Automatyzacja ofertowania i wycen

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Co ma powstać z zapytania

   Przedmiotem wdrożenia może być lista pozycji do wyceny, uzupełniony arkusz albo szkic dokumentu dla klienta. Wybór zależy od tego, gdzie kończy się powtarzalna praca, a zaczyna decyzja kosztorysanta. Uzgadniamy ten wynik przed budową.

   Dla każdej pozycji ustalamy wymagane dane, na przykład materiał, wymiar i liczbę sztuk. Cena może pochodzić z aktualnego cennika, zatwierdzonej reguły lub wcześniejszej wyceny spełniającej ustalone warunki. Samo podobieństwo opisu dwóch produktów nie wystarcza do przeniesienia ceny. Trzeba sprawdzić parametry wpływające na koszt oraz ważność źródła.

   Model może pomóc odczytać wymagania z tekstu. Obliczenia i dobór obowiązujących stawek opieramy na uzgodnionych regułach. W projekcie określamy też, kto może je zmienić i jak rozpoznać, z której wersji korzysta przygotowywana oferta.

2. 02

   Przykład: komplet i sztuka w tym samym zapytaniu

   Załóżmy, że klient prosi o 20 kompletów, po cztery elementy w każdym. Cennik podaje kwotę za jeden element. Do obliczenia potrzeba 80 elementów, ale dokument dla klienta powinien zachować informację o 20 kompletach. Pomylenie jednostek zmieniłoby wycenę mimo poprawnego odczytania obu liczb.

   W proponowanym obiegu pozycja zachowuje jednostkę z zapytania i jednostkę rozliczeniową. Przeliczenie musi wynikać z potwierdzonego składu kompletu. Jeśli w załączniku znajdują się dwa warianty o różnej liczbie elementów, pozycja czeka na wyjaśnienie. Handlowiec widzi pytanie do klienta oraz fragment dokumentu, który je wywołał.

   Taki przypadek włączamy do uzgodnionego zestawu prób. Sprawdzamy również zmianę ilości po przygotowaniu szkicu, brak stawki i rabat wymagający dodatkowej decyzji. Po zmianie danych oferta powinna ponownie przejść odpowiednie sprawdzenia przed wysyłką.

3. 03

   Kiedy wystarczy funkcja programu do ofert

   Jeśli zespół ma poprawne pozycje i ceny, a ręcznie składa dokument, warto zacząć od szablonów i funkcji posiadanego programu. Gotowe systemy mogą obejmować także reguły oraz zatwierdzanie. Dokumentacja HubSpot CPQ opisuje bibliotekę produktów, edytor ofert i obieg akceptacji, z wymaganiami dostępu zależnymi od funkcji.

   Dodatkową automatyzację wyceniamy dla pracy, która pozostaje poza tym zakresem. Może to być odczyt niespójnych załączników albo przygotowanie pytań do technologa. Połączenie z ERP lub CRM wymaga sprawdzenia dostępnych interfejsów, uprawnień i sposobu zapisu. Nazwa programu w firmie nie potwierdza jeszcze, że wymagane dane są dostępne do integracji.

   Przy niewielkiej liczbie zapytań można zacząć od szkolenia zespołu i przygotowywania szkiców z zatwierdzonych materiałów. Szkolenie zaczyna się od 2 450 zł netto za dzień. Opłacalność osobnego systemu oceniamy na liczbie spraw i czasie całej pracy, włącznie ze sprawdzaniem wyniku.

4. 04

   Co pokazuje demonstracja Syntalith

   W demonstracji wyceny zapytań ofertowych system rozbija zapytanie na pozycje. Cena wskazuje wcześniejszą wycenę albo zatwierdzoną regułę. Pozycja bez podstawy trafia do technologa bez wpisanej kwoty.

   Demonstracja korzysta z danych syntetycznych. Obecny zakres nie obejmuje połączenia z ERP, CRM ani pocztą i nie wysyła ofert. Pozwala obejrzeć mechanizm uzasadniania ceny oraz przekazania braków do decyzji. Poprawność stawek i reguł dla Twoich produktów trzeba sprawdzić z osobą odpowiedzialną za wyceny. Opisany wyżej przykład kompletu to proponowany test odbioru. Wynik sprawdzamy na Twoich zapytaniach przed uruchomieniem.

5. 05

   Co ustalamy w wycenie projektu

   Wybieramy jeden rodzaj zapytań i reprezentatywne dokumenty, które firma może udostępnić do pracy. Potrzebujemy także obowiązujących źródeł cen oraz osoby, która rozstrzyga rozbieżności. Jeśli dwie wersje cennika są równolegle używane, ustalenie ich pierwszeństwa jest częścią przygotowania.

   Oferta wdrożenia określa format wyniku, zakres połączeń i czynności wymagające akceptacji. Osobno opisujemy wysyłkę, utrzymanie oraz zmiany po uruchomieniu. Koszt licencji i działania modeli zależy od wybranych narzędzi oraz wolumenu. Kwota początkowa z cennika nie obejmuje automatycznie wszystkich tych elementów.

   Przy odbiorze porównujemy wynik z wyceną przygotowaną przez wskazanego specjalistę. Liczą się błędne i brakujące pozycje, zgodność jednostek, podstawa cen oraz czas na poprawki. Dla spraw bez kompletu danych poprawnym wynikiem może być zatrzymana pozycja z konkretnym pytaniem. Nie traktujemy jej jako gotowej oferty.

   Na rozmowę o automatyzacji ofertowania przygotuj opis najczęstszego zapytania i miejsca przechowywania cennika. Jeśli trudność obejmuje również przygotowanie rozmów i przekazywanie ustaleń, zobacz szerszy zakres AI w sprzedaży B2B.