Szkolenie AI dla księgowych: praca z dokumentami i danymi

W Syntalith proponujemy szkolenie AI dla biura rachunkowego obejmujące porównywanie informacji z dokumentów, rozpoznawanie niezgodności, przygotowanie podsumowań do zamknięcia i korzystanie z zatwierdzonych procedur. Korespondencja z klientem lub innym działem jest częścią tej pracy, gdy do wyjaśnienia sprawy brakuje informacji. Program przygotowujemy wokół wybranych zadań księgowości, z ćwiczeniami dopasowanymi do dokumentów, ról i narzędzia dopuszczonego w firmie. Proponowany zakres obejmuje uwagi do własnych prób oraz samodzielne zadanie na nowym materiale.

Co zespół przećwiczy na dokumentach

Przy porównywaniu faktury, zamówienia i potwierdzenia przyjęcia ważne jest zarówno znalezienie różnicy, jak i ustalenie, co właściwie porównano. Zespół pracuje nad zestawieniem danych z zachowaniem oznaczeń dokumentów, zakresu i okresu. Dzięki odwołaniom do źródeł osoba sprawdzająca może wrócić do konkretnego zapisu. W tej części zajęć mieści się także rozpoznanie, czy materiał pokazuje niezgodność, czy po prostu nie zawiera jeszcze wszystkich potrzebnych informacji.

Kolejnym obszarem jest uporządkowanie spraw pozostających do wyjaśnienia. Długie notatki i wiadomości trzeba zamienić w zestawienie, w którym widać, czego dotyczy problem, co już sprawdzono i jakiej informacji nadal brakuje. Taki materiał przydaje się kierownikowi podczas przeglądu przed zamknięciem oraz koledze przejmującemu sprawę. Ćwiczenia obejmują aktualizację podsumowania po otrzymaniu nowego dokumentu lub odpowiedzi, żeby wcześniejsza wątpliwość nie pozostawała w nim jako bieżący problem.

Praca z procedurami dotyczy zatwierdzonych instrukcji firmy. Można przećwiczyć odnalezienie fragmentu odpowiadającego na pytanie pracownika i przygotowanie krótkiego objaśnienia z odwołaniem do tego zapisu. Gdy instrukcja nie rozstrzyga danej sytuacji, rezultatem pracy jest pytanie do osoby odpowiedzialnej za procedurę. Program dotyczy wykorzystania informacji; nie obejmuje doradztwa księgowego lub podatkowego ani podejmowania decyzji o księgowaniu i płatnościach.

Częściowa dostawa w podsumowaniu AI

W fikcyjnym przykładzie otrzymana faktura i zamówienie dotyczą całego zamówionego towaru, a dostępne potwierdzenie przyjęcia dokumentuje dostawę częściową. Szkic AI stwierdza, że firma nie otrzymała towaru. Poprawne podsumowanie zachowuje różnicę: część została przyjęta, a w przekazanym materiale brakuje potwierdzenia dotyczącego reszty. Przy tej informacji znajdują się numer zamówienia i odwołanie do dostępnego dokumentu przyjęcia.

Do magazynu trafia konkretne pytanie: „Dla tego zamówienia mamy potwierdzenie przyjęcia części towaru. Czy istnieje kolejne potwierdzenie dotyczące pozostałej części? Jeśli tak, proszę o jego wskazanie”. Odpowiedź pozwoli uzupełnić materiał do przeglądu. Sam niepełny zestaw dokumentów nie daje podstaw do stwierdzenia, że nie dotarła cała dostawa.

Jak dopasować program do waszej księgowości

Osoba przygotowująca zestawienia potrzebuje praktyki w porównywaniu źródeł i opisywaniu różnic. Kierownik pracuje z krótszym materiałem: podsumowaniem otwartych spraw, z którego powinno wynikać, co wymaga jego uwagi. Pracownik zakupów lub magazynu może dołączyć do części dotyczącej informacji przekazywanych między działami. Jego perspektywa pomaga ustalić, jak opisać rozbieżność, żeby dało się odnaleźć właściwy zapis.

W biurze rachunkowym przykłady uwzględniają dokumenty i odpowiedzi otrzymywane od klientów oraz różnice między ich sposobami pracy. Ćwiczenia zachowują rozdzielenie spraw poszczególnych klientów. W dziale wewnętrznym większą część programu może zajmować łączenie informacji dostępnych różnym osobom w tej samej firmie. W obu przypadkach dobór materiałów zaczyna się od zadań, które najczęściej wracają do poprawy lub wyjaśnienia.

Doświadczenie księgowe i znajomość AI ustalamy osobno. Osoba z dużym stażem może potrzebować wprowadzenia do narzędzia. Regularny użytkownik AI więcej czasu poświęci porównaniu wersji i poprawianiu własnych zestawień.

Przed zajęciami uzgadniamy dostęp do narzędzia oraz dokumenty dopuszczone do wykorzystania; możliwa jest też praca na fikcyjnych materiałach odzwierciedlających zadania zespołu. Terminy uwzględniają okresy zamknięcia. Ustalamy, czy zakres zmieści się w jednym warsztacie, czy potrzebne będą spotkania rozdzielone samodzielną pracą.

Po czym ocenić użyteczność zajęć

Osoba zamawiająca szkolenie powinna wiedzieć, jaką pracę uczestnicy będą omawiać i poprawiać. W proponowanym programie uwagi dotyczą konkretnych miejsc: różnicy bez wskazanego źródła, pominiętej odpowiedzi klienta albo podsumowania, które nie pokazuje, co zostało otwarte. Autor wraca do własnego materiału i przygotowuje poprawkę. Kierownik może wtedy zobaczyć, czy otrzymał zestawienie nadające się do przeglądu, czy nadal musi odtwarzać sprawę z załączników.

W samodzielnym zadaniu pojawia się wcześniej brakujące potwierdzenie przyjęcia, a autor aktualizuje podsumowanie i pytanie do magazynu zgodnie z nowym materiałem. Przy ustalaniu programu wybieramy z klientem rodzaj pracy, po którym będzie oceniał przydatność zajęć: na przykład zestawienie rozbieżności albo podsumowanie otwartych spraw w używanym przez dział formacie.

Pracę przed kontaktem z klientem opisuje lista brakujących informacji przygotowana z AI. Każde pytanie pozostaje powiązane z dokumentem i wymaga sprawdzenia.

Kiedy zacząć od obecnego systemu

Jeśli problemem jest samo odnalezienie informacji o częściowej dostawie, najpierw sprawdźcie, jak jest zapisana w waszym systemie. Dokumentacja Microsoft Business Central opisuje rejestrowanie częściowych przyjęć z ilościami odrębnymi od ilości zamówionych. Szkolenie z obsługi tego widoku może być potrzebne wcześniej niż praca z AI nad zestawieniem.

Powtarzalne przenoszenie i dopasowywanie zapisów z kilku systemów wymaga osobnej rozmowy o narzędziach. Przykładem takiego zakresu jest automatyzacja uzgadniania sald dostawców. Szkolenie AI warto rozważyć, gdy zespół ma dostęp do materiału, lecz potrzebuje praktyki w jego porównywaniu, wyjaśnianiu i przygotowaniu do dalszego przeglądu.

Dla biura obsługującego wielu klientów zakres szkolenia i automatyzacji zestawiamy na stronie AI dla biur rachunkowych.

Na pierwszą rozmowę z Syntalith wystarczy opis jednego problemu, na przykład zestawienia, które kierownik regularnie odsyła do uzupełnienia. Ustalimy, jakie zadania objąć programem, kto będzie ćwiczył i z jakiego narzędzia korzysta zespół. Dobór dokumentów do zajęć omówimy później; nie trzeba ich przesyłać, żeby rozpocząć rozmowę. Szkolenia Syntalith zaczynają się od 2 450 zł netto za dzień, a program ustalamy po rozmowie o zadaniach zespołu (cennik).