Uzgadnianie prowizji: skąd wzięła się różnica?

Takie wyjaśnienie zaczyna się jeszcze przed obliczeniem prowizji. Trzeba znaleźć sprzedaż, ustalić, który plan prowizyjny jej dotyczy, i sprawdzić, czy zestawienie korzysta z tych samych danych co handlowiec. Odpowiedź zostaje potem w wiadomości albo w komentarzu do kolejnej kopii arkusza. Przy następnym pytaniu ktoś szuka jej od początku.

Sprzedaż jest wygrana, a prowizji nie widać

Załóżmy, że uzgodniony plan w danym okresie uwzględnia sprzedaż po zapłacie klienta. Handlowiec oznaczył transakcję jako wygraną w CRM. W danych pobranych do zestawienia prowizji brakuje jednak zapisu płatności powiązanego z tą transakcją. Handlowiec patrzy na zamkniętą sprzedaż i spodziewa się zobaczyć ją w rozliczeniu.

Osoba wyjaśniająca sprawę może już wskazać konkretną rozbieżność: CRM potwierdza wygraną, ale zestawienie nie ma potwierdzenia zdarzenia wymaganego przez ten plan. Brak zapisu nie dowodzi, że klient nie zapłacił. Trzeba sprawdzić źródło płatności i jej powiązanie ze sprzedażą. Do tego czasu sprawa pozostaje do wyjaśnienia; sam brak danych nie rozstrzyga o prowizji.

Pomocne zestawienie pokazuje więc przy tej sprzedaży zastosowany plan i okres oraz informację o brakującym potwierdzeniu płatności. Osoba z finansów sprawdza zapis płatności, a pracownik odpowiedzialny za rozliczenie wraca z odpowiedzią do handlowca. Jeżeli problem leży w pobieraniu danych, jego naprawa powinna objąć również kolejne rozliczenia. Ręczne poprawienie dzisiejszego zestawienia zostawiłoby tę samą pracę na później.

Rozwińmy ten przykład o późniejszą korektę transakcji. Skorygowany zapis dotyczy tej samej sprzedaży i powinien być z nią powiązany. W przeciwnym razie zestawienie mogłoby potraktować go jako kolejną sprzedaż. Handlowiec potrzebuje zobaczyć, co zmieniła korekta i do której pierwotnej pozycji się odnosi. Osoba zatwierdzająca rozliczenie sprawdza sposób jej uwzględnienia według uzgodnionego planu.

Odpowiedź musi prowadzić do konkretnej pozycji

Sama zgodność sumy prowizji nie wyjaśnia, dlaczego dana sprzedaż została uwzględniona. Przydatny widok pozwala przejść od zestawienia handlowca do transakcji i danych, na których oparto wyliczenie. Powinien też wskazywać wersję planu właściwą dla rozliczanego okresu. Inaczej osoba sprawdzająca starsze zestawienie może porównać je z zasadami obowiązującymi dopiero później.

Obliczenia można oprzeć na uzgodnionych regułach. AI może pomóc przeczytać dłuższą notatkę lub przygotować krótkie wyjaśnienie z potwierdzonych informacji. Jeżeli notatka mówi o wyjątku, którego nikt jeszcze nie zatwierdził, potrzebna jest decyzja osoby odpowiedzialnej za plan. Ładnie napisany komentarz nie usuwa tej zaległości.

Warto zachować przy transakcji pytanie handlowca i odpowiedź osoby, która wyjaśniła sprawę. Dzięki temu przy kolejnym rozliczeniu można sprawdzić, czy wrócił ten sam problem. Gdy prowizja zależy również od marży, osobnego uzgodnienia wymaga wynik samej sprzedaży. Ten wątek opisujemy w artykule o raportach marży według zamówienia.

Najpierw sprawdź program do prowizji

Jeżeli firma ma już oprogramowanie do rozliczania prowizji, warto obejrzeć je razem z osobą, która co miesiąc odpowiada na pytania handlowców. Być może potrzebne informacje są dostępne, a zespół korzysta tylko z eksportu. Dokumentacja Salesforce Spiff opisuje przeglądanie zestawień według okresu, zespołu i planu. Pokazuje też szczegóły obliczeń dla transakcji oraz komentarze przy niej. To konkretne funkcje, które można sprawdzić przed zamówieniem dodatkowego rozwiązania.

W tym samym materiale Salesforce wyjaśnia dwa ograniczenia istotne przy powracających pytaniach. Ręczna korekta sumy zestawienia nie ma powiązania z szansą sprzedaży. Z kolei nadpisanie danych na zestawieniu handlowca dotyczy bieżącego okresu i nie zmienia przyszłych obliczeń. Jeżeli zespół regularnie poprawia te same pozycje, warto ustalić, czy usuwa przyczynę w danych, czy tylko poprawia pojedyncze zestawienie.

Przy niewielkiej liczbie transakcji może wystarczyć uporządkowany arkusz z odnośnikami do źródeł i zapisanymi wyjaśnieniami. Osobna automatyzacja ma więcej sensu wtedy, gdy pracownik powtarza łączenie danych z kilku programów albo ręcznie pilnuje odpowiedzi na nierozstrzygnięte pytania. Zakres zakupu powinien wynikać z tej pracy. Nie każda różnica w rozliczeniu wymaga nowej aplikacji.

Sprawdzenie na okresie, który zespół już rozliczył

Przed wykorzystaniem automatyzacji w bieżącym rozliczeniu warto wrócić do zamkniętego okresu. Zespół zna już jego wyjaśnione rozbieżności, więc może ocenić, czy proponowane rozwiązanie pozwoliłoby dojść do tych samych odpowiedzi. Wybierzcie również sprawę, w której brakowało potwierdzenia płatności, oraz transakcję z późniejszą korektą. Samo porównanie końcowej sumy pominie to, jak system obchodzi się z niepełnymi danymi.

Osoba odpowiedzialna za rozliczenie powinna móc odnaleźć przyczynę różnicy bez ponownego przeszukiwania korespondencji. Sprawdźcie też, czy widzi nierozstrzygnięte sprawy przed przekazaniem zestawienia dalej. Salesforce ostrzega w opisie strony prowizji Spiff, że błędy zestawień nie pojawiają się w ich eksporcie. Plik z podsumowaniem może więc nie pokazać wszystkiego, co wymaga uwagi w samym programie.

Wąski zakres pierwszego projektu

W takim projekcie Syntalith łączy dane z używanych w firmie programów i przygotowuje widok, który pokazuje, skąd bierze się różnica przy konkretnej sprzedaży. Proponowany zakres początkowy obejmuje jeden plan prowizyjny i jeden zamknięty okres, do uzgodnienia z osobą odpowiedzialną za rozliczenia. Na tym etapie można sprawdzić, czy dodatkowa automatyzacja skraca poszukiwanie odpowiedzi, czy lepiej wykorzystać funkcje obecnego programu. Sposób liczenia i rozstrzyganie wyjątków pozostają po stronie wskazanych osób w firmie.

Rozmowę o automatyzacji uzgadniania danych możesz zacząć od opisania ostatniego pytania o prowizję: gdzie szukaliście odpowiedzi i co trzeba było ręcznie porównać. Wystarczy też wymienić używane programy. Nie potrzebujesz na początek pełnej specyfikacji ani poufnych plików z rozliczeniami. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.