Automatyzacja ofertowania w hotelu

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Liczba uczestników nie wystarcza do wyceny noclegów

   Rozważmy fikcyjne zapytanie: grupa potrzebuje dziesięciu pokoi od poniedziałku do środy, a cztery z nich chce zatrzymać do czwartku. Oznacza to dziesięć pokoi na noc z poniedziałku na wtorek, dziesięć na kolejną noc i cztery na ostatnią. Razem są 24 pokojonoce. Przyjęcie dziesięciu pokoi na wszystkie trzy noce dałoby 30 pokojonocy.

   W proponowanym szkicu każda noc ma przypisaną kategorię i liczbę pokoi. Cena wynika z potwierdzonej stawki dla tej nocy i kategorii. Jeżeli stawki się zmieniają, jedna średnia kwota za cały pobyt nie powinna ukrywać sposobu obliczenia. Zapytanie określające tylko liczbę uczestników wymaga ustalenia podziału na pokoje.

   Śniadania mogą być wyceniane według liczby osób, a sala według ustalonego okresu użycia. To kolejne pozycje z własnymi jednostkami. Z liczby pokojonocy nie wynika automatycznie liczba posiłków. Warunki pakietu, usługi w cenie i dodatki potwierdza osoba odpowiedzialna za ofertę obiektu.

2. 02

   Gotowa kalkulacja i status pokoi

   Kwota w szkicu nie potwierdza, że pokoje są zablokowane dla grupy. Pracownik powinien wiedzieć, z kiedy pochodzi odczyt dostępności i czy w systemie istnieje odpowiedni blok. Ważność ceny oraz termin zwolnienia niewykorzystanych pokoi mogą być różnymi datami; oba ustalenia trzeba zachować przy ofercie.

   Dokumentacja Mews o blokach dostępności rozróżnia statusy Confirmed, Optional i Inquired. Bloki Confirmed oraz Optional pomniejszają dostępność dla wybranej kategorii, podczas gdy Inquired nie ma przypisanych miejsc. Dokumentacja opisuje też reguły zwalniania niewykorzystanej puli. To przykład funkcji, które warto sprawdzić w obecnym PMS, czyli systemie zarządzania obiektem. Dostępność danej funkcji zależy od używanego produktu, planu i uprawnień.

   Pierwszy projekt może jedynie pokazywać pracownikowi aktualny status do sprawdzenia. Jeśli odczyt się nie powiedzie, szkic powinien oznaczać brak potwierdzenia. Samo ponowne wygenerowanie dokumentu nie powinno tworzyć kolejnego bloku pokoi. Zapis do PMS i jego ponowienia wymagają osobnego projektu oraz prób.

3. 03

   Zmiana pobytu powinna zmienić właściwe pozycje

   W naszym przykładzie organizator może później przedłużyć pobyt jeszcze dwóch pokoi. Zmiana dotyczy ostatniej nocy: cztery pokoje stają się sześcioma, a liczba pokojonocy rośnie z 24 do 26. Nie trzeba z tego powodu zmieniać liczby pokoi we wcześniejszych nocach. Nowa stawka oraz dostępność ostatniej nocy nadal wymagają sprawdzenia.

   Proponowany obieg pokazuje różnicę między poprzednim a aktualnym zapytaniem i wskazuje pozycje wymagające przeliczenia. Pracownik widzi, które potwierdzenia straciły aktualność. Źródło zmiany pozostaje przy kalkulacji, żeby następna osoba mogła odtworzyć, skąd wzięło się sześć pokoi w ostatniej nocy.

   AI może pomóc odczytać wymagania z korespondencji i przygotować pytanie o brakujące dane. Obliczenia pokojonocy i kwot opieramy na regułach. Z samej wiadomości „dwie osoby zostają dłużej” nie da się bez potwierdzenia wywnioskować liczby dodatkowych pokoi.

4. 04

   Co zamówić w pierwszym etapie

   Jeżeli PMS ma już odpowiednią obsługę grup, stawek i dokumentów ofertowych, warto zacząć od jej konfiguracji. Osobne połączenie ma uzasadnienie, gdy dział sprzedaży regularnie odtwarza rozkład pobytu z wielu wiadomości, a następnie przepisuje go do kalkulacji. Syntalith może przygotować listę wymagań, tabelę nocy i projekt dokumentu z miejscami wymagającymi decyzji.

   Zespół hotelu wskazuje źródła stawek i warunki oferty. W próbie porównuje wynik z ręcznie przygotowaną kalkulacją. Sprawdzamy różne daty wyjazdu, zmianę kategorii pokoju, usługę rozliczaną za osobę oraz brak ceny. Wysyłkę oferty, potwierdzenie rezerwacji i pobranie płatności opisujemy oddzielnie od przygotowania szkicu. Nie deklarujemy gotowej integracji z Waszym PMS.

   Demonstracja wyceny zapytań pokazuje podstawę ceny i pozycję zatrzymaną do decyzji na danych syntetycznych. Nie używa hotelowych stawek. Nie testuje też bloków pokoi ani połączenia z PMS. Kalkulację grupową i sposób jej zatwierdzania trzeba sprawdzić w osobnej próbie.

   Szerszy obieg zmieniającego się zapytania opisuje AI w hotelarstwie i turystyce, a zasady przygotowania cen rozwija automatyzacja ofertowania. Opisz ofertę grupową, którą trzeba było przeliczyć po zmianie pobytu. Na pierwszą rozmowę wystarczy przebieg sprawy bez nazwisk i danych gości.