Należności klientów biura rachunkowego
Biuro rachunkowe może przygotowywać zestawienie należności klienta. W proponowanym obiegu decyzję o kontakcie z odbiorcą podejmuje wskazany opiekun. Syntalith proponuje obieg przekazujący aktualne rozliczenie do wskazanego opiekuna. Automatyzacje zaczynają się od 7 500 zł netto; dostęp do programu biura i sposób zatwierdzania wymagają ustalenia przed wyceną.
Zakres krok po kroku
Ten sam odbiorca w dwóch firmach
W fikcyjnym przykładzie biuro obsługuje dwie spółki sprzedające temu samemu kontrahentowi. Obie wystawiły fakturę o numerze 12/10. Przelew trafił do pierwszej spółki. Wyszukanie odbiorcy po nazwie i numerze faktury nie wystarcza, żeby pomniejszyć właściwą należność.
Proponowana sprawa zachowuje firmę będącą wierzycielem, identyfikator dokumentu w jej księgach i przypisanie wpłaty. Pracownik widzi źródło oraz czas odczytu. Jeżeli nie ma potwierdzonego przypisania, przekazuje pytanie do wyjaśnienia. Nie łączymy rozrachunków różnych klientów biura na podstawie podobieństwa tekstu.
Kto zatwierdza kontakt
Przed budową ustalamy, czy biuro ma tylko przygotować materiał, czy także redagować wiadomość. Klient wskazuje uprawnioną osobę i zasady kontaktu ze swoim odbiorcą. Sam dostęp księgowej do dokumentów nie jest w tym projekcie podstawą do przyznania jej prawa wysyłki.
Pierwszy zakres można zakończyć na kolejce do przeglądu. Jeśli używany program już zapewnia rozliczenie i przypomnienia, dodatkowe połączenie ma sens wyłącznie dla brakującego etapu. Praktykę oceny szkiców można przećwiczyć na szkoleniu zespołu należności.
Dowód i próba dla biura
Otwarty test kontroli należności obejmuje 15 testów na fikcyjnych danych. Sprawdza między innymi częściową wpłatę i odrzucenie zatwierdzenia po zmianie danych. Nie uwierzytelnia pracowników ani nie testuje izolacji klientów biura. Nie łączy się też z księgowością. Nie generuje ani nie wysyła wiadomości.
Nowszy demonstrator operatora sprawdza dwa fikcyjne podmioty z takim samym numerem faktury i kontami o rozdzielonym dostępie. Nie jest to połączenie z księgami biura ani próba produkcyjnego logowania. Przed wdrożeniem trzeba powtórzyć kontrolę w rzeczywistym podziale firm i ról. Sprawdzamy także odebranie dostępu księgowej podczas otwartej sprawy oraz zmianę salda po przekazaniu do klienta. Brak danych jednej firmy ma pozostać widoczny, bez uzupełniania ich dokumentami drugiej.
Opisz, gdzie biuro kończy pracę nad zaległą fakturą. Wystarczy podział ról i nazwa programu, bez dokumentów klientów. Licencje, utrzymanie oraz połączenie systemów wyceniamy osobno. Szerszy wybór pierwszego projektu opisuje strona AI dla biur rachunkowych.
Wspólną kontrolę danych przed przypomnieniem opisuje automatyzacja windykacji i przeglądu należności.
Zakres współpracy
Automatyzacje od 7 500 zł netto
Przygotowanie materiału do przeglądu w uzgodnionym zakresie. Połączenia, licencje i utrzymanie wyceniamy osobno.
Porozmawiajmy o zadaniu Twojego zespołu
Opisz obecną pracę i narzędzia, z których korzystacie. Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji.
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.