Agent AI przed potwierdzeniem przeglądu

Syntalith może połączyć korespondencję z klientem z używanym rejestrem zleceń. Koordynator widziałby przy proponowanej wizycie odpowiedzi od poszczególnych osób oraz pytanie, które nadal wymaga kontaktu. To przydatny zakres, gdy ustalenia z recepcją i osobą odpowiedzialną za urządzenie trafiają do różnych wątków, a przed każdym telefonem trzeba je ponownie czytać.

Recepcja potwierdziła wejście, produkcja jeszcze nie odpowiedziała

Załóżmy, że proponowana wizyta dotyczy przeglądu sprężarki A we wtorek rano. Klient potwierdził możliwość wejścia przez recepcję zakładu. W wiadomości nie ma jednak informacji o dostępie do sprężarki, a wskazana osoba z produkcji nie odpowiedziała na pytanie o jej udostępnienie w tym czasie.

Agent może pokazać koordynatorowi potwierdzenie wejścia z odnośnikiem do maila oraz otwartą prośbę dotyczącą sprężarki A. Do kontaktu z produkcji przygotuje szkic:

Proponujemy przegląd sprężarki A we wtorek rano. Mamy już potwierdzenie wejścia do zakładu przez recepcję. Czy mogą Państwo potwierdzić dostęp do sprężarki A w tym czasie? Potrzebujemy tej informacji przed potwierdzeniem wizyty.

Koordynator sprawdza oznaczenie urządzenia i proponowany termin, a następnie wysyła wiadomość. Gdy właściwa osoba po stronie klienta odpowie, jej ustalenie pozostaje przy zleceniu. Przed potwierdzeniem wizyty koordynator uwzględnia tę odpowiedź i sprawdza rezerwacje technika oraz potrzebnego sprzętu.

Odpowiedź musi dotyczyć urządzenia i proponowanego terminu

Krótki mail „potwierdzam” jest użyteczny, gdy wiadomo, na jakie pytanie odpowiada. Koordynator powinien móc otworzyć poprzednią wiadomość i zobaczyć wskazane urządzenie oraz termin. Jeśli odpowiedź odnosi się tylko do wejścia na teren obiektu, wciąż potrzebuje ustalenia dotyczącego samej sprężarki.

Podobnie przy zmianie propozycji terminu: wcześniejsza odpowiedź klienta pozostaje częścią historii, ale koordynator musi uzyskać ustalenie dla nowego okna. Agent może odnaleźć osobę prowadzącą tę rozmowę i przygotować pytanie z odniesieniem do zmiany. Kolega przejmujący zlecenie widzi wtedy, o co już zapytano i na czyją odpowiedź zespół czeka.

Firma serwisowa określa, jakie informacje o dostępie trzeba zebrać i kto może potwierdzić wizytę. Projekt dotyczy tej korespondencji. Nie obejmuje oceny technicznej gotowości urządzenia, warunków bezpieczeństwa ani wymagań prawnych dotyczących przeglądu.

Sprawdź, co można zapisać przy zleceniu

Obecny program serwisowy może już mieć miejsce na potrzebne ustalenia. Microsoft opisuje wymagania planowania w Dynamics 365 Field Service, obejmujące lokalizację, czas trwania, okna czasowe i wymagane cechy. Takie pola pomagają zapisać informacje wykorzystywane przy organizacji zlecenia.

Jeśli zespół otrzymuje odpowiedzi w jednym miejscu i od razu zapisuje je przy właściwym urządzeniu, konfiguracja obecnego narzędzia może wystarczyć.

Agenta warto rozważyć, gdy koordynator nadal musi wyciągać ustalenia z rozproszonej korespondencji i odróżniać zgodę na wejście od odpowiedzi o dostępie do urządzenia.

Dostępność techników i zestawów serwisowych to osobna część przygotowania wizyty. Połączenie ich rezerwacji opisujemy w artykule o planowaniu serwisu urządzeń.

Połącz odpowiedzi klienta z pracą koordynatora

Pierwszy projekt agenta AI w Syntalith może objąć zbieranie potwierdzeń dostępu dla jednego zespołu serwisowego. Połączylibyśmy wskazaną skrzynkę pocztową z rejestrem zleceń, zachowując odpowiedzi przy urządzeniu i proponowanej wizycie. Koordynator otrzymywałby szkice brakujących pytań do sprawdzenia i wysłania. Potwierdzanie wizyt pozostałoby po jego stronie.

Wasz zespół wskazuje wymagane ustalenia, kontakty po stronie klientów i osoby uprawnione do potwierdzania terminów. Na zakończonej sprawie możemy wspólnie sprawdzić, czy koordynator odnajduje odpowiedź dotyczącą konkretnego urządzenia i wie, do kogo wrócić po brakujące potwierdzenie.

Opowiedz o wizycie, przed którą potrzebny był jeszcze jeden telefon, bo potwierdzenie wejścia do zakładu uznano za zgodę na dostęp do urządzenia. Gdzie trafiły odpowiedzi klienta? Taki opis wystarczy, żeby zacząć rozmowę o potrzebnym połączeniu z obecnym systemem. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.