Agent AI do ofert serwisowych po przeglądzie

Raport trafia do folderu serwisu, a wyjaśnienie technika do poczty handlowca. Osoba przygotowująca ofertę musi połączyć je z właściwą częścią w katalogu. To powtarzane przekazywanie informacji między serwisem a sprzedażą jest przedmiotem takiego projektu.

Zalecenie jest jasne, ilość wymaga potwierdzenia

Załóżmy, że technik w raporcie z przeglądu wyraźnie zalecił wymianę zużytej zewnętrznej osłony urządzenia. Wskazał urządzenie klienta oraz właściwą część z katalogu. Nie zapisał jednak, ile osłon należy wymienić.

Agent może odnaleźć raport, powiązać go z urządzeniem i klientem w CRM oraz dołączyć wskazaną pozycję katalogową. Handlowiec widzi zalecenie technika razem z informacją, że do przygotowania pozycji oferty brakuje ilości. Ma też materiał do krótkiego pytania:

W raporcie zaleciłeś wymianę zewnętrznej osłony wskazanego urządzenia i podałeś część katalogową. Proszę potwierdź, ile osłon mamy uwzględnić w ofercie.

W dalszej części tego przykładu technik odpowiada, że chodzi o jedną osłonę. Agent dołącza jego odpowiedź do sprawy i przygotowuje roboczy opis: wymiana jednej zewnętrznej osłony, z odnośnikiem do wskazanego urządzenia i części. Handlowiec może sprawdzić ten zakres obok zalecenia i odpowiedzi technika, a następnie przejść do przygotowania warunków handlowych.

Podstawą propozycji jest tu wyraźne zalecenie specjalisty. Sam zapis „osłona zużyta” nie byłby tym samym co zalecenie jej wymiany. W opisanym raporcie nie ma również danych o dostępności części, czasie pracy ani terminie wizyty. Te ustalenia nadal trzeba uzyskać w odpowiednim miejscu przed ukończeniem oferty.

Wyjaśnienie powinno zostać przy szkicu oferty

Odpowiedź technika bywa krótka i przychodzi w innym wątku niż raport. Jeśli zostaje tylko w poczcie handlowca, kolega przejmujący sprawę znowu musi pytać, skąd wzięła się ilość. Agent może zachować odpowiedź przy szkicu, z odnośnikiem do wiadomości, która ją potwierdza. Osoba sprawdzająca ofertę widzi wtedy, na czym opiera się jej zakres.

Przy kolejnym raporcie lub sprostowaniu ważne jest, żeby handlowiec zauważył zmianę przed wysłaniem propozycji. Wspólny widok może pokazać nowe wyjaśnienie przy dotychczasowym szkicu, pozostawiając wcześniejsze ustalenia w historii. Handlowiec ocenia, co trzeba poprawić. Gotowy do przeglądu szkic nadal wymaga sprawdzenia i wysłania przez pracownika.

Jeżeli po ustaleniu zakresu trzeba jeszcze znaleźć termin z odpowiednim technikiem i wyposażeniem, pomocny będzie artykuł o planowaniu serwisu urządzeń.

CRM może już przygotowywać oferty

Zanim firma zamówi agenta, warto zobaczyć, ile pracy obsługuje obecny CRM. Dynamics 365 Sales pozwala przygotowywać robocze i zmienione oferty z pozycjami produktów oraz usług. Taka funkcja może wystarczyć do złożenia dokumentu, gdy handlowiec ma już komplet informacji.

Jeśli raport zawsze zawiera właściwą część i ilość, pomocne może być zwykłe przeniesienie tych danych do szablonu oferty. Gdy technicy regularnie pomijają jedno pole, warto również poprawić formularz raportu. Agent ma bardziej konkretną rolę tam, gdzie musi odnaleźć zalecenie w opisie, połączyć je z katalogiem i doprowadzić brakujące wyjaśnienie do osoby przygotowującej ofertę.

Przed projektem warto przejść jedną zakończoną sprawę z technikiem i handlowcem. Gdzie znajduje się raport, jak odnajdują wskazaną część i gdzie zapisano odpowiedź na dodatkowe pytanie? Taki przegląd pokazuje, które materiały trzeba połączyć, żeby kolejna oferta nie wymagała ponownego szukania w tych samych miejscach.

Połącz raport z pracą nad ofertą

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi narzędziami. Proponowany pierwszy zakres obejmuje oferty po przeglądach jednego zespołu serwisowego. Agent łączy raporty z rejestrem urządzeń, katalogiem i szkicami w CRM, a brakujące informacje zbiera przez pytania przygotowane dla pracowników. Handlowiec otrzymuje zakres z podstawą w raporcie i późniejszych wyjaśnieniach, bez ponownego składania go z osobnych plików i maili.

Zespół wskazuje, gdzie zapisuje zalecenia techniczne i kto może je uzupełniać. Wspólnie można sprawdzić, czy połączenie źródeł rzeczywiście usuwa powtarzane szukanie, czy wystarczy poprawa raportu oraz obecnego szablonu CRM.

Opowiedz o ostatnim przeglądzie, po którym oferta czekała na dopowiedzenie technika. Czego brakowało w raporcie i gdzie trafiła odpowiedź? Od tego możemy zacząć rozmowę o potrzebnym połączeniu serwisu ze sprzedażą. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.