Automatyzacja obiegu faktur z KSeF

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Co dzieje się z fakturą po pobraniu

   Faktura ustrukturyzowana ma postać XML zgodną z opublikowaną strukturą. Dane zapisane są w określonych polach, więc przy ich odczycie można korzystać bezpośrednio z pliku, zamiast rozpoznawać tekst z jego obrazu. Ministerstwo Finansów opisuje również korzystanie z KSeF przez zintegrowane programy finansowo-księgowe. Format faktury i obsługa KSeF.

   Pytanie przy wdrożeniu brzmi: czego zespół potrzebuje oprócz danych faktury? Może szukać zamówienia, potwierdzenia dostawy albo informacji, którego projektu dotyczy wydatek. Sprawdzamy, gdzie znajdują się te materiały i które czynności obsługuje już używane oprogramowanie.

   Jeżeli potrzebujesz wyłącznie uruchomienia gotowego połączenia, warto zacząć od dostawcy programu księgowego. Zakres Syntalith może dotyczyć dalszego obiegu i tych zadań, które pozostają pomiędzy narzędziami lub wymagają pracy z opisem dokumentu.

2. 02

   Przykład faktury z dostawą częściową

   Załóżmy, że faktura obejmuje całe zamówienie, ale w dostępnych dokumentach jest potwierdzenie odbioru tylko części towaru. Pracownik potrzebuje ustalić, czy brakuje kolejnego potwierdzenia, czy dokumenty opisują rzeczywistą rozbieżność.

   Proponowany obieg zestawia fakturę z zamówieniem i zapisami odbioru. Pokazuje, które pozycje mają potwierdzenie oraz gdzie trzeba uzupełnić materiał. Jeśli identyfikatory dokumentów pozwalają na jednoznaczne dopasowanie, można wykorzystać reguły programu. AI można ocenić osobno przy porównaniu niejednolitych opisów lub przygotowaniu krótkiego objaśnienia dla księgowej.

   Sprawa pozostaje otwarta do czasu wyjaśnienia. Osoba sprawdzająca widzi podstawę propozycji, może ją poprawić i przekazać dokument dalej zgodnie z uzgodnionym obiegiem. Warunki zatwierdzania oraz ewentualnego zapisu w systemie księgowym ustalamy przed budową.

3. 03

   Zakres, który można zamówić

   Część procesu	Co trzeba ustalić przed wyceną
   Pobranie faktur	Czy korzystamy z obecnej integracji programu, czy potrzebne jest nowe połączenie
   Powiązanie z dokumentami	Gdzie są zamówienia, odbiory i opisy oraz jak rozpoznać dokumenty dotyczące tej samej sprawy
   Przygotowanie do przeglądu	Jaką propozycję i jakie źródła ma zobaczyć księgowa
   Wyjaśnianie braków	Kto uzupełnia informację, jak śledzić odpowiedź i kiedy wrócić do dokumentu
   Zapis wyniku	Co można przekazać do programu księgowego i kto zatwierdza ten krok

   Można zacząć od jednego rodzaju faktur lub jednego zespołu. Automatyzacja wystawiania faktur sprzedażowych ma inny zakres niż obsługa faktur przychodzących. Jeżeli potrzebujesz obu procesów, wyceniamy je z osobnymi kryteriami odbioru.

4. 04

   Demonstracja do obejrzenia

   W demonstracji dekretacji faktur kosztowych można zobaczyć propozycję konta i miejsca powstawania kosztu, sprawdzenie dokumentów oraz kolejkę do przeglądu. To pozwala porozmawiać o tym, czy sposób prezentacji jest przydatny księgowej. Nie jest dowodem działania integracji z Twoim programem.

   Przy projekcie trzeba osobno sprawdzić dostęp do KSeF, wymianę danych i zachowanie przy niepełnych dokumentach. Ministerstwo Finansów udostępnia środowiska integracyjne i przedprodukcyjne do takich prac. Uwierzytelnienie i sposób testowania dobieramy do właściwego środowiska. Informacje dla integratorów KSeF.

5. 05

   Cena i dane potrzebne do rozmowy

   Automatyzacje Syntalith zaczynają się od 7 500 zł netto. Cena obiegu faktur zależy od liczby systemów, dostępności połączeń i wyjątków wymagających obsługi. Stawka początkowa nie jest ceną gotowej wtyczki KSeF. Koszty działania oraz utrzymania ustalamy oddzielnie. Aktualny cennik.

   Podaj nazwę i wersję programu księgowego, sposób odbierania faktur oraz czynność, którą pracownik wykonuje po ich pobraniu. Na tej podstawie porozmawiamy o zakresie automatyzacji. Dokumenty do prób wybierzemy po ustaleniu zasad ich udostępnienia.