Automatyzacja poczty e-mail w firmie

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Co ma się wydarzyć po nadejściu wiadomości

   Wspólna skrzynka może obsługiwać zapytania handlowe, dokumenty i pytania o prowadzone sprawy. Przy wyborze pierwszego zakresu warto wskazać wiadomości, które pracownicy regularnie przekazują dalej albo uzupełniają tymi samymi danymi. Jeśli kategoria wynika ze stałego adresu lub tematu, najpierw sprawdzamy dostępne reguły poczty. AI można rozważyć, gdy rozpoznanie sprawy wymaga odczytania treści lub załącznika.

   Proponowany zakres może kończyć się na przypisaniu kategorii i opiekuna. Kolejna możliwość to przygotowanie danych do zgłoszenia w używanym systemie. Szkic odpowiedzi wymaga jeszcze wskazania źródeł: historii rozmowy, ustaleń z klientem albo zatwierdzonych materiałów. Każdy z tych rezultatów można wycenić oddzielnie, zamiast od razu automatyzować całą skrzynkę.

2. 02

   Jedna wiadomość może zmienić wcześniejsze ustalenia

   Załóżmy, że klient prosi o ofertę, a chwilę później dopisuje nową liczbę sztuk. Szkic przygotowany z pierwszego maila może być już nieaktualny. W takim obiegu trzeba ustalić, jak rozpoznać nową wiadomość w tej samej sprawie i ponownie skierować odpowiedź do sprawdzenia.

   Osoba zatwierdzająca powinna widzieć bieżący wątek oraz podstawę istotnych informacji. Jeśli cenę ustalono indywidualnie, ogólny cennik nie wystarczy do odtworzenia oferty. Brak źródła powinien zatrzymać przygotowanie tego fragmentu lub wskazać potrzebę uzupełnienia. To proponowane zasady projektu, które dopasowujemy do pracy zespołu.

   Przed wyceną ustalamy też, co dzieje się po ręcznej odpowiedzi pracownika. System musi rozpoznawać obsłużoną sprawę zgodnie z uzgodnioną regułą. Inaczej może przygotować zbędny kolejny szkic lub przypomnienie. Ten przypadek warto sprawdzić podczas prób obok zwykłego przyjęcia nowego maila.

3. 03

   Gmail, Outlook i dostęp do skrzynki

   Google udostępnia w Gmail API powiadomienia o zmianach skrzynki. Microsoft Graph zapewnia interfejs do pracy z pocztą Outlook. To możliwości dostawców, na których można oprzeć projekt integracji; konfigurację oraz uprawnienia trzeba sprawdzić dla konkretnego środowiska. Dokumentacja Gmail i poczty w Microsoft Graph.

   Na początku potrzebna jest informacja, czy chodzi o skrzynkę użytkownika, adres współdzielony czy kilka kont. Ustalamy osoby dopuszczone do odczytu i zatwierdzania odpowiedzi oraz sposób korzystania z załączników. Dostęp do całego archiwum nie jest domyślnym założeniem projektu. Wybieramy materiał potrzebny do uzgodnionych typów spraw i określamy, jak długo ma pozostawać w rozwiązaniu.

   Wysyłka jest osobną częścią zakresu. Można zacząć od szkiców sprawdzanych przez pracownika. Jeżeli później zamówisz wysyłanie określonego typu odpowiedzi, trzeba zdefiniować odbiorców, treść, warunki uruchomienia i obsługę ponowień. Powtórne zdarzenie nie powinno prowadzić do drugiej wiadomości w tej samej sprawie.

4. 04

   Przykład stanowiska do przeglądu korespondencji

   Na stronie aplikacji do korespondencji dla foap.com pokazujemy lokalne widoki rozmów z twórcami, kontekstu kampanii i projektów odpowiedzi. Można zobaczyć oryginał oraz tłumaczenie obok materiałów potrzebnych do oceny treści. Ta aplikacja jest w aktywnym rozwoju.

   Ekrany zawierają fikcyjne dane. Pokazana sesja nie potwierdza generowania lub wysyłania wiadomości ani produkcyjnego działania całego zakresu. Dla nowej skrzynki trzeba osobno sprawdzić kategorie, dostęp do źródeł i przebieg zatwierdzania. Na tym przykładzie można omówić, jakie informacje powinien widzieć pracownik podczas przeglądu.

5. 05

   Jak sprawdzimy zakres i koszt

   Przed próbą ustalamy oczekiwany wynik dla wybranych wiadomości: kategorię, opiekuna, potrzebne dane i powód ewentualnego zatrzymania. Oprócz poprawnych spraw uwzględniamy ponowne dostarczenie wiadomości, nieczytelny załącznik i przerwę w dostępie do poczty. Przy odbiorze liczy się także czas potrzebny pracownikowi na sprawdzenie szkicu i znalezienie podstawy odpowiedzi.

   Automatyzacja zaczyna się od 7 500 zł netto, a własne aplikacje i agenci od 12 500 zł netto. Ostateczna cena zależy od liczby skrzynek, typów spraw i połączeń z innymi systemami. Modele, infrastruktura i utrzymanie są osobnymi pozycjami. Zobacz cennik.

   Jeśli zespół potrzebuje przede wszystkim nauczyć się przygotowywania i sprawdzania odpowiedzi, można zacząć od szkolenia AI. Integrację rozważymy dla czynności, które nadal wymagają ręcznego przenoszenia danych. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis skrzynki i typowej sprawy, bez przesyłania poufnej korespondencji.