Obieg dokumentów w kancelarii notarialnej

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Skan jest w folderze, dokument pozostaje u klienta

   Załóżmy, że kancelaria poprosiła klienta o przyniesienie wskazanego dokumentu na spotkanie. Wcześniej klient przesłał jego skan do wstępnego sprawdzenia. Pracownik zapisał załącznik, a przy pozycji na liście zaznaczył „otrzymano”. Osoba zastępująca go następnego dnia widzi komplet plików i nie wie, że fizycznego dokumentu jeszcze nie przyjęto.

   W proponowanym obiegu wpływ skanu i potwierdzenie przyjęcia dokumentu są oddzielnymi zdarzeniami. Wysłanie pliku nie zamyka zadania, które kancelaria przypisała do spotkania. Przy pozycji pozostaje informacja, czego oczekuje pracownik i na jakiej podstawie oznaczył wykonanie zadania.

   AI może pomóc rozpoznać załącznik i zaproponować powiązanie z pozycją listy. Nie potwierdza jednak przyjęcia papierowego dokumentu na podstawie treści maila „przyniosę jutro”. Takie potwierdzenie wprowadza osoba, która wykonała czynność. Jeśli klient zmieni termin, widok sprawy powinien pokazać nowe ustalenie i nadal otwarte zadanie.

2. 02

   Przekazanie sprawy osobie zastępującej

   Pierwszy zakres może obejmować kolejkę spraw z odnośnikami do plików, listą czynności do wykonania i historią przekazań. Kancelaria ustala nazwy stanów oraz osoby uprawnione do ich zmiany. Warto odróżnić materiał otrzymany, materiał sprawdzony i materiał przekazany dalej, jeśli są to osobne kroki jej pracy.

   W naszym przykładzie klient dostarcza dokument w umówionym dniu. Pracownik odnotowuje przyjęcie i wskazuje, komu go przekazał lub gdzie pozostawił go zgodnie z zasadami kancelarii. Gdy osoba prowadząca jest nieobecna, zastępca potrzebuje dostępu do sprawy i aktualnej informacji o pozostałych zadaniach. Samo powiadomienie „teczka gotowa” nie wyjaśnia, co rzeczywiście sprawdzono.

   Jeżeli kancelaria przewiduje zwrot danego materiału klientowi, jego wydanie powinno mieć własne potwierdzenie. System nie ustala, które dokumenty można zwrócić, zachować albo zniszczyć. To reguły wskazane przez kancelarię dla konkretnego obiegu. Rejestr organizacyjny nie zastępuje wymaganej dokumentacji czynności notarialnej.

3. 03

   Kiedy wystarczy obecny system

   Jeżeli zespół potrzebuje tylko wspólnej listy z osobą odpowiedzialną i stanem zadania, można zacząć od używanego oprogramowania. Microsoft opisuje w Lists kolumny, aktualizację stanu, nadawanie dostępu i reguły powiadomień o zmianach. To przykład funkcji do organizacji informacji. Dopuszczenie tego środowiska do dokumentów kancelarii wymaga jej osobnej decyzji.

   Dodatkowa automatyzacja może mieć sens, gdy pracownicy stale przepisują wpływy z poczty do rejestru i łączą je z ustaleniami spotkania. Część oparta na numerze sprawy może korzystać ze zwykłej reguły. AI rozważamy tam, gdzie potrzebny jest odczyt niejednolitych opisów. Niepewne powiązanie powinno trafić do sprawdzenia, zamiast zamykać zadanie w podobnej sprawie.

   Szersze porównywanie danych i wskazywanie rozbieżności opisuje AI dla notariuszy. Tutaj punktem wyjścia jest przekazanie materiału między ludźmi i zachowanie informacji o wykonanych czynnościach. Ogólne etapy przyjęcia i akceptacji przedstawia automatyzacja obiegu dokumentów.

4. 04

   Co sprawdzimy w próbie

   Demonstracja kompletowania dokumentów klienta pokazuje braki i sprzeczności na danych syntetycznych. Nie sprawdza przyjmowania dokumentów w kancelarii notarialnej ani rzeczywistego przekazania ich między pracownikami. Nie dowodzi też jakości odczytu skanów klienta.

   Do osobnej próby proponujemy fikcyjną sprawę ze skanem, zapowiedzią dostarczenia dokumentu i późniejszą zmianą terminu. Kancelaria wskazuje, które zadania mają pozostać otwarte. Sprawdzamy ponowny wpływ tego samego załącznika oraz przejęcie sprawy przez zastępcę. Oznaczenie dokumentu jako przyjętego bez potwierdzenia pracownika powinno być błędem, nawet gdy wszystkie pliki są widoczne w folderze.

   Przy odbiorze oceniamy błędne zamknięcia zadań i czas potrzebny zastępcy na ustalenie, czego jeszcze brakuje. Osobno sprawdzamy dostęp do załączników oraz treść powiadomień. Opis tych przypadków jest propozycją próby, bez wyniku wdrożenia u klienta.

5. 05

   Jak ustalić pierwszy zakres

   Kancelaria wnosi listę czynności, reguły przekazywania materiałów i osobę oceniającą wynik. Syntalith może połączyć wskazane źródła z rejestrem spraw i kolejką zadań. Dostęp do dokumentów, środowisko przetwarzania oraz przechowywanie kopii roboczych ustalamy przed ich podłączeniem. Nie zakładamy gotowej integracji z programem kancelarii.

   Przy potrzebie wspólnego widoku z różnymi uprawnieniami można rozważyć aplikację od 12 500 zł netto. Są to ceny początkowe kategorii z cennika; połączenia, licencje i utrzymanie wyceniamy oddzielnie. Gdy trudność dotyczy głównie pisania zrozumiałych próśb o uzupełnienie, można zacząć od szkolenia zespołu.

   Na pierwszą rozmowę wystarczy opisać sytuację, w której pliki były już zapisane, lecz pracownik nadal musiał szukać dokumentu lub potwierdzenia. Poufnych materiałów nie trzeba przesyłać. Ustalimy, czy wystarczy zmiana oznaczeń w obecnym systemie, czy potrzebne jest połączenie kilku etapów pracy.