Automatyzacja przyjmowania zamówień do ERP
Syntalith projektuje automatyzacje przygotowujące zamówienia z korespondencji i załączników do sprawdzenia oraz uzgodnionego zapisu w ERP. Cena zaczyna się od 7 500 zł netto za prosty zakres. Przed wyceną określamy, jaki dokument ma powstać, kto go zatwierdza i jak system rozpozna zmianę już otrzymanego zamówienia.
Scenariusz wdrożenia
Ta strona opisuje zakres, który możemy przygotować w Twojej firmie. Opieramy go na systemie, który już zbudowaliśmy i sprawdziliśmy.
- Podstawa scenariusza
- Zamówienia z maila do ERP
- Zakres i cena
- Automatyzacja od 7 500 zł netto
Scenariusz krok po kroku
Co zrobić z poprawionym załącznikiem?
Załóżmy, że klient wysłał listę zakupów, a godzinę później dosłał poprawioną wersję. Zmienił ilość jednej pozycji i usunął drugą. Automatyzacja, która potraktuje oba pliki jako niezależne zamówienia, może podwoić część dostawy. Samo porównanie nazw plików nie rozstrzygnie sprawy.
Proponowany zakres zachowuje numer zamówienia klienta, źródłową wiadomość i historię wersji. Pracownik widzi różnicę przed zatwierdzeniem. Ustalamy, czy korekta może zastąpić szkic, czy po rozpoczęciu realizacji wymaga osobnej decyzji. Gdy brakuje numeru lub wiadomość dotyczy kilku zamówień, sprawa powinna czekać na przypisanie.
Przed integracją uzgadniamy też moment, od którego zmiana musi trafić do osoby prowadzącej realizację. Sam handlowiec może już nie mieć prawa zastąpić dokumentu.
Najpierw źródło i miejsce zapisu
Do pierwszego zakresu wybieramy kanał wejściowy i typ dokumentu w ERP. Sprawdzamy dostępny import oraz sposób przekazania danych. Jeśli kontrahenci dostarczają poprawny plik o stałym układzie, istniejący import może wystarczyć. AI warto rozważyć przy opisach swobodnych i informacjach rozrzuconych między wiadomościami.
Katalog, jednostki i reguły ceny wskazuje firma. Produkt spoza katalogu albo niepotwierdzony przelicznik opakowania trafia do wyjaśnienia. Projekt nie powinien automatycznie zmieniać ceny na podstawie polecenia wpisanego przez nadawcę w załączniku. Zakres rezerwacji towaru i wysyłania potwierdzeń ustalamy oddzielnie.
Połączenie z konkretnym ERP wymaga sprawdzenia wersji, dostępu i uprawnień. Scenariusz dla Subiekta opisuje tę kwalifikację dla jednej rodziny programów. Własny panel ma uzasadnienie, gdy zespół potrzebuje wspólnej kolejki wyjątków; aplikacje i agenci zaczynają się od 12 500 zł netto.
Dowód odczytu i próba zapisu to osobne etapy
Demonstracja przyjmowania zamówień pokazuje kontrolę katalogu, jednostek i zamienników na danych syntetycznych. Niepewna pozycja czeka na operatora. To lokalny przebieg, bez potwierdzonej integracji z ERP Twojej firmy ani testu opisanej wyżej korekty zamówienia.
W próbie przygotowanej dla wdrożenia sprawdzamy poprawiony załącznik, ponowne dostarczenie wiadomości i przerwane połączenie po zapisie. Przed ponowieniem trzeba ustalić, czy dokument już powstał. Odbiór obejmuje zgodność pozycji i wersji, ślad decyzji pracownika oraz możliwość powrotu do ręcznej obsługi.
Koszt zależy także od wyjątków
Zmierz czas obsługi razem ze sprawdzaniem. Przykładowe założenie: 240 zamówień miesięcznie i 3 minuty mniej pracy na zamówienie po uwzględnieniu kontroli dają 240 × 3 / 60 = 12 godzin. To kalkulacja do zastąpienia własnymi danymi, bez wyniku klienta ani obietnicy oszczędności.
Gdy trudność dotyczy głównie pisania pytań o brakujące dane, można zacząć od szkolenia zespołu, od 2 450 zł netto za dzień. Opisz sposób przyjmowania i poprawiania zamówień. W ofercie oddzielimy budowę, licencje, koszty działania i utrzymanie; termin ustalimy po sprawdzeniu dostępu do ERP.
System, na którym opieramy ten scenariusz
Zamówienie z maila trafia do ERP jako gotowy szkic.
Zamiast przepisywać cały dokument, handlowiec sprawdza krótką listę wyjątków. Przy każdej zatrzymanej pozycji widzi możliwe dopasowania i powód, dla którego system jej nie zapisał.
Zobacz realizację- Test na danych testowych
- System odczytał nieuporządkowane zamówienie. Reguły katalogu, jednostek i zamienników zatrzymały niepewną pozycję dla operatora, a historia zachowała wejście, decyzję i wynik.
- Typ firmy
- Hurtownie i dystrybutorzy B2B pracujący na ERP
- Wejście
- Mail i pliki z zamówieniami
- Decyzja operatora
- Pozycja bez potwierdzenia w katalogu czeka na decyzję operatora
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Zakres, dostęp do danych i potrzebne połączenia ustalamy przed wyceną.
Zobacz też
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.