Comarch Optima i AI w obiegu dokumentów

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Co sprawdzić w samej Optimie

   Comarch ERP Optima ma obsługę KSeF. Dokumentacja producenta opisuje odbieranie faktur i przenoszenie ich do rejestru VAT lub modułu Handel. Przed zamawianiem nowego połączenia warto sprawdzić konfigurację, uprawnienia i warunki posiadanej usługi. Producent podaje wymagania wersji oraz zasady dostępu do Comarch KSeF i OCR&KSeF. Obsługa KSeF w Optimie.

   Dla skanów i zdjęć faktur producent udostępnia usługę OCR. W module faktur zakupu opisuje także księgowanie według wcześniej zdefiniowanego schematu, dostępne przy odpowiednim module księgowym. Faktury zakupu i dostępne operacje.

   Własny projekt warto rozważyć tam, gdzie po użyciu tych funkcji pozostaje konkretna praca. Może to być zebranie wyjaśnień od pracowników, odnalezienie powiązanych materiałów lub przygotowanie propozycji opisu do kontroli. Jeżeli wystarczy konfiguracja obecnego modułu, najpierw warto omówić ją z opiekunem systemu.

2. 02

   Przykład: faktura jest pobrana, brakuje opisu kosztu

   Załóżmy, że firma otrzymuje od jednego dostawcy faktury dotyczące kilku projektów. Treść dokumentu opisuje usługę, ale księgowa potrzebuje jeszcze wskazania projektu i potwierdzenia od osoby, która ją zamówiła. Przypisanie wszystkich faktur tego dostawcy do jednego miejsca powstawania kosztu byłoby w tym przykładzie błędne.

   Proponowany obieg łączyłby dokument z dostępnym zamówieniem lub opisem od pracownika. Księgowa widziałaby sugerowany projekt, materiał będący podstawą propozycji oraz brakujące informacje. Gdy źródła są sprzeczne, sprawa trafiałaby do wyjaśnienia. AI można wykorzystać do porównania opisów zapisanych różnymi słowami lub przygotowania pytania do osoby odpowiedzialnej.

   Przed budową ustalamy, gdzie pracownik odpowiada na pytanie i jak odpowiedź wraca do właściwej faktury. Na początek wynikiem może być lista dokumentów do przeglądu. Automatyczne przekazanie zatwierdzonych danych do Optimy wymaga sprawdzenia dostępnej metody integracji, pól docelowych i uprawnień. Wycena powinna oddzielać przygotowanie propozycji od jej zapisu w programie.

3. 03

   Propozycja dekretu z widoczną podstawą

   Nasza demonstracja dekretacji faktur kosztowych pokazuje propozycję konta i miejsca powstawania kosztu, kontrolę dokumentów oraz kolejkę dla księgowej. Można na niej ocenić, czy osoba sprawdzająca ma dość informacji, żeby zatwierdzić propozycję albo skierować ją do wyjaśnienia.

   Demonstracja działa na danych testowych i nie łączy się z Optimą, KSeF ani księgą główną. Nie jest gotową wtyczką do programu Comarch. Przy zamówieniu podobnego rozwiązania trzeba zweryfikować reguły firmy, materiały źródłowe i wymianę danych w jej środowisku. Decyzja księgowa pozostaje po stronie uprawnionej osoby.

4. 04

   Jak ocenić próbę na dokumentach firmy

   Do uzgodnionego zestawu testowego powinny trafić faktury z kompletem informacji oraz dokumenty wymagające wyjaśnienia. Przydatny jest przypadek tego samego dostawcy obsługującego różne projekty: pozwala sprawdzić, czy propozycja ma podstawę w konkretnym zakupie. Warto również uwzględnić korektę i ponownie dostarczony dokument.

   Wynik oceniamy przez liczbę poprawianych propozycji, czas przeglądu i sprawy błędnie uznane za kompletne. Osobno sprawdzamy, czy zatwierdzone dane trafiły do uzgodnionego miejsca tylko raz. Jeśli pracownik musi szukać podstawy każdej podpowiedzi poza ekranem, trzeba poprawić sposób prezentacji przed rozszerzaniem automatyzacji.

   W biurze rachunkowym trzeba też przypisać dokument do obsługiwanej firmy. Materiały, reguły i dostęp uczestników dobieramy do tego podziału. Szerszy wybór zakresu opisuje strona AI dla biur rachunkowych. Gdy celem jest nauczenie zespołu sprawdzania odpowiedzi i pracy z dozwolonymi materiałami, można rozpocząć od szkolenia dla księgowości.

5. 05

   Wycena i pierwszy kontakt

   Automatyzacja jednego procesu zaczyna się od 7 500 zł netto. Cena zależy od źródeł danych, wyjątków oraz zakresu połączenia z Optimą. Aplikacje i agenci zaczynają się od 12 500 zł netto, a szkolenia od 2 450 zł netto za dzień. Licencje i usługi Comarch oraz koszty działania rozwiązania ustalamy osobno. Zobacz cennik Syntalith.

   Na pierwszej rozmowie przyda się nazwa wersji Optimy, sposób jej udostępnienia i informacja, skąd trafiają faktury. Opisz czynność wykonywaną po pobraniu dokumentu: czego szuka księgowa, kogo pyta i gdzie zapisuje odpowiedź. Na tej podstawie możemy zawęzić zakres bez przekazywania bazy księgowej lub poufnych załączników.