Agent AI do wyjaśniania danych produktu z dostawcą

Przy wielu otwartych pytaniach samo znalezienie pustego pola jest początkiem pracy. Trzeba jeszcze pamiętać, do kogo napisano, czy odpowiedź dotyczyła tego samego produktu i co pozostało do wyjaśnienia. Tę korespondencję można połączyć z katalogiem w projekcie agenta, zamiast prowadzić osobną listę braków i odtwarzać rozmowy w skrzynce.

Których wymiarów potrzebujemy?

Załóżmy, że sklep ma potwierdzone przypisanie kodu dostawcy do konkretnego produktu w swoim katalogu. Do uzupełnienia karty potrzebuje wymiarów produktu po złożeniu. Plik dostawcy zawiera jedynie wymiary kartonu.

Agent może wskazać pracownikowi te dane obok brakującego pola i przygotować pytanie odnoszące się do właściwego kodu. Przed wysłaniem pracownik sprawdza treść. Pytanie może brzmieć:

Proszę o wymiary produktu po złożeniu dla wskazanego kodu, wraz z jednostką miary. W otrzymanym pliku znaleźliśmy wymiary kartonu; potrzebujemy wymiarów samego złożonego produktu.

W tym przykładzie dostawca w pierwszej odpowiedzi ponownie przesyła wymiary opakowania. Agent może pokazać pracownikowi, że wiadomość nadal nie wyjaśnia rozmiaru produktu po złożeniu, i przygotować dalszą prośbę z tym doprecyzowaniem. Pracownik prowadzący katalog zachowuje pytanie jako otwarte i wysyła sprawdzoną wiadomość.

Dopiero kolejna odpowiedź dostawcy wyraźnie podaje wymiary złożonego produktu oraz jednostki dla tej pozycji. Agent przygotowuje z niej propozycję uzupełnienia karty. Osoba odpowiedzialna za katalog widzi wartości razem z odnośnikiem do odpowiedzi i może je zatwierdzić. Nie musi przepisywać informacji z maila ani ponownie ustalać, do której karty należą.

Odpowiedź zostaje przy produkcie

Gdy kolega przejmuje otwartą sprawę, powinien zobaczyć ostatnie pytanie i wyjaśnienie dostawcy przy karcie produktu. W przeciwnym razie może ponownie poprosić o dane, które już nadeszły, albo uznać wcześniejszy załącznik za wystarczający. Agent może zebrać historię przy brakującym polu, pozostawiając wiadomości dostępne do przeczytania.

To samo pomaga po późniejszej korekcie od dostawcy. Pracownik widzi nową informację obok poprzedniej i sprawdza, czy należy zmienić katalog. Proponowany zakres kończy się na przygotowaniu aktualizacji do zatwierdzenia. Wysyłanie pytań na zewnątrz i publikowanie danych pozostaje po stronie pracowników.

Ten przykład zaczyna się od znanego produktu. Jeżeli zespół najpierw musi ustalić, który kod dostawcy odpowiada własnej pozycji, przydatny będzie artykuł o dopasowaniu produktów dostawców do katalogu. Bez tego powiązania poprawna odpowiedź mogłaby trafić do niewłaściwej karty.

Sprawdź, ile pracy może przejąć obecny PIM

PIM to system, w którym firma utrzymuje informacje o produktach. Jeśli dostawcy mogą uzupełniać dane w jednym miejscu, warto najpierw wykorzystać tę możliwość. Akeneo Supplier Data Manager komunikuje wymagane, ważne i opcjonalne atrybuty przez walidację oraz opisy i wytyczne. Może też wydobywać dane dostępne w materiałach. Taka pomoc pozwala jaśniej przekazać dostawcy, jakich informacji oczekuje zespół.

Jeśli dostawca korzysta z formularza i od razu wpisuje właściwe dane, dodatkowy agent może być zbędny. Przy niewielkiej liczbie braków wystarczy też czytelna lista pytań z osobą odpowiedzialną za dalszy kontakt. Warto najpierw sprawdzić, czy powtarzające się nieporozumienia usuwa doprecyzowanie opisu pola, na przykład „wymiary po złożeniu” zamiast „wymiary”.

Projekt agenta jest bardziej uzasadniony, gdy mimo tego odpowiedzi nadal przychodzą w różnych mailach i załącznikach, a pracownik musi je czytać, porównywać z prośbą i wracać po dopowiedzenie.

Połącz pytania do dostawców z pracą nad katalogiem

Proponowany projekt Syntalith obejmuje jeden rodzaj brakujących danych i źródła używane przez zespół katalogu. Agent AI łączy karty produktów z korespondencją, przygotowuje pytania do dostawców i zbiera wyjaśnienia przy właściwych pozycjach. Z otrzymanych informacji tworzy propozycje uzupełnienia ze źródłem do sprawdzenia.

Wasz zespół wskazuje, jak rozpoznaje produkty, jakich danych potrzebuje i kto zatwierdza poprawki. Rozmowę można zacząć od ostatniego pytania, na które dostawca odpowiedział, lecz karta nadal pozostała niekompletna. Co trzeba było doprecyzować i gdzie ostatecznie zapisano odpowiedź? To pomoże porównać połączenie poczty z katalogiem z poprawą obecnego formularza lub portalu. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.