Zamówienia do ERP w hurtowni: indeks klienta i właściwy produkt

Scenariusz krok po kroku

1. 01

   Ten sam kod na zamówieniach dwóch klientów

   Wyobraźmy sobie dwóch odbiorców hurtowni. Firma A zamawia pod kodem „P-20” białą obudowę, a firma B używa tego samego oznaczenia dla szarej. W katalogu hurtowni są to dwa różne indeksy. Globalny słownik „P-20 oznacza białą obudowę” pozwoliłby poprawnie obsłużyć jednego klienta i pomylić drugiego.

   Dlatego przypisanie musi uwzględniać odbiorcę oraz cechy produktu potrzebne do rozstrzygnięcia wariantu. Jeśli handlowiec zmieni klienta przypisanego do wiadomości, wcześniejsze dopasowania wymagają ponownego sprawdzenia. Nie powinny pozostać zatwierdzone tylko dlatego, że tekst załącznika się nie zmienił.

   Źródłem pomyłki może być także przekazany dalej mail. Nadawca wiadomości, firma wskazana w zamówieniu i odbiorca dostawy nie muszą być tym samym podmiotem. Przed użyciem słownika ustalamy, którego kontrahenta dotyczy zakup. Niejednoznaczna sprawa trafia do operatora.

2. 02

   Sprawdź oznaczenia już zapisane w systemie

   Microsoft opisuje w Dynamics 365 Supply Chain Management zewnętrzne indeksy i opisy przypisane do konta klienta. Mogą wskazywać wewnętrzny numer produktu oraz jego wymiary, na przykład rozmiar lub kolor. Wyszukiwanie na zamówieniu korzysta z oznaczeń właściwego klienta. Dokumentacja indeksów zewnętrznych.

   Instrukcja ma wymagania dotyczące wersji i funkcji programu. Nie dowodzi, że dowolny ERP działa tak samo ani że Syntalith ma gotowy konektor do tej instalacji. Pokazuje natomiast, dlaczego przed budową własnego słownika warto sprawdzić dane utrzymywane już przez hurtownię.

   Jeśli istniejące przypisania są aktualne, pierwszym krokiem może być ich wykorzystanie w imporcie. Dla nieuporządkowanych maili AI może odczytać kod i opis, a dopasowanie do zatwierdzonego słownika powinno pozostać możliwe do odtworzenia. Zgodność samej nazwy nie zastępuje brakującej informacji o wariancie.

3. 03

   Operator powinien widzieć podstawę dopasowania

   Przy każdej pozycji pokazujemy zapis klienta, wybrane konto, wewnętrzny indeks i podstawę przypisania. Oddzielamy dopasowanie z zatwierdzonego słownika od propozycji powstałej na podstawie podobnego opisu. Pracownik powinien rozpoznać, które pozycje wymagają jego decyzji.

   Wariant zastępczy także wymaga osobnego oznaczenia. Brak dostępności białej obudowy nie zmienia kodu klienta w zamówienie szarej. Uzgodnienie zamiennika zachowujemy przy sprawie, razem z tym, czego dotyczyło i kto je potwierdził. Nowe przypisanie na przyszłość powinien zatwierdzić opiekun katalogu.

   Ilość pozostaje związana z jednostką. Nawet poprawny wewnętrzny indeks nie rozstrzyga, czy klient zamówił sztuki, opakowania czy komplet. Poradnik o sztukach i opakowaniach opisuje kontrolę przeliczenia. Tutaj wcześniejszą decyzją jest wybór właściwego produktu dla właściwego odbiorcy.

4. 04

   Co dzieje się po poprawieniu słownika

   Zmiana przypisania nie powinna po cichu zmieniać zatwierdzonych zamówień. W kolejce roboczej można wskazać pozycje wymagające ponownej oceny. Dla dokumentów przekazanych do realizacji potrzebna jest uzgodniona droga korekty i informacja dla osoby prowadzącej sprawę.

   Zachowujemy wersję przypisania użytego przy przygotowaniu pozycji. Dzięki temu handlowiec może wyjaśnić później, dlaczego system zaproponował dany towar. Obsługę poprawionych załączników i ponowień zapisu rozwija automatyzacja zamówień do ERP.

5. 05

   Próba przed podłączeniem hurtowni

   Wybieramy dwa fikcyjne konta z takim samym kodem zewnętrznym, lecz różnymi produktami. Dodajemy zamówienie z przekazanego maila, brakujące przypisanie oraz zmianę kontrahenta po przygotowaniu szkicu. Sprawdzamy też poprawkę słownika po zatwierdzeniu dokumentu.

   Odbiór obejmuje konto klienta, indeks i jednostkę, a następnie zawartość dokumentu w uzgodnionym środowisku ERP. Sam poprawny podgląd w aplikacji pośredniej nie potwierdza wyniku zapisu. Czas obsługi mierzymy razem z wyjaśnianiem braków i kontrolą propozycji.

   Demonstracja przyjęcia zamówień do ERP pokazuje na danych syntetycznych kontrolę katalogu, jednostek i decyzji operatora. Nie potwierdza połączenia z ERP hurtowni ani opisanej tutaj izolacji słowników odbiorców. Ten zakres pozostaje do sprawdzenia w osobnej próbie.

   Na rozmowę o zakresie przygotuj nazwy używanych systemów i przykład oznaczenia, które handlowcy regularnie poprawiają. W cenniku są progi usług. Szerszy wybór między szkoleniem, importem i własną kolejką opisuje AI w hurtowni.