Zamówienia do ERP w firmie produkcyjnej

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Jedno zamówienie klienta, dwa zlecenia produkcyjne

   Fikcyjny przykład: klient zamówił dwieście elementów. Firma podzieliła realizację na dwa zlecenia po sto sztuk. Pierwsze jest już wykonane, a drugie czeka na rozpoczęcie. Klient przesyła poprawiony dokument, w którym zmniejsza zamówienie do stu pięćdziesięciu sztuk.

   Zmiana liczby w zamówieniu handlowym nie wyjaśnia jeszcze, co zrobić z drugim zleceniem. Planista musi sprawdzić jego stan, przygotowane materiały i inne powiązania. Potwierdza, jaki zakres pozostaje do wykonania. System przyjmujący zamówienie nie powinien sam usuwać zlecenia ani uznawać, że wszystkie przygotowania zostały cofnięte.

   Proponowany widok pokazuje poprzednią i nową ilość, oba zlecenia oraz źródło informacji o ich stanie. Przy korekcie pozostaje decyzja planisty i potwierdzenie przekazania zmiany dalej. Jeśli brakuje danych o jednym zleceniu, sprawa pozostaje do wyjaśnienia. Nie uzupełniamy stanu produkcji na podstawie planowanej daty zakończenia.

2. 02

   Odczyt zamówienia i zmiana realizacji to osobne czynności

   Pierwszy zakres może kończyć się na szkicu zamówienia handlowego. Wtedy pracownik sprawdza indeksy, jednostki, ilości i identyfikator zamówienia klienta. Wybieramy typ dokumentu, który ma powstać w ERP, oraz sposób rozpoznawania ponownie przesłanej wersji.

   Dla korekt trzeba dodatkowo ustalić, gdzie kończy się prawo handlowca do edycji i kiedy potrzebna jest decyzja planisty. W firmie mogą istnieć osobne zlecenia produkcyjne, rezerwacje i zadania magazynowe. Nie zakładamy, że każdy z tych zapisów zmienia się razem z zamówieniem klienta.

   Microsoft opisuje zwolnienie zlecenia produkcyjnego w Dynamics 365 jako udostępnienie go do realizacji na hali i w procesach magazynowych. W określonej konfiguracji zwolnienie generuje pracę pobrania fizycznie zarezerwowanych materiałów. To przykład zależności, które należy sprawdzić w używanym systemie przed podłączeniem automatyzacji przyjmowania korekt.

3. 03

   Co widzi osoba zatwierdzająca

   Pracownik potrzebuje porównania dokumentu klienta z aktualnym zapisem. Sama informacja „zamówienie zmienione” to za mało. Przy każdej różnicy powinien móc otworzyć źródło oraz sprawdzić, czy dotyczy ona całego zamówienia, pozycji czy jednej dostawy.

   Uzgadniamy również, jak powiązać pozycję klienta z indeksem zakładu i wersją specyfikacji. Ten sam opis części nie wystarcza, jeśli dokumenty wskazują różne wykonania. Technolog rozstrzyga wymagania techniczne; automatyzacja może zebrać materiały i wskazać rozbieżność. Nie dobiera samodzielnie zamiennika materiału ani technologii.

   Nowa wiadomość otrzymana podczas przeglądu powinna być widoczna przed zatwierdzeniem. Zgoda na wcześniejszą wersję nie może po cichu przejść na inną ilość lub specyfikację. Przed wysłaniem klientowi potwierdzenia handlowiec potrzebuje decyzji osób odpowiedzialnych za realizację.

4. 04

   Zacznij od importu, który już działa

   Jeśli klienci dostarczają uporządkowany plik, najpierw sprawdzamy funkcje importu ERP. Przy poprawnych identyfikatorach i stałym układzie danych dodatkowy model może być zbędny. Automatyzacja może wtedy dotyczyć porównania wersji i obsługi zmian wymagających decyzji.

   AI ma zastosowanie przy swobodnych mailach i niejednolitych załącznikach, z których trzeba przygotować dane do sprawdzenia. Zakres przyjmowania zamówień do ERP opisuje ogólny obieg. W zakładzie rozszerzamy go o zależności między zamówieniem klienta i realizacją, które wskaże zespół.

   Propozycja może zachować obecne ekrany ERP i kończyć się listą wyjątków. Własny panel rozważamy, gdy handlowcy i planiści potrzebują wspólnej historii decyzji. Samo utworzenie zadania dla planisty nie oznacza, że przyjął zmianę ani że dotarła ona do stanowiska pracy.

5. 05

   Sprawdzamy wynik, zanim ponowimy zapis

   Zerwane połączenie po przekazaniu danych oznacza, że jeszcze nie wiadomo, czy ERP przyjął dokument. Przed ponowieniem trzeba sprawdzić wynik na uzgodnionym identyfikatorze. W przeciwnym razie ta sama wiadomość może rozpocząć kolejną realizację.

   Ustalamy, kto wyjaśnia nieznany wynik i jak wrócić do ręcznej obsługi. Pierwszy projekt nie obejmuje automatycznego sterowania maszynami, kasowania wykonanej pracy ani samodzielnej zmiany planu produkcji. Takie działania wymagają odrębnego zakresu i oceny przez osoby odpowiedzialne w zakładzie.

6. 06

   Dowód i próba na zamówieniach firmy

   Nasz prototyp przyjmowania zamówień pokazuje kontrolę katalogu, jednostek i zamienników na danych syntetycznych. Lokalny zapis decyzji oraz eksport nie potwierdzają połączenia z rzeczywistym ERP. Prototyp nie sprawdza opisanego tutaj podziału zamówienia na dwa zlecenia produkcyjne.

   Do próby dobieramy nowe zamówienie, jego powtórzenie, poprawkę przed realizacją i zmianę po wykonaniu części pracy. Planista wskazuje oczekiwany wynik dla powiązanych zleceń. Sprawdzamy, czy widok zachowuje wykonane ilości, pokazuje otwarte decyzje i nie przedstawia wysłanego zadania jako przyjętej zmiany. Czas mierzymy razem z kontrolą oraz wyjaśnianiem wyjątków.

7. 07

   Co zlecić i jak zacząć

   Syntalith może przygotować jeden kanał przyjęcia, porównanie wersji i wynik do zatwierdzenia. Firma wskazuje dokument docelowy, powiązania realizacji i osoby podejmujące decyzje. Własne aplikacje i agenci zaczynają się od 12 500 zł netto; progi i sposób współpracy są w cenniku. Integracje, licencje i utrzymanie ustalamy osobno.

   Na pierwszą rozmowę wystarczy opisać korektę, przy której sprzedaż musiała zapytać produkcję, co jeszcze można zmienić. Nie trzeba wysyłać zamówień klientów. Jeśli zmiana następuje przed złożeniem zamówienia, właściwszy jest zakres ofertowania w firmie produkcyjnej. Pozostałe możliwości przedstawia AI w firmie produkcyjnej.