Comarch ERP XL i AI w obsłudze zamówień

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Zacznij od dokumentu, który ma powstać

   Przed wyborem modelu ustalamy z osobą odpowiedzialną za ERP, jaki dokument ma otrzymać handlowiec i co jego zapis uruchamia. Potrzebne są m.in. typ dokumentu, firma, magazyn i wymagany stan. Utworzenie propozycji, rezerwacja towaru oraz przekazanie do realizacji mogą mieć różne warunki akceptacji. W pierwszym zakresie warto pozostawić operatorowi decyzję o dalszym kroku.

   Jeżeli obecny import już poprawnie przyjmuje uporządkowane pliki zamówień, można zachować tę drogę. Dodatkowego odczytu wymagają przede wszystkim wiadomości, w których klient opisuje towar własnymi słowami, zmienia wcześniejsze ustalenia albo odsyła do załącznika. Wtedy określamy, jak przygotowana propozycja trafi do istniejącego obiegu.

2. 02

   Zamiana pozycji po wysłaniu zamówienia

   Załóżmy, że klient przysyła zamówienie, a następnie wiadomość o zmianie wariantu jednej pozycji. W proponowanym rozwiązaniu handlowiec zobaczyłby pierwotne zamówienie, późniejszą zmianę i różnicę w przygotowanym dokumencie. System powinien rozpoznać, czy chodzi o poprawkę, czy o kolejne zamówienie, a w razie niejasności poprosić o decyzję.

   Odczyt wiadomości nie wystarcza do potwierdzenia ceny, jednostki ani dostępności. Te dane muszą pochodzić z uzgodnionych źródeł firmy. Jeżeli kartoteka zawiera kilka podobnych wariantów, operator potrzebuje możliwości wyboru z widocznym tekstem klienta. Zmiana zatwierdzonej pozycji powinna uruchamiać ponowny przegląd w ustalonym zakresie.

   Tak opisane zadanie można najpierw sprawdzić na danych testowych bez zapisu do ERP. Wynikiem próby jest lista pozycji rozpoznanych prawidłowo, spraw wymagających wyjaśnienia oraz błędnych dopasowań. Dopiero osobny test połączenia pokazuje, czy zaakceptowana propozycja trafia do właściwego dokumentu.

3. 03

   Połączenie musi rozpoznawać wynik poprzedniej próby

   Dokumentacja Comarch opisuje API ERP XL i rozróżnia przerwanie przed zakończeniem obiektu od błędu po jego zapisaniu. W przykładzie producenta poprawnie zamknięty dokument pozostaje w bazie również wtedy, gdy błąd wystąpi przed wylogowaniem. Dokumentacja XL017 w gałęzi 2025, odczytana 10 października 2026.

   Dlatego w projekcie trzeba uwzględnić sytuację, w której aplikacja nie dostała potwierdzenia, choć dokument już powstał. Ponowienie powinno najpierw ustalić rezultat poprzedniej próby, aby nie tworzyć drugiego zamówienia. To proponowane wymaganie odbioru naszej integracji; sama dokumentacja API nie dowodzi jego spełnienia.

   Z opiekunem systemu weryfikujemy wersję instalacji, dostępne operacje i uprawnienia konta integracyjnego. Cytowana dokumentacja zawiera także starsze przykłady środowiskowe, więc nie traktujemy jej jako kompletnej instrukcji konfiguracji dla Twojego wdrożenia. Test odbiorczy musi objąć rzeczywistą wersję programu oraz używane dodatki.

4. 04

   Zakres dostępnej demonstracji

   W demonstracji przyjęcia zamówień do ERP można obejrzeć przegląd produktów, jednostek i niepewnych dopasowań. To lokalny przykład z danymi testowymi. Nie łączy się z rzeczywistym ERP ani skrzynką klienta. Nie potwierdza zapisu dokumentów w Comarch ERP XL, obsługi jego magazynów ani zachowania integracji po awarii.

   Do próby zamawianego rozwiązania proponujemy dodać zmianę wariantu po akceptacji, ponownie przesłaną wiadomość i przerwę po zapisie dokumentu. Weryfikujemy liczbę zapisanych dokumentów oraz zgodność ich pozycji z ostatnią zatwierdzoną propozycją. Pracownik powinien móc odtworzyć źródło danych i swoją decyzję.

5. 05

   Kiedy wystarczy praca bez integracji?

   Jeśli handlowcy potrzebują pomocy w czytaniu zapytań i redagowaniu pytań o brakujące informacje, można rozpocząć od szkolenia zespołu, od 2 450 zł netto za dzień. Praca na dopuszczonych materiałach nie wymaga automatycznego zapisu do ERP. Własna aplikacja staje się potrzebna, gdy firma chce zarządzać poprawkami i akceptacją w osobnym miejscu; jej zakres wyceniamy po sprawdzeniu obecnych narzędzi.

   Cena automatyzacji od 7 500 zł netto jest punktem wyjścia dla jednego procesu. Licencje Comarch, ewentualne prace opiekuna ERP oraz bieżące koszty działania ustalamy oddzielnie. Na rozmowę o zakresie przygotuj wersję ERP XL i opis jednego zamówienia od wiadomości klienta do dokumentu w systemie. Nie trzeba przesyłać bazy ani danych dostępowych.