Agent AI w administracji przychodni

Kierownik administracji widzi tę pracę przy przekazywaniu spraw między pracownikami. Jedna osoba odebrała plik, druga zapytała o numer, a trzecia dostała uzupełnienie. Zanim ktokolwiek zajmie się dalszą obsługą, musi odtworzyć rozmowę. Lista otrzymanych dokumentów niewiele pomaga, jeśli nie wiadomo, czego dotyczy załącznik i kto już poprosił o wyjaśnienie.

W Syntalith proponujemy agenta AI, który połączy wybrane źródła dokumentów z rejestrem spraw administracyjnych i zatwierdzoną listą potrzebnych informacji. Pracownik widzi przy sprawie otrzymane materiały, brak wymagający wyjaśnienia i szkic wiadomości do sprawdzenia. Korzysta z tego podczas obsługi korespondencji oraz przekazywania niezakończonych spraw kolejnej osobie. Zakres dotyczy wymagań administracyjnych placówki, bez oceniania, czy dokumentacja wystarcza do diagnozy lub udzielenia świadczenia.

Plik przyszedł bez numeru zgłoszenia

Załóżmy, że przychodnia otrzymuje potwierdzenie płatności w odpowiedzi na pytanie o rozliczenie wizyty. W tym obiegu przychodnia prosi o numer sprawy przy dosyłanym potwierdzeniu. Nadawca go pomija, a pracownik ma kilka otwartych zgłoszeń, do których wiadomość mogłaby się odnosić. Samo nazwisko nie pozwala wybrać właściwego.

Agent może wskazać brak numeru w dostępnej wiadomości i przygotować krótką prośbę o jego podanie. Pracownik sprawdza, czy numeru rzeczywiście nie ma w otrzymanych materiałach, i wysyła pytanie. Po odpowiedzi nadawcy ustala przypisanie załącznika. Uzupełnienie pozostaje razem z wcześniejszą rozmową, więc kolega przejmujący sprawę widzi, na jakiej podstawie dołączono dokument.

Lista potrzebnych informacji pochodzi od osoby odpowiedzialnej za ten obieg w placówce. W innym rodzaju sprawy może być inna. Agent wskazuje braki względem tej listy i nie ustala własnych wymagań. Gdy brakuje załącznika wymienionego w prośbie, pracownik dostaje pytanie o ten konkretny materiał, zamiast ogólnego wezwania do „uzupełnienia dokumentacji”.

Co oznacza informacja, że dokument jest w systemie

Przy wyborze rozwiązania warto obejrzeć, co obecny system zapisuje po otrzymaniu pliku. Czy pracownik otwiera stąd sam dokument? Czy widzi, do której sprawy go przypisano? Odpowiedzi pomagają ustalić, czy problem dotyczy znalezienia materiału, czy uzyskania informacji potrzebnej do jego obsługi.

HL7 FHIR R5 opisuje DocumentReference jako sposób indeksowania dokumentów, z osobnymi statusami odwołania i dokumentu. Taki zapis techniczny nie zastępuje ustalenia, do której sprawy administracyjnej należy otrzymany plik. Wymagania dla sprawy określa placówka.

Jeżeli używany formularz pozwala wymagać numeru sprawy i wskazanego załącznika, warto zacząć od jego konfiguracji. Przy jednolitych zgłoszeniach zwykłe reguły mogą od razu wskazać puste pole. Model jest bardziej przydatny tam, gdzie pracownicy czytają swobodne wiadomości, szukają odpowiedzi w osobnych wątkach i potrzebują dopasować pytanie do tego, co nadawca już przesłał. To ten odcinek pracy uzasadnia rozmowę o połączeniu źródeł z agentem.

Zespół powinien móc przejąć rozpoczętą rozmowę

Przy sprawie warto zachować prośbę i odpowiedź także wtedy, gdy trafiają do różnych pracowników. Zastępca może wtedy kontynuować rozpoczętą rozmowę. Niejasne przypisanie wiadomości pozostaje do wyjaśnienia przez zespół.

Osobną potrzebą jest odnajdywanie instrukcji, jak obsłużyć dany rodzaj pytania. Ten zakres opisujemy w artykule o bazie wiedzy dla administracji placówek medycznych. Tutaj pracownik zna wymagania swojej sprawy i potrzebuje zebrać brakujące materiały.

Zacznijmy od jednego obiegu administracyjnego

Pierwszy projekt może objąć wybrany rodzaj zgłoszeń i zespół, który dziś ręcznie dopasowuje załączniki oraz wraca po uzupełnienia. Wspólnie ustalimy źródła dostępne agentowi i miejsce, w którym pracownik korzysta z przeglądu. Placówka wskazuje aktualne wymagania, osoby uprawnione do pracy ze sprawami i sposób prowadzenia korespondencji.

Na fikcyjnej sprawie odzwierciedlającej wasz obieg można obejrzeć, czy pracownik rozumie wskazany brak i potrafi przygotować właściwy kontakt z nadawcą. Pozwala to omówić użyteczność widoku przed udostępnianiem rzeczywistych materiałów. Zasady rozliczenia prac znajdziesz w cenniku Syntalith.

Porozmawiajmy o agencie dla administracji placówki. Opisz sytuację, w której dokument już dotarł, ale zespół nadal musiał szukać informacji potrzebnej do jego przypisania. Wystarczy powiedzieć, gdzie pojawił się plik i kto wrócił do nadawcy z pytaniem. Od tego zaczniemy ustalanie zakresu.