Agent AI przy zmianie warunków dostawcy

Co zmieni się w obsłudze zgłoszeń

Dostawca proponuje zastąpienie kontaktu mailowego zgłoszeniami w portalu. Zespół zakupów znalazł ten zapis, ale nie wie, jak obsługa korzysta dziś z poczty. Agent przygotowuje pytanie do kierownika obsługi: w jakich sytuacjach zgłoszenia przekazujecie dziś mailem i kto je wysyła? Odpowiedź wskazuje konkretny temat do negocjacji: kto będzie mógł zgłaszać sprawy w portalu i jak dotychczasowa korespondencja pozostanie dostępna.

Agent zachowuje też odpowiedzi „ta zmiana nas nie dotyczy”. Dzięki temu kupiec wie, kogo już zapytał, i nie rozsyła całego dokumentu ponownie. Nie każdy komentarz jest stanowiskiem firmy: jedna osoba wskazuje trudność, druga proponuje obejście, a podsumowanie zachowuje obie wypowiedzi i pytanie do decyzji.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 35% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Najdroższy w tym procesie bywa skutek, którego nikt nie zgłosił przed podpisem: portal bez dostępu dla magazynu albo krótszy termin reklamacji, o którym dowiaduje się dział jakości. Dlatego w próbie liczymy też zapisy, przy których agent wskazał zespół, a zakupy wcześniej by go nie zapytały.

Kiedy wystarczy porównanie w edytorze

Microsoft Word porównuje dwa dokumenty i pokazuje różnice w trzecim, bez zmiany oryginałów. Przy małej zmianie i jednym odbiorcy to wystarczy. Praca rośnie, gdy odpowiedzi trzeba zebrać od kilku zespołów i połączyć z pytaniami do dostawcy: wtedy najwięcej czasu zajmuje rozsyłanie, przypominanie i zestawianie uwag.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jeden rodzaj dostawców i osoby, które biorą udział w przeglądzie. Na zakończonym przeglądzie sprawdzamy, czy pytanie trafia do osoby znającej praktykę, a odpowiedź pomaga kupcowi rozmawiać o konkretnej zmianie. Takie wdrożenie budujemy w ramach agentów AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.