Jak agent AI pomaga kompletować dokumenty dostawcy

Co ma przejąć agent

Przy kompletowaniu dokumentów dużo pracy pochłania samo odtworzenie stanu sprawy. Czy dostawca już odpowiedział? Czy nowy załącznik zastępuje poprzedni? Czy ktoś sprawdził dokument, który przyszedł bez numeru wniosku? Zanim można ocenić materiały, trzeba je odnaleźć i ustalić, do czego należą.

W takiej sytuacji warto rozważyć agenta, który ma dostęp do uzgodnionych źródeł, na przykład skrzynki obsługującej rejestracje i folderu z dokumentami. Przy każdym punkcie wewnętrznej listy pokazuje otrzymany plik, jego wersję oraz wiadomość, z której pochodzi. Pracownik widzi wtedy, na co nadal czeka, co wpłynęło i czym powinien zająć się w pierwszej kolejności. Może otworzyć źródło bez ponownego przeszukiwania korespondencji.

Lista dokumentów nadal należy do firmy kupującej. Osoba odpowiedzialna za rejestrację ustala, czego wymaga w danym przypadku, i zatwierdza tę listę. Agent potrzebuje jej, by sprawdzać przesłane materiały. Nie powinien sam dopisywać wymagań na podstawie tego, co zwykle znajduje w podobnych wnioskach.

Załącznik przyszedł, ale dla kogo?

Załóżmy, że dostawca przesyła oświadczenie wymagane na twojej wewnętrznej liście. We wniosku jest nazwa firmy, którą rejestrujesz, i jej numer rejestrowy. Po otwarciu załącznika okazuje się, że dotyczy on spółki powiązanej: ma ona podobną nazwę, lecz inny numer rejestrowy. Trzeba wyjaśnić, czy dostawca przesłał właściwy dokument.

Agent powinien przy tej pozycji pokazać nazwę i numer rejestrowy z wniosku, a obok dane z załącznika oraz odnośnik do strony, na której je znalazł. Osoba prowadząca rejestrację widzi wtedy, dlaczego punkt pozostaje otwarty. Sam fakt otrzymania oświadczenia nie wystarcza, żeby uznać wymaganie za spełnione.

Agent może przygotować prośbę o oświadczenie dla firmy wskazanej we wniosku. Pracownik sprawdza projekt i wysyła wiadomość. Jeżeli dostawca odpowie, że dokument spółki powiązanej powinien wystarczyć, sprawę dostaje osoba uprawniona do oceny takiego wyjaśnienia. Ma już pod ręką załącznik i korespondencję, więc może zdecydować, czy materiał spełnia zasady firmy.

Osobno warto sprawdzać okres, jeśli lista go określa. Gdy potrzebujesz oświadczenia za bieżący rok, dokument za poprzedni wymaga wyjaśnienia nawet wtedy, gdy nazwa firmy się zgadza. Jeśli okresu w treści nie ma, agent powinien wskazać brak i przygotować pytanie do dostawcy. To samo dotyczy brakującej nazwy lub numeru rejestrowego.

Trzeba też uważać na nazwy pól w ERP. Jednostka prawna wskazana przy rejestracji może oznaczać spółkę po stronie kupującego, która będzie korzystać z dostawcy. Tożsamość dostawcy jest osobną informacją. Takie rozróżnienie występuje w dokumentacji rejestracji dostawców w Dynamics 365. Przy porównywaniu załącznika agent musi sięgnąć po nazwę i identyfikator dostawcy zapisane we wniosku.

Gdy przychodzi poprawiony plik

Po dosłaniu dokumentu praca wraca do tej samej sprawy. Ponowne przesłanie identycznego pliku powinno być widoczne w historii, bez tworzenia kolejnego wniosku. Jeśli treść się zmieniła, osoba sprawdzająca musi wiedzieć, którą wersję ma przed sobą i gdzie jest poprzednia. Inaczej łatwo ponownie ocenić stary załącznik lub przeoczyć poprawkę.

Podobnie jest ze zmianą wymagań. Jeśli właściciel procesu zatwierdzi nową wersję listy, agent powinien wskazać punkty, które trzeba ponownie sprawdzić, i pozostawić pozostałe ustalenia przy sprawie. Pracownik nie musi odtwarzać całego przeglądu, ale widzi, skąd wzięła się nowa praca.

Zebranie wszystkich plików pozwala przejść do oceny ich treści. Dopiero po tej ocenie wyznaczona osoba podejmuje decyzję o zatwierdzeniu wniosku. W opisywanym zakresie agent nie zatwierdza dostawcy ani nie uruchamia jego rekordu w systemie.

Czy wystarczy obecny ERP lub portal?

Warto najpierw sprawdzić, czy dostawca może uzupełniać wniosek w jednym miejscu. Dobrze ustawiony formularz pozwala wymagać konkretnych informacji, a obieg sprawy wskazuje pracownika odpowiedzialnego za kolejny krok. W Dynamics 365 Microsoft opisuje formularz zależny od konfiguracji, skierowanie wniosku do przeglądu i zatwierdzenia oraz możliwość odesłania go po dodatkowe informacje. Utworzenie rekordu dostawcy po zatwierdzeniu zależy od odpowiednich ustawień (opis procesu w Dynamics 365).

Jeżeli problemem jest brak pola w formularzu albo niewłaściwa osoba otrzymująca wniosek, zacznij od konfiguracji używanego systemu. Gdy dostawcy nie mają wygodnego miejsca do składania dokumentów, pomocny może być portal dostawców. Agent ma bardziej konkretną rolę tam, gdzie mimo tego materiały przychodzą z różnych miejsc, mają różne nazwy i wymagają przeczytania przed przypisaniem do wniosku.

Jak sprawdzić, czy to ułatwi pracę zakupom

Poproś o pokaz na zanonimizowanej sprawie, której agent wcześniej nie widział. Niech pracownik, który zwykle zajmuje się rejestracją, spróbuje na podstawie wyniku ustalić, czego brakuje i do kogo powinien się zwrócić. Powinien móc otworzyć dokument potwierdzający każde wskazanie, sprawdzić wersję i poprawić błędne przypisanie.

Warto wykorzystać sprawę z dokumentem dla innej spółki lub wcześniejszego okresu, a potem dosłać poprawkę. Sprawdź również, co wydarzy się po ponownym przesłaniu tego samego pliku i po zmianie listy wymagań. Jeżeli agent uzna dokument dla innego dostawcy za pasujący, trzeba wyjaśnić przyczynę i powtórzyć próbę na innych materiałach przed użyciem go w bieżących rejestracjach. Wynik ma pomagać pracownikowi rozstrzygnąć sprawę bez ponownego czytania całej korespondencji.

W ramach budowy agentów AI z Syntalith można uzgodnić taki projekt: połączenie miejsc, w których wpływają dokumenty, z wnioskiem w ERP oraz przygotowanie przeglądu dla osoby prowadzącej rejestrację. Do wspólnego ustalenia pozostaje, z jakich źródeł agent może korzystać, jaką listę ma stosować i komu przekazuje rozbieżności. To pozwala ocenić zakres integracji oraz to, czy potrzebny jest agent, czy wystarczy poprawa obecnego obiegu.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opisać jedną rejestrację, przy której zespół musiał wracać po dokumenty, oraz wskazać, gdzie trafia korespondencja. Jeśli masz zanonimizowany przykład i używaną listę, pomogą przejść do konkretów. Nie musisz wcześniej przygotowywać specyfikacji technicznej. Informacje o usługach znajdziesz również w cenniku.