Agent AI do przygotowania odstępstw zakupowych

Dla działu zakupów użyteczna zmiana polega na tym, że nie trzeba za każdym razem odtwarzać historii z maili. Osoba oceniająca odstępstwo dostaje opis potrzeby wraz z odpowiedziami pracownika. Taki projekt można zlecić jako uzupełnienie obecnego obiegu: agent pomaga przygotować sprawę, a wyznaczona osoba nadal rozstrzyga, czy firma zgodzi się na wyjątek.

Dostawa w czwartek wyjaśnia tylko część wniosku

Załóżmy, że prywatna firma wymaga porównania alternatywnych ofert. Jej wewnętrzna polityka pozwala wskazanemu kierownikowi zakupów rozpatrzyć odstępstwo, jeśli wniosek zawiera powód, potrzebny termin i wyjaśnienie, jakie alternatywy sprawdzono.

Pracownik potrzebuje materiałów na piątkowe prace konserwacyjne. Pisze, że preferowany dostawca może dostarczyć je w czwartek, i załącza potwierdzenie tego terminu. Nie podaje, czy kontaktował się z innymi dostawcami.

Agent może odszukać potwierdzenie i zestawić je z opisem potrzeby. Kierownik widzi wtedy, skąd wynika pilność oraz na czym opiera się deklarowana dostawa. Pozostaje konkretne pytanie do wnioskodawcy:

We wniosku wskazano piątkowe prace konserwacyjne, a załącznik potwierdza dostawę w czwartek od preferowanego dostawcy. Jakie alternatywne oferty sprawdzono i z jakim wynikiem? Jeśli nie kontaktowano się z innymi dostawcami, proszę to wyjaśnić we wniosku.

Pracownik zakupów sprawdza szkic i kieruje pytanie do autora wniosku. Nie musi prosić go o ponowne opisanie terminu, który jest już udokumentowany. Czwartkowa dostawa sama w sobie nie wyjaśnia, czy inne rozwiązanie było dostępne.

Gdy autor odpowie, agent może uzupełnić opis sprawy i dołączyć jego wiadomość. Kierownik otrzymuje razem powód zakupu, potwierdzenie terminu oraz wyjaśnienie dotyczące innych możliwości. Jeśli wnioskodawca nie sprawdził alternatyw, właśnie taka informacja powinna pozostać widoczna.

Jedno miejsce na pytanie i dalsze wyjaśnienie

Przy kilku osobach uczestniczących w zakupie odpowiedź łatwo trafia do kogoś innego niż prowadzący sprawę. Agent połączony z używanymi narzędziami może zebrać ją przy właściwym wniosku i pokazać osobie prowadzącej, co doszło od ostatniego przeglądu. Kolega przejmujący sprawę widzi wtedy ostatnie pytanie i odpowiedź, zamiast ponownie prosić autora o te same informacje.

Warto zachować odnośniki do załączników obok podsumowania. Kierownik może zechcieć przeczytać dokładną treść potwierdzenia dostawcy lub wyjaśnienia pracownika. Krótki opis ułatwia orientację, a powrót do źródła pozwala sprawdzić szczegół, od którego zależy jego decyzja.

Podstawą pracy agenta są wymagania ustalone przez firmę dla takich wniosków. Gdy autor powołuje się na wyjątek, którego zasady nie są jasne, zakupy potrzebują wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej za politykę.

Kiedy wystarczy formularz i istniejący obieg

Jeśli we wnioskach regularnie brakuje tego samego pola, warto najpierw poprawić formularz. Pytanie o sprawdzone alternatywy może pojawić się już przy składaniu prośby. Przy prostych przypadkach takie uzupełnienie i przypisanie osoby rozpatrującej wniosek mogą usunąć potrzebę dalszego szukania.

Gotowe narzędzia obsługują również przekazanie do decyzji. Power Automate pozwala kierować prośby o zatwierdzenie do ludzi, powiadamiać ich i zbierać odpowiedzi. Warto sprawdzić taki obieg przed budowaniem osobnego rozwiązania, jeśli problemem jest przede wszystkim dotarcie wniosku do właściwej osoby.

Agent ma więcej do zrobienia, gdy uzasadnienie jest rozproszone między treścią wniosku, załącznikiem i późniejszym mailem. Musi wtedy pomóc ustalić, co już wyjaśniono, oraz sformułować pytanie odnoszące się do konkretnego braku. W przykładzie z piątkowymi pracami nie wystarcza samo sprawdzenie, czy pole „uzasadnienie” zawiera tekst.

Jeśli natomiast zespół gubi informację, którą wersję zakupu zatwierdzono po zmianie dostawcy lub zakresu, przydatny będzie artykuł o systemie akceptacji zakupów.

Co obejmowałby projekt Syntalith

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi narzędziami. Proponowany pierwszy zakres obejmuje jeden rodzaj odstępstw w obecnym obiegu zakupowym. Agent zbiera uzasadnienie i dokumenty, przygotowuje pytanie o brakującą informację, a późniejszą odpowiedź dołącza do sprawy. Osoba rozpatrująca wniosek otrzymuje materiał z odnośnikami, bez potrzeby ponownego zbierania korespondencji od uczestników.

Zespół zakupów wnosi aktualne zasady i wskazuje osobę rozpatrującą odstępstwa. Na zakończonej sprawie można wspólnie sprawdzić, czy proponowane pytanie uzyskałoby wyjaśnienie, po które kierownik rzeczywiście musiał wrócić. To pozwala ocenić, czy warto połączyć źródła i dalszą korespondencję, czy wystarczy zmiana formularza.

Opowiedz o ostatnim pilnym wniosku, który wrócił do autora po uzupełnienie. Czego zabrakło i gdzie ostatecznie znaleźliście odpowiedź? Od tej sytuacji możemy zacząć rozmowę o zakresie. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.