Weryfikacja kontrahentów w sprzedaży B2B
Syntalith może przygotować kartę sprawy, która zestawia dane kupującego z zapytania, dokumentów i wybranych rejestrów. Handlowiec widziałby, którego podmiotu dotyczy oferta i co wymaga potwierdzenia przed przekazaniem zamówienia. Pierwszy zakres może obejmować odczyt materiałów i listę rozbieżności bez automatycznej zmiany kartoteki klienta.
Zakres krok po kroku
Zapytanie od grupy, zamówienie od innej spółki
W fikcyjnym przykładzie zapytanie przychodzi z domeny grupy handlowej. Oferta powstaje dla spółki A, z którą zespół już współpracował. Zamówienie wskazuje jednak spółkę B, a dostawę trzeba wykonać do magazynu używanego przez obie firmy. Adres odbioru i wspólna marka nie rozstrzygają, dla którego podmiotu należy przygotować dokumenty sprzedaży.
Proponowana karta pokazuje osobno podmiot z oferty, dane z zamówienia oraz miejsce dostawy. Przy każdej informacji znajduje się źródło. Handlowiec wyjaśnia różnicę z klientem, a osoba odpowiedzialna za kartoteki ocenia potrzebną zmianę zgodnie z zasadami firmy. Wcześniejsze sprawdzenie spółki A nie powinno automatycznie oznaczać zatwierdzenia spółki B.
Firma może dopuścić dalsze opracowywanie zakresu technicznego z wyraźnym statusem nierozstrzygniętych danych nabywcy. Ustala przy tym, które dalsze czynności wymagają ich potwierdzenia. Model nie podejmuje tej decyzji za dział sprzedaży.
Co rejestr wnosi do sprawy
Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia wyszukiwarkę KRS. Opisuje możliwość uzyskania informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu lub pełnemu; pełny obejmuje również dane wykreślone. Wyszukanie podmiotu nie wymaga konta.
Przy zapisywaniu materiału potrzebne są więc informacja o podmiocie, rodzaj pobranego dokumentu i czas pozyskania. Dawna nazwa znaleziona w pełnym odpisie wymaga właściwego opisania. Nie należy przedstawiać wszystkich odnalezionych danych jako bieżących tylko dlatego, że dokument pobrano dzisiaj.
Wynik z rejestru nie wskazuje sam, która spółka składa konkretne zamówienie. To trzeba ustalić z materiałów sprawy i potwierdzenia klienta. Dostęp automatyczny, wybrane źródła i zakres odczytu wymagają sprawdzenia przed wyceną integracji. Sam dostęp do wyszukiwarki nie potwierdza gotowego połączenia z CRM.
Jak handlowiec wyjaśnia rozbieżność
Materiał Pytanie do sprawdzenia Oferta wystawiona dla spółki A Czy klient potwierdził ten podmiot dla bieżącej sprawy? Zamówienie z danymi spółki B Czy trzeba zmienić dane nabywcy i ponowić ocenę kartoteki? Adres wspólnego magazynu Czy jest wyłącznie miejscem dostawy? Dokument z dawną nazwą Jakiego okresu dotyczy informacja? AI może przygotować zestawienie i szkic pytania do klienta. Gdy dokumenty są nieczytelne lub brakuje identyfikatora, wynik powinien wskazywać konkretny brak. Dopasowanie na podstawie podobieństwa nazw pozostaje propozycją do sprawdzenia. Zapis do CRM oraz wysłanie pytania są osobnymi krokami z określonymi uprawnieniami.
Podstawowe zasady zbierania źródeł opisuje weryfikacja kontrahentów z pomocą AI. Ten zakres nie obejmuje automatycznej decyzji kredytowej, kwalifikacji AML ani pozyskiwania kontaktów do kampanii. Wymagane kontrole i zasady użycia danych firma określa z właściwymi specjalistami.
Kiedy wystarczy formularz
Jeżeli zespół obsługuje kilka takich spraw, najpierw warto uzupełnić formularz przyjęcia zamówienia i ustalić właściciela wyjaśnień. Szkolenie zespołu może obejmować porównanie dokumentów i sprawdzanie szkicu pytania. Nie wymaga to od razu nowej aplikacji.
Automatyzację można rozważyć, gdy informacje regularnie trafiają z różnych załączników do CRM, a pracownicy ponawiają to samo porównanie. Własny obieg ma uzasadnienie, gdy trzeba zachować historię zmian i przekazań między sprzedażą a obsługą zamówień. Pozostałe zastosowania opisujemy na stronie AI w sprzedaży B2B.
Co można obejrzeć przed ustaleniem zakresu
Dossier kontrahenta z lukami pokazuje ograniczony, archiwalny zestaw źródeł i nierozstrzygnięte informacje. Nie potwierdza automatycznej identyfikacji firm ani obsługi zamówień grup kapitałowych. Opisany tutaj przypadek wymaga osobnej próby.
Do odbioru przygotowujemy zamówienie od innej spółki, wspólny adres dostawy, dawną nazwę i brak identyfikatora. Sprawdzamy błędne połączenia podmiotów oraz to, czy pracownik potrafi odtworzyć podstawę propozycji. Mierzymy czas przygotowania podsumowania i czas wyjaśnień.
Aktualne progi usług są w cenniku; dostęp do źródeł, integracje i utrzymanie wyceniamy dla uzgodnionego zakresu. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis rozbieżności oraz nazwa CRM. Dokumenty klienta dobierzemy po ustaleniu sposobu ich przekazania.
Zakres współpracy
Automatyzacja od 7 500 zł netto
Porównanie danych nabywcy z oferty i zamówienia, ze źródłami oraz listą rozbieżności. Własna aplikacja lub agent od 12 500 zł netto; integracje i utrzymanie ustalamy osobno.
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.