Automatyzacja przyjmowania zleceń transportowych

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Klient zmienia drugi rozładunek po przyjęciu zlecenia

   Przykład jest fikcyjny. Spedytor przyjmuje zlecenie z dwoma punktami rozładunku. Po wprowadzeniu go do systemu klient przesyła nowy załącznik: drugi adres jest inny, a okno czasowe przesunięte. Numer zlecenia pozostaje ten sam. Następnie ktoś przekazuje stary plik w odpowiedzi na wcześniejszy wątek.

   Ponowny import każdego załącznika może utworzyć duplikaty albo przywrócić nieaktualne dane. Potrzebny jest widok różnic powiązany z konkretnym zleceniem: poprzedni adres, proponowany adres, źródło i decyzja osoby prowadzącej transport. Sama godzina otrzymania maila nie rozstrzyga, która wersja obowiązuje.

   Przygotowanie ceny przed przyjęciem przewozu opisujemy osobno w automatyzacji ofertowania w transporcie. Tutaj pracujemy na zleceniu, które już trafiło do obsługi.

2. 02

   Co obejmuje pierwszy zakres

   Ustalamy, po czym pracownik rozpoznaje zlecenie: numerze klienta, numerze wewnętrznym, nadawcy i uzgodnionych danych przewozu. Jeżeli dwa zlecenia pasują do dokumentu, system pokazuje niejednoznaczność. Nie wybiera rekordu na podstawie podobnego adresu.

   Proponowany zakres obejmuje:

   • powiązanie wiadomości i załącznika z przyjmowanym zleceniem;
   • odczyt kolejnych punktów załadunku i rozładunku bez gubienia ich kolejności;
   • pokazanie zmian adresu, terminu, ilości ładunku i instrukcji klienta;
   • oddzielną decyzję o przyjęciu korekty, pozostawieniu wcześniejszej wersji lub wyjaśnieniu rozbieżności;
   • zapis wyniku przekazania do systemu docelowego, także wtedy, gdy potwierdzenie nie wróciło.

   Na początek może wystarczyć lista propozycji do sprawdzenia i uzgodniony plik importu. Jeżeli TMS już przyjmuje uporządkowane dane od klienta, warto wykorzystać tę funkcję. AI ma uzasadnienie tam, gdzie treść trzeba odczytać z różnych układów dokumentów. Ogólny sposób pracy opisuje przyjmowanie zamówień do ERP.

3. 03

   Anulowanie wymaga sprawdzenia powiązanych danych

   Mail „proszę anulować” powinien trafić do osoby odpowiedzialnej wraz z numerem zlecenia i jego aktualnym stanem. Nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich powiązanych obiektów.

   Dobrze pokazuje to dokumentacja anulowania w fireTMS: zlecenie i ładunek są tam odrębnymi obiektami, a anulowanie pierwszego nie anuluje automatycznie drugiego. To przykład konkretnego produktu. Inne systemy TMS mogą działać inaczej.

   Podobnie korekta danych zlecenia nie musi zmienić dokumentów rozliczeniowych. Instrukcja edycji fireTMS wskazuje, że zmiany nie przenoszą się automatycznie na faktury. W projekcie ustalamy więc, kto sprawdza skutki korekty dla dyspozycji i rozliczeń. Automatyzacja przyjmowania dokumentów nie dostaje przez to prawa do zmiany płatności czy faktur.

4. 04

   Zapis w systemie i przekazanie kierowcy to dwa kroki

   Po zatwierdzeniu zmiany adresu trzeba wiedzieć, czy zapis się udał oraz kto przekazał nowe instrukcje osobie realizującej przewóz. Komunikat „zaktualizowano zlecenie” nie wystarcza jako dowód tego drugiego kroku.

   Gdy po wysłaniu danych połączenie zostanie przerwane, wynik pozostaje do sprawdzenia. Ponowienie zapisu bez ustalenia, co przyjął system docelowy, może stworzyć drugi rekord. W pierwszym zakresie wyznaczamy osobę, która rozstrzyga taki przypadek. Szerszy plan pracy z dokumentami i zespołem znajdziesz na stronie AI w transporcie i logistyce.

5. 05

   Co możemy pokazać, a co trzeba dopiero sprawdzić

   Nasza demonstracja przyjmowania zamówień korzysta z danych syntetycznych. Pokazuje przygotowanie danych i obsługę wybranych błędów; nie jest wdrożeniem w firmie transportowej ani potwierdzonym połączeniem z jej TMS. Nie dowodzi obsługi tras z wieloma przystankami, anulowania przewozu lub dostarczenia instrukcji kierowcy.

   Przed rozszerzeniem zakresu przygotowujemy próbki odpowiadające pracy firmy: poprawione zlecenie, stary plik przesłany ponownie, niejednoznaczny numer, anulowanie po rozpoczęciu realizacji oraz zapis bez potwierdzenia. Dyspozytor określa oczekiwaną decyzję dla każdej próbki. Sprawdzamy również, czy widzi źródło zmiany i może ją odrzucić.

6. 06

   Koszt i przygotowanie do rozmowy

   Małe automatyzacje Syntalith zaczynają się od 7 500 zł. To próg oferty. Wycena integracji transportowej zależy od zakresu. Koszt tego zakresu zależy od formatów wejściowych, sposobu zapisu do TMS lub ERP i obsługi korekt. Aktualne warianty pracy są w cenniku.

   Na rozmowę wystarczą zanonimizowane zlecenie i jego korekta, nazwa używanego systemu oraz opis tego, kto zatwierdza zmianę i przekazuje ją dalej. Jeśli kłopotem jest głównie ręczne porządkowanie maili, zaczniemy od tego fragmentu. Aplikację do obsługi wyjątków zaproponujemy dopiero wtedy, gdy istniejący system i prostsza automatyzacja nie wystarczą.