Obieg dokumentów w urzędzie: przekazanie do zastępstwa
Syntalith może przygotować pomocniczy widok materiałów i otwartych pytań dla pracownika przejmującego sprawę podczas zastępstwa. Zamówienie dotyczyłoby przygotowania pakietu do przeglądu w ramach ustalonego obiegu urzędu. Rejestrowanie spraw, terminy prawne i wydawanie rozstrzygnięć wymagają właściwych procedur jednostki. Automatyzacje zaczynają się od 7 500 zł netto; cena tego obiegu zależy od uzgodnionych źródeł i sposobu zatwierdzania.
Scenariusz wdrożenia
Ta strona opisuje zakres, który możemy przygotować w Twojej firmie. Opieramy go na systemie, który już zbudowaliśmy i sprawdziliśmy.
- Podstawa scenariusza
- Kompletowanie teczek klienta
- Zakres i cena
- Automatyzacja od 7 500 zł netto
Scenariusz krok po kroku
Dostęp do folderu nie wyjaśnia stanu pracy
Załóżmy fikcyjne przekazanie między pracownikami. Folder zawiera projekt pisma, odpowiedź innego wydziału i późniejszy dopisek autora. Zastępująca osoba może odczytać komplet plików, lecz nadal nie wiedzieć, które pytanie pozostaje otwarte i czy projekt został zaakceptowany.
Proponowany pakiet pokazuje dokumenty w wersjach wskazanych przez prowadzącego, nierozstrzygnięte kwestie i osobę, od której oczekuje się informacji. Autor sprawdza opis przed przekazaniem. Późniejsza zmiana źródła powinna oznaczyć pakiet jako wymagający ponownego przejrzenia.
Najpierw obecny system kancelaryjny
Przed budową trzeba sprawdzić, czy zadanie można obsłużyć istniejącym przekazaniem sprawy i komentarzem. Nowy widok ma uzasadnienie wtedy, gdy pracownik regularnie odtwarza stan z kilku miejsc. Dostęp do dokumentów i ewentualny zapis do EZD ustalamy z administratorem; nie deklarujemy gotowego połączenia.
W próbie warto porównać pakiet z wiedzą prowadzącego: czy osoba zastępująca znajduje właściwy projekt i rozpoznaje brak zgody. Trzeba też sprawdzić, co zobaczy użytkownik bez dostępu do jednego załącznika. Demonstracja kompletowania teczek jest syntetyczna i nie testuje takiego zastępstwa w urzędzie.
Pakiet może mieć kilku odbiorców
Pracownik zastępujący prowadzącego i osoba zatwierdzająca pismo mogą potrzebować innych materiałów. Dlatego przed przygotowaniem widoku urząd wskazuje odbiorców i dostęp do załączników. Skrót również wymaga kontroli: treść niedostępnego dokumentu nie powinna pojawić się w streszczeniu dla osoby bez uprawnienia. Przykładowym wynikiem pierwszego etapu może być pakiet roboczy z odnośnikami oraz listą pytań, oceniony przez prowadzącego i jego zastępcę. Tę ocenę oddzielamy od formalnego przekazania sprawy.
Opisz przekazanie, które wymagało wielu wyjaśnień, bez akt mieszkańca. Zakres i koszt ustalimy dla jednego rodzaju spraw; decyzje kancelaryjne pozostają po stronie jednostki.
System, na którym opieramy ten scenariusz
Każdy nowy dokument aktualizuje teczkę, a zespół od razu widzi, czego brakuje i co się nie zgadza.
Dokumenty klienta zwykle przychodzą etapami. System rozpoznaje ich typ, porównuje teczkę z wymaganą listą i przygotowuje prośbę o konkretne braki. Pracownik wyjaśnia sprzeczności oraz decyduje o dalszym prowadzeniu sprawy.
Zobacz realizację- Zakres testu
- System odczytał dokument, zachował rzeczywiste braki i nie oznaczył sprawy jako kompletnej. Zapisany test nie korzysta z danych klienta.
- Dla kogo
- Pośrednicy finansowi i zespoły operacyjne kompletujące teczki klientów
- Dane wejściowe
- Dokumenty jednej sprawy w kilku wpływach, przez kilka dni
- Decyzja człowieka
- Pracownik wyjaśnia sprzeczności i decyduje o dalszym prowadzeniu sprawy
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Zakres jednego obiegu do uzgodnienia. Integracje, własny panel, licencje i utrzymanie wyceniamy osobno.
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.