Faktury biura rachunkowego: odpowiedź klienta przy właściwej firmie
Syntalith może przygotować kolejkę wyjaśnień do faktur kosztowych, która zachowuje podmiot klienta przy dokumencie i odpowiedzi. Automatyzacje zaczynają się od 7 500 zł netto. Pierwszy zakres pomaga księgowej ocenić, czy otrzymała wyjaśnienie dla właściwej firmy. Dekretacja i podatkowe ujęcie kosztu pozostają jej decyzją.
Scenariusz wdrożenia
Ta strona opisuje zakres, który możemy przygotować w Twojej firmie. Opieramy go na systemie, który już zbudowaliśmy i sprawdziliśmy.
- Podstawa scenariusza
- Dekretacja faktur kosztowych
- Zakres i cena
- Automatyzacja od 7 500 zł netto
Scenariusz krok po kroku
Ten sam pracownik odpowiada za kilka spółek
W fikcyjnym przykładzie osoba kontaktowa grupy firm odpowiada na pytanie „czego dotyczył ten zakup?”. W biurze czekają dwie podobne faktury tego samego dostawcy, wystawione na różne spółki. Krótka odpowiedź bez odwołania do dokumentu nie pozwala wybrać firmy na podstawie samego adresu nadawcy.
Proponowany widok pokazuje nabywcę z faktury, numer dokumentu i kontekst pytania. Przy niejasnej odpowiedzi księgowa wybiera dalsze wyjaśnienie. Potwierdzenie od osoby kontaktowej nie zmienia automatycznie nabywcy ani nie pozwala przenieść dokumentu między podmiotami.
Co byłoby przedmiotem zamówienia
Można zacząć od przygotowania listy pytań z odnośnikiem do konkretnego dokumentu. Biuro wskazuje osoby uprawnione do udzielania wyjaśnień w każdej firmie. Dostęp do korespondencji jednej spółki nie powinien obejmować pozostałych wyłącznie dlatego, że mają wspólny kontakt.
Jeśli obecny obieg skutecznie zachowuje te powiązania, dodatkowy system może być zbędny. Automatyzację rozważamy przy ręcznym przepisywaniu odpowiedzi i częstym ustalaniu ich właściwego adresata. Wysyłka pytań i zapis do programu księgowego wymagają osobnego zakresu.
Przykład i kryterium odbioru
Demonstracja dekretacji faktur działa na danych syntetycznych i nie łączy się z księgą klienta. Dla biura potrzebna jest próba dwóch podmiotów, wspólnej osoby kontaktowej i wyjaśnienia odnoszącego się do innej faktury. Księgowa powinna móc odtworzyć powiązanie bez przeglądania całej skrzynki.
Opisz, kiedy odpowiedź klienta trudno przypisać do dokumentu. Uzgodnimy zakres i koszty połączeń oraz utrzymania. Zobacz faktury kosztowe i AI dla biura rachunkowego.
System, na którym opieramy ten scenariusz
Księgowa dostaje propozycję dekretu razem z podstawą.
Dokument z kompletem danych trafia do zatwierdzenia. Brak konta, MPK lub potwierdzenia dostawy zatrzymuje fakturę i pokazuje księgowej konkretny powód.
Zobacz realizację- Test na 12 fakturach
- Ta wersja pokazuje propozycję konta i MPK, kontrolę zgodności z zamówieniem oraz kolejkę dokumentów dla księgowej. Działa na danych testowych i nie łączy się z ERP, KSeF ani księgą główną.
- Typ firmy
- Firmy z własną księgowością lub działem zobowiązań
- Wejście
- Faktura kosztowa z dokumentem źródłowym i historią dostawcy
- Zatwierdzenie księgowej
- Brak konta, MPK lub blokująca rozbieżność uniemożliwia nadanie statusu gotowej; księgowa zatwierdza dekret albo kieruje dokument do wyjaśnienia
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Zakres pierwszego procesu uzgadniamy przed wyceną. Integracje, licencje, użycie modeli i utrzymanie są osobnymi pozycjami.
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.