Automatyzacja ofertowania w firmie transportowej

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Klient zmienił rozładunek po przygotowaniu ceny

   Rozważmy fikcyjne zapytanie o przewóz palet z jednym miejscem rozładunku. Spedytor przygotował kalkulację dla wskazanego pojazdu i terminu. Przed wysłaniem oferty klient dopisuje drugi punkt rozładunku oraz wcześniejszą godzinę odbioru. Kwota w szkicu nadal pochodzi z pierwszej wersji zapytania.

   W proponowanym obiegu zmiana punktu lub czasu pojawia się obok wcześniejszych założeń. Szkic wraca do sprawdzenia. Spedytor widzi, które dane się zmieniły, i decyduje, co trzeba przeliczyć oraz ponownie potwierdzić. System nie powinien zachować statusu „gotowe do wysłania” tylko dlatego, że numer zapytania pozostał ten sam.

   Dodatkowy punkt może wymagać innych założeń o trasie i czasie obsługi. Cena z podobnego przewozu jest materiałem porównawczym, dopóki pracownik nie potwierdzi warunków jej użycia. Jeśli kalkulacja nie obejmuje nowego punktu, wynik powinien pokazać brak zamiast dopisać kwotę na podstawie podobnego maila.

2. 02

   Co ma przygotować narzędzie

   Pierwszym wynikiem może być karta zapytania z kolejnością punktów, opisem ładunku i terminami przytoczonymi ze źródła. Firma wskazuje, które parametry są potrzebne do wyceny jej przewozów. Model może pomóc odczytać je z wiadomości i załączników. Gdy dokumenty podają różne wartości, spedytor dostaje oba fragmenty oraz pytanie do wyjaśnienia.

   Kalkulacja korzysta z zatwierdzonych danych: firmowych stawek, wyniku używanego planera albo aktualnej oferty podwykonawcy. Przy każdej podstawie potrzebne są warunki zastosowania i wersja. Oferta przewoźnika dla innego terminu nie powinna automatycznie stawać się kosztem nowego przewozu. Podobnie brak informacji o postoju nie oznacza, że uzgodniono jego bezpłatność.

   Koszt, cena dla klienta i potwierdzenie dostępności mają osobne miejsca w przeglądzie. Obliczenie kosztu nie rezerwuje samochodu. Spedytor może przygotować cenę warunkową albo poprosić o uzupełnienie danych zgodnie z zasadami firmy. Zakres wysyłki, negocjacji i przyjęcia zlecenia ustalamy oddzielnie od przygotowania szkicu.

3. 03

   Najpierw sprawdź obecny kalkulator i TMS

   PTV opisuje kalkulator kosztów transportu Map&Guide, który korzysta z profili pojazdów, kosztów kilometra lub godziny oraz danych dotyczących trasy i opłat drogowych. Producent wskazuje również możliwość uwzględnienia postojów. To przykład istniejącego narzędzia do obliczeń; nie jest dowodem integracji Syntalith z Waszym środowiskiem.

   Jeśli wszystkie dane trafiają już poprawnie do kalkulatora, a spedytor sprawnie przygotowuje ofertę, osobna aplikacja może być zbędna. Dodatkowa praca ma sens do rozważenia tam, gdzie zmiany pozostają w korespondencji, a arkusz lub TMS zachowuje stare założenia. Projekt może objąć odczyt tych zmian i skierowanie kalkulacji do ponownego przeglądu, bez zastępowania planera tras.

   Możliwość pobrania wyników i zapisania szkicu sprawdzamy dla używanych narzędzi oraz licencji. Nie zakładamy gotowego połączenia z TMS lub giełdą transportową. Ogólny sposób wskazywania źródeł cen opisuje automatyzacja ofertowania. Tutaj sprawdzamy dodatkowo, czy oferta nadal odpowiada aktualnym wymaganiom przewozu.

4. 04

   Co pokazuje demonstracja i czego jeszcze brakuje

   Demonstracja wyceny zapytań ofertowych pokazuje cenę opartą na wskazanym precedensie lub regule oraz pozycje pozostawione bez kwoty przy braku podstawy. Dane są syntetyczne. Materiał nie zawiera kalkulacji rzeczywistych frachtów, połączenia z TMS ani pomiaru marży przewoźnika. Nie wysyła ofert.

   Do próby dla firmy transportowej proponujemy zapytanie zmienione po przygotowaniu ceny, ofertę podwykonawcy dla innej daty oraz brak potwierdzenia dostępności. Spedytor określa oczekiwany wynik każdego przypadku. Sprawdzamy, czy zmiana wraca do właściwej osoby i czy stara kalkulacja nie zostaje przedstawiona jako cena dla nowych warunków.

   Przy odbiorze liczą się pominięte zmiany, błędnie przeniesione stawki i czas potrzebny na poprawki. Zachowujemy źródła parametrów, aby spedytor mógł wrócić do konkretnej wiadomości. Próba nie zastępuje oceny możliwości wykonania przewozu ani sprawdzenia jego wymagań przez firmę.

5. 05

   Jak wybrać pierwszy zakres

   Firma wnosi reguły kosztowe i przykłady zmian, które wymagają ponownej decyzji. Syntalith może połączyć wskazane źródła z kartą zapytania, kalkulacją i kolejką zatwierdzeń. Na początek można ograniczyć projekt do jednego rodzaju przewozów oraz szkicu sprawdzanego przed wysyłką.

   Jeśli zespół potrzebuje przede wszystkim lepiej czytać zapytania i przygotowywać pytania do klientów, warto rozważyć szkolenie AI dla transportu. Szerszą ścieżkę od narzędzia zespołowego do własnej aplikacji przedstawia AI w transporcie i logistyce.

   Na rozmowę o zakresie wystarczy opisać zmianę, po której trzeba było poprawiać gotową ofertę, i wskazać obecny sposób liczenia kosztów. Poufnych stawek nie trzeba przesyłać. Ceny początkowe pochodzą z cennika Syntalith; licencje, połączenia i koszty bieżące ustalamy osobno.