Szkolenie AI dla zarządu: od propozycji do decyzji o pilotażu

W Syntalith proponujemy szkolenie dla zespołu zarządzającego obejmujące wybór procesu, porównanie sposobów jego usprawnienia i ocenę oferty dostawcy. Dalsza część dotyczy przygotowania pilotażu, podziału odpowiedzialności oraz decyzji o kontynuacji, zmianie zakresu lub zakończeniu prac. Przygotowanie zaczynamy od jednej rozważanej inicjatywy. Do niej dobieramy materiały dopuszczone do użycia i zadania dla poszczególnych ról, z uwagami do przygotowanych ocen i samodzielną próbą na nowym przypadku.

Najpierw ustalić, którą pracę firma chce zmienić

Pomysł „AI do obsługi klienta” jest zbyt szeroki, żeby porównać oferty. Może dotyczyć wyszukiwania informacji, pisania odpowiedzi albo przekazywania spraw między zespołami. Program obejmuje opisanie wybranego fragmentu pracy: gdzie powstaje opóźnienie, kto się nim zajmuje i co musi być gotowe, aby sprawa mogła przejść dalej. Kierownik wnosi znajomość codziennej pracy, a zarząd określa, dlaczego zajmowanie się tym problemem ma teraz znaczenie.

Na tej podstawie można rozważyć różne rozwiązania. Funkcja obecnego systemu może już obsługiwać potrzebne zadanie. W innym przypadku wystarczy praktyka zespołu, połączenie narzędzi albo zmiana sposobu przekazywania informacji. Własna aplikacja wymaga porównania z tymi możliwościami. Na szkoleniu menedżerowie pracują nad uzasadnieniem wyboru i pytaniami, na które trzeba odpowiedzieć przed zamówieniem prac.

Czytanie oferty razem z obowiązkami firmy

Kolejna część programu dotyczy zakresu dostawcy. Co obejmuje prezentowany prototyp, a co trzeba jeszcze przygotować do użytkowania? Kto zapewni dostęp do źródeł i kto będzie utrzymywał połączenia z firmowymi systemami? Uczestnicy porównują opis usługi z pracą pozostającą po stronie własnego zespołu. W ten sposób ujawniają się zależności, których prezentacja dostawcy nie pokazuje.

Osobnym tematem jest przegląd wyników. Kierownik potrzebuje wiedzieć, kto potrafi ocenić odpowiedź lub dokument i ile uwagi wymaga poprawianie błędów. Liczba wygenerowanych tekstów nie opisuje tej pracy. W propozycji pilotażu powinno więc znaleźć się porównanie całego zadania z dotychczasowym sposobem wykonania, łącznie ze zbieraniem informacji i kontrolą.

Ile pracy zostaje po wygenerowaniu odpowiedzi

W hipotetycznym pokazie AI przygotowuje płynną odpowiedź serwisową. Przed jej wykorzystaniem menedżer nadal musi znaleźć fakty dotyczące klienta i sprawdzić, czy tekst nie obiecuje czegoś, czego firma nie uzgodniła. Szybkie napisanie szkicu nie mówi zatem, jak długo potrwa przygotowanie odpowiedzi gotowej do wysłania.

Próba takiego rozwiązania powinna objąć także wyszukiwanie faktów, przegląd zobowiązań i poprawki. Porównanie z obecną pracą pokaże, gdzie rzeczywiście zmienił się nakład i czy wynik spełnia uzgodnione wymagania. Jeżeli zespół zyska czas, trzeba jeszcze określić jego wykorzystanie; większa dostępność pracowników nie oznacza automatycznie zmniejszenia wydatków.

Pilotaż, po którym można podjąć dalszą decyzję

W programie menedżerowie pracują nad zakresem próby: jakie sprawy obejmuje, kto je oceni i jakie obserwacje będą potrzebne na końcu. Kryteria odnoszą się do pracy, którą firma chce zmienić. Mogą dotyczyć jakości odpowiedzi, nakładu na jej kontrolę lub możliwości obsługi zadania w używanym środowisku. Warto też określić, czego próba nie obejmuje, na przykład pracy zespołów z innych działów.

Rozmowa o zakończeniu pilotażu obejmuje kilka możliwych decyzji. Rozszerzenie projektu wymaga potwierdzenia, że zespół poradzi sobie z dalszym zakresem. Zmiana może być potrzebna, gdy narzędzie działa, ale wybrano niewłaściwy etap procesu. Zakończenie prac jest uzasadnioną opcją, jeśli rozwiązanie nie spełnia ustalonych wymagań.

Pomocnym punktem odniesienia jest NIST AI RMF 1.0 z 2023 roku. Dobrowolne ramy obejmują zarządzanie odpowiedzialnością, rozpoznanie kontekstu, pomiar i zarządzanie ryzykiem; do oceny wraca się w toku projektu, gdy zmieniają się warunki lub pojawiają nowe informacje. NIST informuje o trwającej rewizji tego materiału.

Jeżeli celem jest regularne przygotowywanie materiałów na spotkania, zobacz AI dla menedżerów i zarządu. Ta oferta dotyczy także źródeł, aktualności dokumentów i otwartych pytań przed decyzją.

Wspólna decyzja, różne zadania uczestników

Zarząd potrzebuje porównania inicjatywy z innymi priorytetami i uzasadnienia dalszego finansowania. Kierownik działu ocenia zmianę pracy zespołu, dostępność osób i jakość wyników. IT oraz zakupy wyjaśniają zależności techniczne, zakres dostawcy i późniejszą obsługę rozwiązania. Część wspólna pozwala zestawić te perspektywy, a zadania dla poszczególnych ról odpowiadają ich udziałowi w decyzji.

Doświadczenie zarządcze nie przesądza o znajomości AI. Osoba zaczynająca pracę z narzędziem potrzebuje poznać sposób przygotowania i sprawdzania szkicu. Regularny użytkownik może skupić się na porównaniu propozycji i ocenie założeń. Zakres wprowadzenia, format spotkań i ewentualną pracę między nimi ustalamy przed szkoleniem.

Przy ocenie użyteczności zajęć ważna jest treść przygotowanego uzasadnienia: czy czytelnik rozumie proponowaną próbę, obowiązki firmy i podstawę kolejnej decyzji. Uwagi prowadzącego odnoszą się do braków w tych fragmentach, a autor poprawia własną ocenę. W późniejszym samodzielnym zadaniu zmienia się informacja o dostępie do potrzebnych danych, co wymaga ponownego rozpatrzenia zakresu pilotażu.

Jeżeli główna trudność dotyczy już kupionych, słabo wykorzystywanych narzędzi, przydatny będzie także artykuł o zwiększaniu użycia AI po zakupie licencji.

Na pierwszą rozmowę z Syntalith wystarczy opis jednej decyzji o AI, która utknęła. Ustalimy, co utrudnia jej podjęcie, które części programu odpowiadają tej sytuacji i kogo zaprosić do pracy. Materiały oraz przygotowanie ćwiczeń omówimy na tej podstawie, bez potrzeby przesyłania poufnej oferty na początek. Dzień warsztatu dla zespołu w Syntalith zaczyna się od 2 450 zł netto (cennik).