Automatyzacja Excela w finansach i controllingu

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Plan miesięczny trafia do trzech transakcji

   Rozważmy przykład z danymi przygotowanymi do wyjaśnienia. Dla jednego miejsca powstawania kosztów, czyli MPK, plan usług w październiku wynosi 10 000 zł. W wykonaniu są trzy pozycje: 2 000, 3 000 i 4 000 zł. Razem dają 9 000 zł, więc przy uzgodnionej definicji „wykonanie minus plan” odchylenie wynosi minus 1 000 zł.

   Jeśli do każdej pozycji wykonania dołączymy miesięczny plan 10 000 zł, w tabeli pojawi się on trzykrotnie. Zsumowanie tej kolumny da 30 000 zł i fałszywy punkt odniesienia. Samo poprawne dopasowanie MPK nie wystarcza: jeden wiersz planu opisuje miesiąc, a jeden wiersz wykonania pojedynczą pozycję.

   W proponowanym rozwiązaniu wykonanie można najpierw zebrać do poziomu planu: miesiąc, MPK i kategoria kosztu. Dopiero te wartości są porównywane. Szczegółowe transakcje pozostają dostępne do sprawdzenia. Jeżeli odbiorca potrzebuje planu rozdzielonego między transakcje, trzeba osobno uzgodnić podstawę takiego podziału. Nie wynika ona z samego połączenia tabel.

2. 02

   Wersja planu też należy do porównania

   Firma może mieć plan pierwotny i późniejszą prognozę. Wybór między nimi zmienia podstawę odchylenia. Nazwa pliku „aktualny” nie wyjaśnia odbiorcy, którą wersję zatwierdzono do raportu. Przy wyniku powinny pozostać nazwa wersji, okres i data danych wykonania.

   Podobnie trzeba potraktować spółkę, walutę i jednostkę zapisu. Ten sam kod MPK może występować w dwóch spółkach. Wiersza w tysiącach złotych nie można bez przeliczenia zestawić z kwotą w złotych. Zespół wskazuje pola identyfikujące pozycję planu oraz reguły, według których wykonanie trafia do odpowiedniej kategorii.

   Gdy pozycja wykonania nie znajduje planu, raport powinien ją zachować jako sprawę do wyjaśnienia. Nie oznacza to automatycznie zatwierdzonego planu równego zero. Również plan bez wykonania wymaga rozróżnienia między brakiem kosztu a brakującym eksportem. Osoba odpowiedzialna za dane ustala, kiedy można potwierdzić kompletność okresu.

3. 03

   Co potrafi obecny Excel

   Microsoft opisuje scalanie tabel w Power Query według jednej lub kilku kolumn. Dokumentacja zwraca uwagę na zgodne typy danych i tę samą kolejność par kolumn przy łączeniu. Dostępne rodzaje połączenia pozwalają m.in. zachować wszystkie wiersze obu tabel albo znaleźć pozycje bez dopasowania.

   To dobry punkt wyjścia, jeśli kontroler ma już uporządkowane eksporty. Przed budową osobnej aplikacji warto sprawdzić zapytania w skoroszycie oraz to, czy raport porównuje dane na uzgodnionym poziomie. AI nie jest potrzebne do sumowania transakcji ani łączenia jednoznacznych kodów.

   Pomoc modelu można rozważyć przy proponowaniu przypisania niejednolitych opisów kosztów do kategorii. Propozycja powinna pokazywać opis źródłowy i pozostać do zatwierdzenia. Zatwierdzony słownik musi mieć określonego właściciela, żeby kolejne odświeżenie nie zastępowało ustalonej reguły nowym domysłem.

4. 04

   Zakres pierwszego projektu

   Syntalith może przygotować import wybranej wersji planu, zebranie wykonania do właściwego poziomu i arkusz wyjątków. Kontroler wskazuje definicję odchylenia oraz oczekiwany wynik na znanym okresie. Administrator pomaga ustalić dostęp do eksportów. Harmonogram, zapis do systemu finansowego i obieg akceptacji wyceniamy osobno, jeśli są potrzebne.

   W próbie sprawdzamy przykład z kilkoma transakcjami do jednego planu, ten sam kod MPK w dwóch spółkach oraz pozycję bez kategorii. Ponowny import powinien zachować właściwe sumy. Wybór prognozy zamiast planu pierwotnego musi być widoczny w wyniku. Formuły i tabele przestawne sprawdzamy w środowisku, w którym zespół otwiera plik; sam podgląd wygenerowanego arkusza nie potwierdza ich działania.

   Demonstracja raportu z kontrolą pochodzenia liczb korzysta z danych syntetycznych. Pozwala obejrzeć źródło wartości i konflikt danych, lecz nie testuje tego skoroszytu, jego makr ani opisanego łączenia planu z wykonaniem. Próbę na strukturze firmy trzeba przygotować osobno.

   Dalsze wyjaśnianie przyczyn odchyleń opisuje AI w finansach i controllingu. Obsługę poprawionych plików i ręcznych korekt rozwija automatyzacja Excela. Opisz porównanie planu z wykonaniem, które wymaga ręcznej poprawki. Na pierwszą rozmowę wystarczą nazwy źródeł oraz informacja, co oznacza pojedynczy wiersz w każdym z nich.