i nie łączy się z ERP, KSeF ani księgą główną.
- Typ firmy
- Firmy z własną księgowością lub działem zobowiązań
- Wejście
- Faktura kosztowa z dokumentem źródłowym i historią dostawcy
- Zatwierdzenie księgowej
- Brak konta, MPK lub blokująca rozbieżność uniemożliwia nadanie statusu gotowej; księgowa zatwierdza dekret albo kieruje dokument do wyjaśnienia
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Wybrany obieg dokumentów i spraw do zatwierdzenia. Zakres integracji oraz utrzymania określamy przed wyceną.
Zobacz też
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.