Agent AI do wyjątków w zamówieniach zakupu

Chodzi o wyjątek po potwierdzeniu PO, czyli zamówienia zakupu. Dostawca przesyła nową wersję potwierdzenia, bo nie może dotrzymać uzgodnionego terminu. Kupiec powinien wiedzieć, które pozycje się zmieniły, czy w ERP widnieje zależne zlecenie produkcyjne i czy firma podała klientowi termin dostawy w dozwolonej korespondencji. Zamówienie jest już potwierdzone, więc zespół ocenia skutki jego zmiany. Zatwierdzanie nowego wniosku zakupowego i obsługa zapytania klienta przed ofertowaniem dotyczą innych etapów.

Co powinno trafić do osoby decyzyjnej

Załóżmy, że dostawca przesuwa termin jednej pozycji. W ERP planista ma zlecenie produkcyjne zależne od tej dostawy, które według zapisu w ERP potrzebuje części dopiero po nowym terminie dostawy. Jednak w dopuszczonym wątku e-mail opiekun klienta obiecał klientowi wcześniejszą datę dostawy. To zobowiązanie wymaga sprawdzenia. Agent powinien zestawić zmienioną linię z poprzednim potwierdzeniem, pokazać znane zapotrzebowanie z ERP i wskazać wiadomość, w której zapisano zobowiązanie wobec klienta. Przy każdym ustaleniu potrzebne jest źródło, żeby kupiec mógł sprawdzić, skąd wzięła się informacja.

Jeśli ocena uwzględni samo ERP, przesunięcie może wyglądać na zgodne z planem produkcji, bo nowa dostawa wyprzedza zapisany termin zapotrzebowania produkcji. Wątek z klientem pokazuje jednak wcześniejsze zobowiązanie. Agent powinien zebrać oba sygnały, wykazać ich rozbieżność i oznaczyć decyzję jako wymagającą sprawdzenia przez ludzi. Informacja nieobecna w dopuszczonych źródłach pozostaje poza oceną, zamiast stawać się przypuszczeniem systemu.

Użyteczny wynik pokazuje starą i nową obietnicę dostawcy, powiązaną pozycję zamówienia, znane zlecenie produkcyjne, odnaleziony termin dla klienta oraz elementy wymagające potwierdzenia. Kupiec ocenia zmianę, planista sprawdza wpływ na plan, a opiekun klienta potwierdza, czy znaleziony zapis nadal opisuje aktualne zobowiązanie. Właściciel procesu decyduje, czy przekazać sprawę dalej, uzyskać wyjaśnienie od dostawcy czy zmienić plan. O tym, czy potwierdzić zmianę dostawcy, decyduje upoważniony pracownik.

Sprawdź najpierw możliwości ERP

Część systemów ERP ma własny obieg zmian po potwierdzeniu zamówienia. Dokumentacja Microsoft Dynamics 365 opisuje obszar roboczy zmian potwierdzonego zamówienia, który grupuje zmiany o niskim wpływie, gdy nie ma znanego wpływu na dalsze zapotrzebowanie, oraz o wysokim, gdy wykryto taki wpływ; dokumentacja zaznacza, że funkcja uwzględnia tylko bezpośrednie skutki (dokumentacja zmian zamówienia po potwierdzeniu). Przy wyborze rozwiązania trzeba sprawdzić, jakie rekordy i zależności obejmuje używany ERP. Ocena tej sytuacji wymaga również sprawdzenia dopuszczonej korespondencji, bo termin dla klienta może być zapisany poza systemem zakupowym.

Jeśli ERP już pokazuje zmienione potwierdzenie, zależne zapotrzebowanie i kolejny krok zatwierdzenia, jego obszar roboczy zmian lub reguła może wystarczyć. Agent ma sens do rozważenia, gdy kupiec musi powiązać różne rekordy i wiadomości, a podobnych wyjątków nie da się prosto opisać stałym zestawem reguł. Jeszcze prostszym rozwiązaniem może być kolejka do ręcznego sprawdzenia z dobrym widokiem starej i nowej wersji. Jeśli takich przypadków jest niewiele, a dostępne źródła pozostają rozproszone, ręczne łączenie ich może być rozsądniejsze od budowy integracji.

Jak sprawdzić jakość przed zakupem

Do oceny warto wziąć zmianę, której agent wcześniej nie widział, i celowo niepełny zestaw dowodów. Przykład może zawierać nową datę od dostawcy i powiązane zlecenie produkcyjne, ale bez dostępu do poczty zawierającej termin klienta. Poprawny wynik powinien wymienić dostępne fakty oraz zaznaczyć, że wpływ na zobowiązanie klientowi pozostaje nierozstrzygnięty. Oczekiwanie, że system sam domyśli się brakującej wiadomości, byłoby błędnym kryterium odbioru.

Sprawdź też ponowne przesłanie tego samego potwierdzenia: nie powinno tworzyć drugiej sprawy do decyzji. Gdy pojawi się późniejsza wersja od dostawcy, wynik poprzedniej oceny powinien jasno pokazywać, której wersji dotyczył, a nowa wersja wymaga osobnego przeglądu. Kupiec zatwierdza kompletność sprawy, planista potwierdza powiązanie z zapotrzebowaniem, a właściciel procesu ocenia, czy wyjątek trafił do właściwej osoby. Do przekazania wyjątku między zespołami potrzebny jest zapis pozycji zamówienia, wersji potwierdzenia, źródeł ustaleń i osoby, która zaakceptowała dalszy krok. Wtedy następny pracownik może odtworzyć, którą zmianę oceniono.

Jeśli agent pominie znany rekord, przypisze wiadomość do złej pozycji albo połączy dwie różne wersje, zakup wdrożenia powinien poczekać. Najpierw trzeba ustalić, czy problem wynika z jakości identyfikatorów, brakujących uprawnień do źródła, reguły procesu czy sposobu łączenia informacji. Gdy błąd dotyczy prostego warunku, poprawa danych lub konfiguracji ERP może rozwiązać sprawę bez agenta. Jeśli nie da się bezpiecznie rozpoznać pozycji, wynik powinien trafiać do ręcznego wyjaśnienia.

Uzgodnij zakres pierwszego etapu

Syntalith oferuje budowę agentów AI dla firm. W tym przypadku zakres może połączyć agenta, który zestawia wersję potwierdzenia i dopuszczony wątek e-mail, z integracją przypinającą oba źródła do właściwej pozycji ERP. Wynik powinien wskazywać źródła, rozbieżność, status sprawdzenia i rolę osoby, która ma wykonać następny krok. Pierwszy etap może kończyć się na przygotowaniu sprawy do oceny przez kupca; potwierdzenie zmiany dostawcy pozostaje po stronie upoważnionej osoby. Trzeba ustalić, kto przejmuje wyjątek, gdy agent nie znajdzie wystarczających danych, oraz gdzie zapisuje się decyzję.

Na pierwszą rozmowę przygotuj zanonimizowane potwierdzenie przed zmianą i po niej, powiązany rekord zapotrzebowania oraz przykład dozwolonej korespondencji o terminie klienta. Dodaj informację, kto w zakupach może zatwierdzić dalszy krok, a kto w planowaniu lub obsłudze klienta weryfikuje wpływ. Te materiały pokażą, czy ERP daje już potrzebny obraz, czy zespół musi ręcznie łączyć kilka źródeł. Zakresy usług znajdziesz na stronie cennika. Przy osobnym procesie zatwierdzania nowych zakupów przeczytaj też o własnym systemie akceptacji zakupów.