Wpisujesz "wdrożenie AI dla firmy" w Google. Dostajesz 50 wyników. Każda agencja obiecuje "transformację cyfrową", "innowacje AI" i "przewagę konkurencyjną". Strony wyglądają profesjonalnie. Cenniki są niejasne. Case studies ogólnikowe. Jak z tego wybrać firmę, która faktycznie zbuduje działające rozwiązanie, a nie sprzeda Ci opakowany ChatGPT za 50 000 zł?
Ten artykuł to checklist. 25 pytań, które powinieneś zadać przed podpisaniem umowy. Jeśli agencja nie potrafi na nie odpowiedzieć konkretnie - szukaj dalej.
Część 1: Portfolio i doświadczenie
Pytanie 1: Pokaż mi 3 wdrożenia podobne do mojego
Nie "podobne branżowo". Podobne pod względem:
- Typu rozwiązania (chatbot, voicebot, RAG, custom agent)
- Skali (liczba użytkowników, wolumen zapytań)
- Złożoności integracji (jakie systemy)
Czerwona flaga: "Mamy duże doświadczenie, ale nie możemy pokazać ze względu na NDA". Każda poważna agencja ma choćby 2-3 case studies, które może pokazać. Jeśli nie ma ani jednego - albo nie ma doświadczenia, albo klienci nie byli zadowoleni.
Pytanie 2: Czy mogę porozmawiać z poprzednim klientem?
Referencja telefoniczna to najlepsza weryfikacja. Zapytaj klienta:
- Czy projekt zmieścił się w budżecie i czasie?
- Jak wygląda wsparcie po wdrożeniu?
- Co byś zmienił, gdybyś wybierał ponownie?
Czerwona flaga: "Nasi klienci są zajęci, ale mamy opinie na stronie". Opinie na stronie pisze agencja. Referencja telefoniczna to rozmowa z prawdziwym człowiekiem.
Pytanie 3: Kto konkretnie będzie pracował nad moim projektem?
Duże agencje sprzedają doświadczeniem seniorów, a projekt realizują juniorzy. Zapytaj:
- Imiona i nazwiska osób przypisanych do projektu
- Ich doświadczenie z podobnymi wdrożeniami
- Czy te same osoby będą od startu do końca
Czerwona flaga: "Przydzielimy najlepszy zespół" bez podania kto to jest.
Pytanie 4: Jakie technologie używacie i dlaczego?
Dobra agencja powie: "Dla Twojego przypadku użyjemy X, bo Y. Rozważaliśmy też Z, ale nie pasuje, bo W."
Czerwona flaga: "Używamy najnowszych technologii AI" bez konkretów. Albo odwrotnie: "Używamy tylko jednego narzędzia do wszystkiego" - to znaczy, że mają młotek i każdy problem widzą jako gwóźdź.
Część 2: Cennik i model rozliczeń
Pytanie 5: Ile to kosztuje - setup i miesięcznie?
Transparentny cennik to minimum. Powinieneś wiedzieć:
- Koszt wdrożenia (jednorazowy)
- Koszt miesięczny (hosting, utrzymanie, API)
- Co wchodzi w cenę, a co jest ekstra
- Jak rosną koszty przy wzroście użycia
Czerwona flaga: "Musimy to wycenić indywidualnie" na standardowy produkt (chatbot, voicebot). Indywidualna wycena jest OK dla dużych projektów custom. Dla chatbota na stronę agencja powinna mieć cennik.
Pytanie 6: Czy cena jest stała czy może się zmienić?
Zapytaj wprost:
- Czy podana kwota to cena końcowa?
- Co się dzieje, gdy zakres się zmieni?
- Czy są ukryte koszty (licencje, API, hosting)?
- Jak rozliczane są zmiany w trakcie projektu?
Czerwona flaga: Brak zapisanego cennika. Wszystko "do ustalenia". Zmiany wyceniane po stawce godzinowej bez limitu.
Pytanie 7: Co się dzieje po zakończeniu umowy?
To pytanie, które mało kto zadaje, a jest kluczowe:
- Czy dostaję kod źródłowy?
- Czy mogę przenieść rozwiązanie do innego dostawcy?
- Czy dane pozostają moje?
- Jakie są koszty wyjścia?
Czerwona flaga: "Rozwiązanie działa na naszej platformie i nie może być przeniesione". To vendor lock-in. Płacisz za coś, co nigdy naprawdę nie będzie Twoje.
Pytanie 8: Jaki jest koszt, gdyby projekt się opóźnił?
Opóźnienia się zdarzają. Pytanie brzmi: kto za nie płaci?
- Opóźnienie po stronie agencji - kto pokrywa koszty?
- Opóźnienie po Twojej stronie (np. brak danych) - jak to wpływa na harmonogram?
- Czy jest bufor czasowy w harmonogramie?
Czerwona flaga: Brak zapisanych konsekwencji opóźnień. Ani dla jednej, ani dla drugiej strony.
Część 3: RODO i bezpieczeństwo danych
Pytanie 9: Gdzie hostowane są dane?
Jedyna prawidłowa odpowiedź dla firmy w UE: w Unii Europejskiej. Dopytaj:
- Który dostawca chmury (AWS, Azure, GCP, OVH)?
- Który region (Warszawa, Frankfurt, Amsterdam)?
- Czy dane mogą być transferowane poza UE?
Czerwona flaga: "Dane są w chmurze" bez podania lokalizacji. Albo: "Używamy serwerów w USA, ale mamy adequacy decision". To komplikuje RODO.
Pytanie 10: Czy trenujecie modele na moich danych?
To pytanie dotyczy tego, czy Twoje dane (rozmowy klientów, dokumenty, zapytania) są używane do ulepszania modeli AI dostawcy.
Prawidłowa odpowiedź: "Nie. Twoje dane służą wyłącznie do obsługi Twojego rozwiązania."
Czerwona flaga: Unikanie odpowiedzi. "Anonimizujemy dane przed treningiem" - to wciąż przetwarzanie.
Pytanie 11: Jak wygląda umowa powierzenia przetwarzania danych?
Jeśli agencja przetwarza dane osobowe Twoich klientów (a chatbot/voicebot prawie zawsze to robi), potrzebujesz umowy powierzenia (DPA). Sprawdź:
- Czy agencja ma gotowy wzór DPA?
- Czy jest zgodny z Art. 28 RODO?
- Jakie środki techniczne i organizacyjne stosuje?
Czerwona flaga: "Co to DPA?" Albo: "Nie potrzebujemy tego, bo nie przetwarzamy danych osobowych" (a chatbot zbiera imiona, maile, numery telefonów).
Pytanie 12: Co się dzieje z danymi po zakończeniu współpracy?
- Czy dane są usuwane?
- W jakim terminie?
- Czy dostajesz eksport?
- Czy usunięcie jest potwierdzane pisemnie?
Czerwona flaga: Brak polityki retencji danych. Brak procedury usunięcia.
Część 4: SLA i gwarancje
Pytanie 13: Jaki jest gwarantowany uptime?
Standard rynkowy:
- 99,5% - akceptowalne (do 3,6h przestoju/miesiąc)
- 99,9% - dobry (do 43 min/miesiąc)
- 99,99% - enterprise (do 4 min/miesiąc)
Czerwona flaga: Brak SLA. "Staramy się, żeby działało" to nie gwarancja.
Pytanie 14: Co się dzieje, gdy coś się zepsuje?
- Jaki jest czas reakcji na zgłoszenie? (1h? 4h? 24h?)
- Jaki jest czas naprawy? (4h? 8h? "Jak najszybciej"?)
- Kto jest dostępny? (Support 24/7? Tylko w godzinach biurowych?)
- Jakie są kary za niedotrzymanie SLA?
Czerwona flaga: SLA bez kar. Jeśli agencja nic nie traci za niedotrzymanie gwarancji, to nie jest gwarancja - to życzenie.
Pytanie 15: Kto odpowiada za aktualizacje i utrzymanie?
AI to nie jest "wdróż i zapomnij". Modele się starzeją, API się zmieniają, pojawiają się nowe wymagania. Zapytaj:
- Kto aktualizuje model, gdy jakość spada?
- Kto reaguje na zmiany API dostawców (OpenAI, Anthropic)?
- Czy aktualizacje są w cenie, czy płatne osobno?
- Jak często przeglądacie jakość odpowiedzi?
Czerwona flaga: "Wdrożymy i będzie działać samo". Nie będzie.
Część 5: Proces i komunikacja
Pytanie 16: Jak wygląda projekt od startu do końca?
Dobra agencja ma udokumentowany proces:
1. Discovery / analiza potrzeb
2. Prototyp / demo na Twoich danych
3. Iteracja na podstawie feedbacku
4. Testy i optymalizacja
5. Wdrożenie produkcyjne
6. Szkolenie zespołu
7. Wsparcie poprodukcyjne
Czerwona flaga: Brak jasnego procesu. "Zaczniemy i zobaczymy" to przepis na katastrofę.
Pytanie 17: Jak szybko zobaczę działający prototyp?
Prosta zasada: jeśli agencja nie potrafi pokazać działającego prototypu w 1-2 tygodnie, to albo nie ma doświadczenia, albo projekt jest bardziej złożony niż mówią.
Czerwona flaga: "Prototyp po 2 miesiącach". Na prototyp nie potrzeba 2 miesięcy. Potrzeba 5-10 dni i dostępu do Twoich danych.
Pytanie 18: Jak się komunikujemy w trakcie projektu?
- Regularne statusy (tygodniowe minimum)
- Dostęp do narzędzia projektowego (Jira, Linear, Asana)
- Dedykowany kontakt (nie formularz supportowy)
- Jasne punkty decyzyjne (co wymaga Twojej akceptacji)
Czerwona flaga: "Odezwiemy się, jak będzie gotowe". Zero widoczności w trakcie projektu.
Część 6: Kwestie prawne
Pytanie 19: Kto jest właścicielem kodu?
Jedyna prawidłowa odpowiedź: Ty. Po zapłaceniu za wdrożenie kod źródłowy powinien być Twój. Sprawdź:
- Czy umowa przenosi prawa majątkowe?
- Czy dostajesz repozytorium kodu?
- Czy możesz modyfikować kod samodzielnie lub z innym dostawcą?
Czerwona flaga: "Kod jest naszą własnością intelektualną, ale udzielamy licencji". To znaczy, że płacisz za coś, czego nie posiadasz.
Pytanie 20: Co z licencjami zewnętrznymi?
Rozwiązania AI często korzystają z zewnętrznych API i bibliotek. Zapytaj:
- Jakie licencje zewnętrzne są potrzebne?
- Kto za nie płaci?
- Co się stanie, gdy dostawca API zmieni cennik?
Pytanie 21: Czy umowa zawiera klauzulę poufności?
Standard, ale warto upewnić się, że obejmuje:
- Dane Twojej firmy
- Dane Twoich klientów
- Szczegóły rozwiązania
- Warunki komercyjne
Kompaktowa checklista
Wydrukuj i weź na spotkanie z potencjalną agencją:
Portfolio:
- [ ] 3+ wdrożenia podobnego typu
- [ ] Referencja telefoniczna od klienta
- [ ] Zespół projektowy podany z imienia i nazwiska
- [ ] Konkretny stack technologiczny z uzasadnieniem
Cennik:
- [ ] Transparentna cena setup + miesięczna
- [ ] Stała cena lub jasny mechanizm zmian
- [ ] Kod źródłowy na własność
- [ ] Brak vendor lock-in
RODO:
- [ ] Hosting w UE (konkretna lokalizacja)
- [ ] Brak trenowania na Twoich danych
- [ ] Gotowa umowa DPA
- [ ] Procedura usunięcia danych
SLA:
- [ ] Gwarantowany uptime (min. 99,5%)
- [ ] Czas reakcji i naprawy (zapisany)
- [ ] Kary za niedotrzymanie SLA
- [ ] Plan aktualizacji i utrzymania
Proces:
- [ ] Udokumentowany proces wdrożenia
- [ ] Prototyp w 1-2 tygodnie
- [ ] Regularne statusy projektowe
- [ ] Szkolenie zespołu w cenie
4 sygnały ostrzegawcze
Na koniec - cztery sytuacje, w których powinieneś wstać i wyjść ze spotkania:
1. "Nie możemy podać ceny bez 3-miesięcznego audytu" - na standardowe rozwiązania (chatbot, voicebot) cenę da się podać po 30-minutowej rozmowie.
2. "Nasze rozwiązanie jest oparte na autorskiej platformie" - to vendor lock-in w przebraniu. Poproś o alternatywę open-source lub cloud-native.
3. "RODO to nie problem, załatwimy" - każdy, kto mówi, że RODO "to nie problem", nie rozumie RODO. To poważna regulacja z karami do 4% rocznego obrotu.
4. "Gwarancję dajemy na efekty biznesowe" - nikt nie może zagwarantować, że chatbot zwiększy Ci sprzedaż o 30%. Można zagwarantować uptime, czas reakcji, jakość techniczną. Efekty biznesowe zależą od 20 czynników, z których agencja kontroluje 3.
Podsumowanie
Wybór agencji AI to nie kwestia pięknej strony ani przekonujących slajdów. To kwestia konkretów:
- Portfolio - pokaż, nie opowiadaj
- Cennik - zapisany, transparentny, bez niespodzianek
- RODO - hosting w UE, DPA, brak trenowania na danych
- SLA - gwarancje z konsekwencjami
- Proces - prototyp w 2 tygodnie, nie prezentacja PowerPoint
Zadaj 25 pytań z tego artykułu. Agencja, która odpowie na wszystkie konkretnie i bez kręcenia, jest warta Twojego czasu i pieniędzy.
---
Szukasz agencji, która odpowiada na te pytania wprost? Porozmawiajmy - Syntalith, Warszawa. Transparentny cennik, kod na własność, hosting w Polsce. Demo w 7 dni.
---
Powiązane artykuły: