Faktury kosztowe w firmie transportowej

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Faktura jest, ale części kosztów nie ma przy pojazdach

   Fikcyjny przykład: firma otrzymuje fakturę dostawcy paliwa oraz plik z transakcjami dla kilku samochodów. Jedna pozycja dotyczy pojazdu zastępczego, którego nie ma jeszcze w kartotece. Po imporcie pracownik widzi koszty pozostałych aut. Bez porównania z plikiem źródłowym może nie zauważyć, że część zestawienia została poza systemem.

   W proponowanym obiegu przy dokumencie pozostaje lista transakcji przyjętych oraz tych, które wymagają wyjaśnienia. Osoba odpowiedzialna za flotę potwierdza pojazd zastępczy lub poprawia powiązanie. Dopiero rozstrzygnięta pozycja wraca do zatwierdzenia. Nazwa dostawcy ani historia wcześniejszej faktury nie wystarczają do przypisania obecnego kosztu.

   Przed porównaniem kwot trzeba ustalić, co zawiera plik: wartości netto czy brutto, walutę i ewentualne opłaty ujęte poza listą tankowań. Różnica względem faktury jest pytaniem do wyjaśnienia. Nie dopisujemy brakującej pozycji tylko po to, żeby uzyskać zgodną sumę.

2. 02

   Najpierw sprawdzamy import dostępny w TMS

   fireTMS opisuje import kosztów z plików CSV i XLS według przygotowanego szablonu. Dokumentacja wskazuje między innymi mapowanie typów kosztów i obsługę nieznanych pojazdów. Jeśli użytkownik nie wybierze dodania takiego pojazdu, przypisane do niego koszty nie zostaną zaimportowane. To zachowanie konkretnego produktu, które pomaga wyjaśnić przykład powyżej.

   Jeżeli firma ma już poprawny plik i działający import, dodatkowe odczytywanie go przez model może być zbędne. Pierwszy projekt może ograniczyć się do porównania źródła z wynikiem importu i kolejki brakujących powiązań. Przy skanach lub różniących się układach dokumentów dochodzi odczyt pól do sprawdzenia.

   Wybieramy jeden rodzaj kosztów i format dostawcy. Dostępność eksportu, identyfikatorów transakcji i potwierdzenia importu trzeba ustalić w używanym środowisku. Publiczna instrukcja innego systemu nie potwierdza gotowej integracji Syntalith.

3. 03

   Faktura, pojazd, zlecenie i okres mają różne role

   Wydatek przypisany do samochodu nie musi dotyczyć tylko jednego przewozu. Księgowa i osoba odpowiedzialna za raportowanie określają, jakie dane są potrzebne przy dokumencie oraz czy koszt ma być dalej dzielony między zlecenia. Automatyzacja pokazuje przyjętą regułę i nierozstrzygnięte pozycje. Nie dobiera sposobu podziału na podstawie podobieństwa wcześniejszych faktur.

   Data transakcji, data dokumentu i okres zestawienia również mogą się różnić. Firma wskazuje ich zastosowanie w swoim obiegu. Ten zakres przygotowuje dane i propozycje do kontroli; nie ustanawia zasad księgowania, odliczenia podatku ani przeliczania walut.

   Raportowanie w firmie transportowej opisuje następny etap: widok kosztów pojazdu i zleceń, kwoty nieprzypisane oraz zmiany wcześniejszych raportów. Tutaj punktem odbioru jest uzgodniony dokument z wyjaśnionymi powiązaniami, gotowy do dalszego zatwierdzenia według zasad firmy.

4. 04

   Korekta nie powinna tworzyć drugiego kosztu

   Dostawca może przesłać ten sam plik ponownie albo wystawić dokument korygujący. Pracownik potrzebuje wiedzieć, czy widzi powtórzenie, nową transakcję czy zmianę wcześniejszej pozycji. Ustalamy sposób rozpoznawania tych sytuacji na identyfikatorach dostępnych u dostawcy i w systemie firmy.

   Korekta powinna prowadzić do pierwotnego dokumentu i pokazywać, które dane zmienia. Jeśli koszt trafił już do innego systemu, trzeba sprawdzić skutek tamtego zapisu. Brak odpowiedzi po wysłaniu danych pozostawia wynik do wyjaśnienia; ponowne uruchomienie nie może zakładać, że poprzednia próba niczego nie zapisała.

   Spór o dodatkową opłatę przewoźnika to inny rodzaj pracy. Opisuje go porównanie faktury z uzgodnioną usługą transportową. Poprawne przypisanie kosztu do auta samo nie rozstrzyga zasadności dopłaty.

5. 05

   Dowody i pierwsza próba

   Nasz prototyp dekretacji faktur kosztowych pokazuje propozycje konta i MPK na danych syntetycznych. Nie łączy się z KSeF, ERP ani księgą główną i nie wykonuje księgowania. Nie potwierdza obsługi zbiorczych rozliczeń paliwowych opisanych na tej stronie.

   Do próby potrzebne są dokument i zestawienie transakcji z wynikiem sprawdzonym przez zespół. Uwzględniamy pojazd spoza kartoteki, brakującą pozycję, ponowny wpływ pliku i korektę po przekazaniu danych. Sprawdzamy zgodność odczytu, widoczność nierozstrzygniętych kosztów i możliwość znalezienia źródła każdej propozycji. Mierzymy pracę księgowej razem z wyjaśnieniami po stronie floty.

6. 06

   Co przygotować do rozmowy

   Na rozmowę z Syntalith wystarczy nazwa używanego TMS lub programu księgowego i opis dokumentu, przy którym zespół ostatnio szukał brakujących transakcji. Próbki dobierzemy po ustaleniu sposobu ich przekazania. Firma wskazuje osoby zatwierdzające powiązania i zasady, a Syntalith może przygotować zebranie danych, porównanie oraz widok wyjątków.

   Progi i sposób wyceny są w cenniku. Własny panel lub agent zaczyna się od 12 500 zł netto, jeśli zakres wymaga pracy kilku ról i dodatkowych połączeń. Licencje oraz utrzymanie ustalamy osobno. Ogólny obieg opisuje automatyzacja faktur kosztowych, a inne możliwości przedstawia AI w transporcie i logistyce.