Obieg dokumentów w leasingu: plik przy właściwym wniosku
Syntalith może przygotować przyjmowanie załączników do wniosków leasingowych i kredytowych z kontrolą przypisania do sprawy. Pracownik widzi kanał wpływu, dane odczytane z dokumentu i rozbieżności wymagające wyjaśnienia. Pierwszy zakres może obejmować jeden kanał oraz jeden typ wniosku; listę wymagań i zasady dostępu ustala instytucja.
Scenariusz wdrożenia
Ta strona opisuje zakres, który możemy przygotować w Twojej firmie. Opieramy go na systemie, który już zbudowaliśmy i sprawdziliśmy.
- Podstawa scenariusza
- Kompletowanie teczek klienta
- Zakres i cena
- Automatyzacja od 7 500 zł netto
Scenariusz krok po kroku
Dokument trafił przez właściwy link, ale dotyczy innej sprawy
W fikcyjnym przykładzie klient prowadzi dwa wnioski i przekazuje prośbę o dokumenty osobie pomagającej w ich przygotowaniu. Do folderu pierwszego wniosku trafia załącznik dotyczący drugiego. Plik jest czytelny, a jego nazwa odpowiada wymaganemu rodzajowi dokumentu. Automatyczne zamknięcie braku na tej podstawie oznaczałoby jednak zaakceptowanie materiału w niewłaściwej sprawie.
W proponowanym obiegu sam wpływ tworzy pozycję do sprawdzenia. Przypisanie korzysta z identyfikatora wniosku oraz danych podmiotu widocznych w dokumencie. Jeżeli materiał nie zawiera informacji pozwalających wybrać między sprawami, pracownik otrzymuje pytanie do wyjaśnienia. System nie rozstrzyga na podstawie podobnej nazwy pliku.
Warto zachować osobno informację, kto przesłał materiał, i informację, kogo ten materiał dotyczy. Pracownik klienta może prawidłowo dostarczyć dokument firmy, choć jego nazwisko nie występuje we wniosku. Zasady dopuszczania takich osób określa instytucja. Odczyt pliku nie potwierdza ich upoważnienia.
Co potwierdza prośba o pliki w OneDrive
Microsoft opisuje funkcję Request files w OneDrive i SharePoint. Osoba z linkiem może przesłać pliki do wskazanego folderu, ale nie widzi jego zawartości ani materiałów innych osób. Funkcja wymaga włączenia przez administratora.
Dokumentacja wskazuje, że imię i nazwisko podane przez niezalogowaną osobę nie są weryfikowane. Przy zalogowanym użytkowniku tożsamość jest zapisywana wraz z przesłaniem. Nadal trzeba osobno ustalić powiązanie tej osoby z wnioskiem oraz sprawdzić treść załącznika. Nazwa dodana do pliku pomaga w porządkowaniu wpływów, lecz nie zastępuje kontroli przypisania.
Jeżeli wpłyną dwa pliki o tej samej nazwie, OneDrive dodaje numer do nazwy drugiego. Taki numer nie wyjaśnia, czy drugi plik jest korektą, dodatkowym dokumentem czy ponowną kopią. Regułę rozpoznania tych sytuacji trzeba przygotować dla obiegu.
Jakie stany powinien rozróżniać pracownik
Stan Co zostało ustalone Otrzymano Plik zapisano w kanale przyjmowania dokumentów Do przypisania Nie rozstrzygnięto, do którego wniosku należy materiał Przypisano Pracownik lub uzgodniona reguła połączyli go ze sprawą Do sprawdzenia Trzeba potwierdzić rodzaj dokumentu, okres albo zgodność danych Spełnia wymaganie Wskazany materiał oceniono względem konkretnej listy wymagań Ostatni stan dotyczy dokumentu i listy załączników. Nie oznacza akceptacji klienta ani decyzji o finansowaniu. Szerszy zakres pracy instytucji opisuje AI w bankowości i leasingu.
Osoba przejmująca sprawę powinna znaleźć oryginał, podstawę przypisania i nierozstrzygnięte pytanie. Jeśli załącznik przeniesiono do innego wniosku, trzeba ponownie sprawdzić wymaganie, które wcześniej zamknął. Sama zmiana folderu nie aktualizuje automatycznie wszystkich decyzji biznesowych.
Zamknięcie zbierania dokumentów
Microsoft pozwala zakończyć zbieranie plików przez usunięcie linku prośby. Dotychczasowi posiadacze tego linku tracą możliwość przesyłania do folderu w ten sposób. Wznowienie wymaga nowej prośby. W projekcie ustalamy, kiedy zamknąć kanał oraz co zrobić z materiałem, który wpłynął przed zamknięciem i nadal czeka na ocenę.
Instytucja zatwierdza kanał przyjmowania dokumentów. Administrator określa dostęp pracowników i sposób przechowywania materiałów. Można wykorzystać obecny portal klienta, jeśli obsługuje potrzebne przypisania. Integracja powinna odpowiadać zatwierdzonemu sposobowi pracy.
Dowód i próba odbiorowa
Demonstracja kompletowania teczki klienta pokazuje odczyt dokumentu i zachowanie braków na danych syntetycznych. Nie potwierdza działania Request files na koncie instytucji, weryfikacji tożsamości ani połączenia z systemem leasingowym. Te elementy trzeba sprawdzić oddzielnie.
Proponowana próba obejmuje załącznik do drugiego wniosku, dwie identyczne nazwy plików oraz wpływ od osoby wymagającej wyjaśnienia. Pracownik powinien odnaleźć materiał, poprawić przypisanie i zobaczyć, które wymaganie pozostaje otwarte. Przy ponownym wpływie tej samej kopii nie powinno powstać drugie potwierdzenie kompletności.
Pierwszy zakres współpracy
Automatyzacja obiegu dokumentów obejmuje przypisanie materiałów i przekazanie ich do przeglądu. Sprawdzanie rodzaju załącznika i okresu rozwija poradnik kompletowania dokumentów do finansowania. Jeśli potrzebna jest głównie praktyka w pracy ze szkicami, można zacząć od szkolenia zespołu.
Progi usług znajdziesz w cenniku. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis kanału przyjmowania dokumentów i sytuacji, w której plik trafił do niewłaściwej sprawy. Nie przesyłaj na tym etapie dokumentów klientów. Zakres integracji, dostępu i utrzymania ustalimy przed wyceną.
System, na którym opieramy ten scenariusz
Każdy nowy dokument aktualizuje teczkę, a zespół od razu widzi, czego brakuje i co się nie zgadza.
Dokumenty klienta zwykle przychodzą etapami. System rozpoznaje ich typ, porównuje teczkę z wymaganą listą i przygotowuje prośbę o konkretne braki. Pracownik wyjaśnia sprzeczności oraz decyduje o dalszym prowadzeniu sprawy.
Zobacz realizację- Zakres testu
- System odczytał dokument, zachował rzeczywiste braki i nie oznaczył sprawy jako kompletnej. Zapisany test nie korzysta z danych klienta.
- Dla kogo
- Pośrednicy finansowi i zespoły operacyjne kompletujące teczki klientów
- Dane wejściowe
- Dokumenty jednej sprawy w kilku wpływach, przez kilka dni
- Decyzja człowieka
- Pracownik wyjaśnia sprzeczności i decyduje o dalszym prowadzeniu sprawy
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Jeden kanał przyjmowania załączników i kontrola przypisania do wniosku. Integracje, własny panel, licencje i utrzymanie ustalamy osobno.
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.