Automatyzacja ofertowania w firmie produkcyjnej

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Mniejsza partia nie zawsze ma tę samą cenę jednostkową

   Fikcyjny przykład: klient prosi o tysiąc elementów, a kalkulant przygotowuje wycenę dla tej partii. Przed wysłaniem oferty klient zmienia ilość na sto. Rysunek pozostaje ten sam, więc handlowiec mógłby skopiować cenę jednostkową z pierwszej wersji.

   Jeżeli przyjęta kalkulacja rozdziela koszt przygotowania stanowiska na całą partię, zmiana ilości wpływa na wynik dla jednej sztuki. W tej sytuacji samo przemnożenie wcześniejszej ceny przez nową liczbę elementów pomija zmianę założeń. Kalkulant musi sprawdzić, czy nadal obowiązują również wybrana technologia i warunki zakupu materiału.

   W proponowanym obiegu nowa ilość oznacza szkic jako wymagający przeglądu. Przy pozycji widać wcześniejszą partię, bieżące zapytanie i kalkulację, na której opierała się cena. Osoba odpowiedzialna za wycenę potwierdza nowy wynik albo wskazuje, czego jeszcze brakuje. System nie dobiera sam kosztu przygotowania tylko dlatego, że znalazł podobną część w archiwum.

2. 02

   Co zachowujemy przy kalkulacji

   Ustalamy z zespołem, które dane wpływają na wycenę danej rodziny produktów. Może to być liczba sztuk w partii, materiał, wersja zestawienia komponentów i przebieg operacji produkcyjnych. Każda istotna wartość powinna prowadzić do źródła lub decyzji specjalisty. Brakująca informacja pozostaje widoczna przy pozycji.

   W systemach produkcyjnych zestawienie materiałów i komponentów bywa oznaczane skrótem BOM. Microsoft opisuje kalkulację BOM w Dynamics 365 z wyborem wersji zestawienia i marszruty (przebiegu operacji), ilości, daty oraz zakładu. Dokumentacja wskazuje też znaczenie ilości przy rozłożeniu kosztów stałych. To przykład funkcji istniejącego programu, którą warto sprawdzić przed zamówieniem dodatkowego rozwiązania.

   Data kalkulacji i zakład mogą zmieniać dobór danych w używanym systemie. Nie zakładamy, że ostatnia wycena tej samej części pasuje do obecnego zapytania. Firma określa, jakie wersje i stawki wolno zastosować oraz kto potwierdza ich aktualność. Reguły obliczeń powinny być sprawdzalne poza tekstem wygenerowanym przez AI.

3. 03

   Najpierw wykorzystujemy obecny arkusz lub ERP

   Jeżeli kalkulant ma poprawnie przygotowany arkusz albo moduł ERP, projekt może zachować ten sposób liczenia. Automatyzacja zbiera parametry, wskazuje braki i przygotowuje wynik do przeniesienia do dokumentu oferty. AI może pomóc odczytać korespondencję; sam rachunek wykonują zatwierdzone formuły lub istniejący program.

   Przy małej liczbie zapytań może wystarczyć uporządkowanie formularza i praca zespołu na szablonie. Szkolenie w firmie produkcyjnej można wykorzystać do ćwiczenia pytań o braki oraz sprawdzania szkiców. Stałe pobieranie dokumentów i połączenie z kalkulatorem wymagają osobnego zakresu.

   Pierwszy projekt ograniczamy do jednego rodzaju zapytań i uzgodnionego wyniku, na przykład arkusza do przeglądu. Własna aplikacja ma sens, gdy handlowiec i technolog potrzebują wspólnej kolejki oraz historii zatwierdzeń. Dostęp do ERP, katalogu i dokumentacji technicznej sprawdzamy w środowisku firmy. Opis produktu dostawcy nie jest potwierdzeniem gotowego połączenia Syntalith.

4. 04

   Koszt, cena i termin wymagają własnych ustaleń

   Kalkulacja kosztu przygotowuje podstawę decyzji handlowej. Marża, rabat i ważność oferty wynikają z zasad firmy oraz zatwierdzenia odpowiedzialnej osoby. Jeśli zmieni się podstawa kosztu, trzeba ponownie sprawdzić także cenę, której wcześniej udzielono akceptacji.

   Wyliczenie kosztu nie potwierdza dostępności materiału ani wolnego terminu na maszynie. Planista określa, na jakiej podstawie można obiecać termin. Szkic bez tego potwierdzenia powinien pokazywać otwartą kwestię, zamiast wyprowadzać datę dostawy z czasu operacji. Dobór technologii, ocena wykonalności i zwolnienie zlecenia do produkcji pozostają poza opisanym obiegiem ofertowym.

   Wstępne zebranie wymagań klienta opisuje przygotowanie zapytania do wyceny części. Tutaj punktem pracy jest zachowanie i ponowna kontrola podstawy kalkulacji po otrzymaniu tych danych.

5. 05

   Co można obejrzeć i sprawdzić

   Nasz prototyp wyceny zapytań pokazuje pozycje z podstawą ceny oraz braki przekazane do technologa. Dane, reguły i wcześniejsze wyceny są syntetyczne. Przykład nie łączy się z ERP ani systemem produkcyjnym i nie wysyła ofert. Nie dowodzi też poprawności kalkulacji dla parku maszynowego klienta.

   Przed rozszerzeniem zakresu proponujemy próbę z dwiema wielkościami partii, nieaktualną wersją technologii i brakującym kosztem operacji. Kalkulant wcześniej określa poprawne wyniki oraz sytuacje wymagające zatrzymania. Sprawdzamy źródła wartości, ponowną ocenę szkicu po zmianie i czas na kontrolę. Nie przeliczamy liczby wygenerowanych ofert na obiecaną poprawę marży.

6. 06

   Rozmowa o pierwszym zakresie

   Na rozmowę z Syntalith wystarczy opisać zapytanie, które trzeba było przeliczyć po zmianie ilości, i wskazać miejsce prowadzenia kalkulacji. Nie trzeba przesyłać poufnych rysunków. Zespół firmy określa założenia oraz osoby zatwierdzające, a Syntalith może przygotować zebranie danych, historię zmian i szkic do przeglądu.

   Progi cenowe i sposób współpracy są w cenniku. Licencje, działanie modeli i utrzymanie połączeń ustalamy osobno. Szerszy zakres opisuje automatyzacja ofertowania, a wybór innych procesów przedstawia AI w firmie produkcyjnej.