Automatyzacja AI dla Gmaila, która domyka powtarzalne sprawy, zanim odbierze je zespół.
Wspólna skrzynka Gmail, kilka tysięcy maili miesięcznie. Pracownicy w kółko odpowiadają na te same proste pytania, dosyłają brakujące linki, potwierdzają terminy i przekazują sobie wątki, zamiast robić pracę, za którą im płacisz. Zbudowaliśmy automatyzację AI: łączy się ze skrzynką Gmail, czyta nową pocztę, rozpoznaje intencję i pilność, po czym domyka rutynę według zatwierdzonej polityki. Każdą sprawę, która dotyka pieniędzy, umowy albo reklamacji, przekazuje człowiekowi.
Dla kogo
Rób to u siebie, jeśli wspólna skrzynka zjada czas pracowników, a te same proste pytania blokują ludzi, którzy powinni robić pracę o wyższej wartości.
Wiadomość → polityka → odpowiedź
- 01Rutyna kończy się bez kolejnego kliknięcia zespołu
- 02Wyjątki czekają na przegląd człowieka
- 03Powód decyzji zostaje przy wątku
- Sektor
- Operacje / service desk
- Kanał
- Wspólna skrzynka Gmail
- Wolumen
- ~3000 maili / miesiąc
- Granica
- Wyjątki i sprawy wrażliwe do człowieka
- Ślad
- Pełny log decyzji
Pętla pracy
Skrzynka nie decyduje sama. Każdą wiadomość prowadzi przez politykę.
System czyta wątek, klasyfikuje intencję modelem bez dostępu do narzędzi i sprawdza granice odpowiedzi. Dopiero wtedy polityka kieruje sprawę do szkicu, wysyłki albo eskalacji do człowieka.
Skrzynka Gmail (~3 000/mies)
Odczyt intencji, pilności i kontekstu wątku
Rutyna → zatwierdzony szkic albo odpowiedź
Wyjątek → przegląd człowieka z powodem i kontekstem
Ślad decyzji i odpowiedzi do przeglądu
Architektura systemu
Skrzynka, klasyfikacja, polityka i ślad.
System czyta każdy nowy wątek, klasyfikuje go modelem bez dostępu do narzędzi, sprawdza politykę procesu i dopiero wtedy działa albo eskaluje. Każdy krok zostaje w logu.
- 01
Wejście
Skrzynka Gmail, w kolejce, która nic nie gubi.
System łączy się z wybraną skrzynką Gmail i pracuje tylko na zaakceptowanym zakresie wiadomości. Każdy mail trafia do trwałej kolejki z kluczem przeciw duplikatom i ponawianiem, więc żadna wiadomość nie zostaje pominięta ani obsłużona dwa razy.
- 02
Klasyfikacja
Model rozpoznaje intencję, ale nie wykonuje akcji.
Treść wiadomości jest traktowana jak dane, nie jak polecenie. Model dostaje ograniczony kontekst wątku i zwraca ustrukturyzowany wynik: intencję, pewność, sygnały ryzyka i to, czy sprawę da się obsłużyć rutynowo. Nie ma dostępu do żadnych narzędzi, a niska pewność albo nietypowy sygnał z automatu kierują sprawę do człowieka.
- 03
Polityka
Reguły procesu decydują, co wolno domknąć bez człowieka.
Rutynowa odpowiedź jest dopuszczona tylko tam, gdzie istnieje zatwierdzona reguła, dopasowane FAQ i wystarczający kontekst. Progi pewności, dozwolone intencje i reguły stop ustawiamy dla każdego procesu osobno. Wszystko poza nimi, czyli pieniądze, umowy, reklamacje i negocjacje, czeka na przegląd człowieka.
- 04
Zgoda i ślad
Szkic walidowany, decyzja w jednym ekranie, dowód w logu.
Rutynowy szkic przechodzi deterministyczną walidację, zanim w ogóle może zostać wysłany. Wyjątek trafia jako karta decyzji do Telegrama: powód zatrzymania, następny krok, gotowy szkic i wycinek wątku, z przyciskami zatwierdzenia. Przy każdej akcji powstaje dowód, który da się odtworzyć: powód decyzji, wersja polityki, skrót (hash) treści odpowiedzi oraz model i koszt zapytania.
Dlaczego to automatyzacja, nie chatbot ani agent
System przechodzi każdą wiadomość przez stały potok: czyta kontekst, klasyfikuje ją modelem bez narzędzi, sprawdza politykę, przygotowuje odpowiedź i działa tylko w zatwierdzonych granicach. To nie chatbot, bo nie czeka na pytanie i sam domyka sprawę. To nie agent, bo model nie sięga po narzędzia ani nie wybiera akcji. O kolejnym kroku decyduje polityka. Reszta czeka na człowieka.
- Następny krok wybiera polityka, nie model: szkic, wysyłka albo eskalacja
- Łączy skrzynkę, politykę procesu i kanał decyzji w jednej pętli
- Działa tylko w dozwolonych kategoriach, wrażliwe sprawy zatrzymuje
- Każda decyzja zostawia ślad: powód, politykę, skrót (hash) treści i koszt
Co robi agent
Automatyzacja prowadzi rutynę, ale nie improwizuje przy sprawach wrażliwych.
Problem
Każdego dnia na wspólną skrzynkę wracały te same proste pytania: gdzie faktura, czy termin się trzyma, prośba o dosłanie linku. Zespół odpisywał na nie w kółko, zamiast robić pracę, za którą im płacisz, a spora część tej poczty nigdy nie powinna trafić do specjalisty. Kłopotem nie była sama liczba wiadomości, tylko to, że wśród rutyny chowało się kilka spraw naprawdę wrażliwych, których nie wolno przeoczyć.
Jak działa
System czyta każdy nowy mail, sam domyka to, co rutynowe, i podaje człowiekowi tylko sprawy, które naprawdę wymagają decyzji. Rozpoznaje, o co chodzi w wiadomości i jak pilna jest, a powtarzalne odpowiedzi wysyła według wcześniej zatwierdzonych reguł. Każdą sprawę, która dotyka pieniędzy, umowy albo reklamacji, oddaje człowiekowi z gotowym powodem i wyciągniętym kontekstem, zamiast zostawiać ją nieprzeczytaną w kolejce.
Granice i eskalacja
Automatyzacja nie jest swobodnym asystentem skrzynki. Działa w wąskim modelu uprawnień: rutynowe odpowiedzi są dozwolone tylko tam, gdzie pozwala na to polityka, a pieniądze, umowy, reklamacje, negocjacje, nietypowe prośby i klasyfikacje z niską pewnością czekają na przegląd człowieka. Człowiek widzi, dlaczego sprawa została zatrzymana, zamiast czytać wątek od zera.
Automatyzacja, nie autopilot
System robi więcej niż etykietowanie, ale nie jest autopilotem skrzynki. Model tylko klasyfikuje wiadomość i nie sięga po żadne narzędzia. O następnym kroku, czyli szkicu, wysyłce albo eskalacji, decyduje deterministyczna polityka procesu, nie model. Rutyna domyka się bez klikania w każdy oczywisty mail, a każda decyzja zostawia ślad: powód, wersję polityki i koszt zapytania.
Co się posypało
Pierwsze wersje za chętnie odpowiadały na krótkie, niejednoznaczne maile i myliły bliskie intencje, na przykład proste pytanie i prośbę o szczegóły. Podnieśliśmy progi pewności tak, żeby sprawa niejasna trafiała raczej do człowieka niż dostawała automatyczną odpowiedź, dodaliśmy deterministyczną walidację szkicu przed wysyłką i kwarantannę dla wiadomości z próbą wstrzyknięcia poleceń, zanim w ogóle dotkną skrzynki operacyjnej.
Wynik
Przy ~3 000 maili miesięcznie automatyzacja domyka powtarzalne sprawy w granicach polityki, a do człowieka trafia już tylko wąski strumień: pieniądze, umowy, reklamacje i klasyfikacje z niską pewnością, każda z gotowym powodem i kontekstem. Zespół przestał w kółko odpowiadać na te same pytania i odzyskał czas na pracę, za którą mu płacisz.
Powierzchnie pracy
Jak system kieruje pocztę: szkic, wysyłka albo eskalacja.
Przy ~3 000 maili miesięcznie automatyzacja domyka powtarzalne sprawy w granicach polityki, a do człowieka trafia już tylko wąski strumień: pieniądze, umowy, reklamacje i klasyfikacje z niską pewnością, każda z gotowym powodem i kontekstem. Zespół przestał w kółko odpowiadać na te same pytania i odzyskał czas na pracę, za którą mu płacisz.
Skrzynka
System obserwuje wybraną skrzynkę Gmail i pracuje tylko na zaakceptowanym zakresie wiadomości, bez dostępu do reszty konta.
Polityka
Rutynowa odpowiedź jest dopuszczona tylko tam, gdzie istnieje zatwierdzona reguła, dopasowane FAQ i wystarczający kontekst. Progi i dozwolone intencje ustawiasz dla swojego procesu.
Przegląd
Człowiek dostaje powód zatrzymania, pilność i wyciągnięty kontekst, gotowy do decyzji, zamiast czytać wątek od zera.
Zrzuty z wdrożenia
Widok decyzji w uruchomionej skrzynce.
Zrzuty z uruchomionej automatyzacji skrzynki, z danymi klienta zredagowanymi do publikacji.
Telegram na telefonie
Decyzja mieści się w jednym ekranie operatora.
Kadr z Telegrama w ramce telefonu, dane klienta zanonimizowane. Operator zatwierdza, edytuje albo przejmuje sprawę bez wychodzenia z czatu.
01Rutynowy mail domknięty automatycznie, gdy trafił w zatwierdzoną regułę polityki.
- Ekran 01email-triage
01Kolejka spraw zatrzymanych do przeglądu, każda z powodem eskalacji. - Ekran 02email-triage
02Szkic odpowiedzi obok polityki i FAQ, które go dopuściły. - Ekran 03email-triage
03Ślad decyzji przy wiadomości: intencja, pewność, następny krok.
Granica automatyzacji
Granice i eskalacja
Automatyzacja nie jest swobodnym asystentem skrzynki. Działa w wąskim modelu uprawnień: rutynowe odpowiedzi są dozwolone tylko tam, gdzie pozwala na to polityka, a pieniądze, umowy, reklamacje, negocjacje, nietypowe prośby i klasyfikacje z niską pewnością czekają na przegląd człowieka. Człowiek widzi, dlaczego sprawa została zatrzymana, zamiast czytać wątek od zera.
Pierwsze wersje za chętnie odpowiadały na krótkie, niejednoznaczne maile i myliły bliskie intencje, na przykład proste pytanie i prośbę o szczegóły. Podnieśliśmy progi pewności tak, żeby sprawa niejasna trafiała raczej do człowieka niż dostawała automatyczną odpowiedź, dodaliśmy deterministyczną walidację szkicu przed wysyłką i kwarantannę dla wiadomości z próbą wstrzyknięcia poleceń, zanim w ogóle dotkną skrzynki operacyjnej.
Twój proces wygląda znajomo? Zobaczmy, co da się oddać agentowi.
- 30 minut z inżynierem, który będzie budował, nie z handlowcem.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: co zautomatyzować, w jakiej kolejności, z widełkami kosztów.
Bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań. Jeśli automatyzacja nie ma sensu, też to napiszemy.