Klient przenosi magazyn. Dokąd trafią kolejne dostawy?

Po przeprowadzce klienta pracownicy muszą odnaleźć jego punkt odbioru w kartotece, programie zamówień i narzędziu używanym przy wysyłce. Każda pozostawiona kopia starego adresu wymaga później uwagi osoby przygotowującej dostawę. W proponowanym projekcie automatyzacji Syntalith łączymy zapis zatwierdzonej zmiany z miejscami, w których zespół wybiera odbiorcę towaru. Osoba prowadząca zmianę widzi, dokąd dotarły nowe dane i które zamówienia pozostają do omówienia z obsługą.

Nowe miejsce odbioru, te same dane do rozliczeń

W naszym przykładzie klient wskazał nowy magazyn i uzgodnił, od kiedy ma tam przyjmować dostawy. Jego adres rozliczeniowy pozostaje bez zmian. Pracownik powinien więc przenieść zatwierdzony adres do właściwego punktu odbioru, zachowując dane używane do rozliczeń. Jeśli klient ma kilka magazynów, zmiana dotyczy wskazanej lokalizacji.

Zespół ustala również, co zrobić z zamówieniami już przyjętymi. Część dostaw może nadal być uzgodniona do starego magazynu, a kolejne mają trafiać do nowego. Lista otwartych zamówień korzystających z poprzedniej lokalizacji pozwala obsłudze podjąć te decyzje bez odszukiwania każdego zamówienia osobno. Dopiero zatwierdzone ustalenia określają, gdzie ma trafić dana dostawa.

Przy nowych zamówieniach pracownik potrzebuje już właściwej lokalizacji zgodnie z uzgodnionym zakresem zmiany. Dokumenty dawnych dostaw zachowują miejsce, do którego rzeczywiście wysłano towar. Aktualizacja kartoteki nie powinna zastępować go nowym adresem w historii.

Co się dzieje, gdy zmiana nie dotrze do jednego systemu

Najwięcej pracy może pozostawać po samej akceptacji przeprowadzki. Obsługa ma prawidłową informację, lecz musi przekazać ją kolegom korzystającym z innych programów. Przydatny zakres obejmuje powiązanie tego samego punktu klienta między systemami i zastosowanie zmiany tam, gdzie wybiera się miejsce dostawy. Pracownik może otworzyć zgłoszenie klienta oraz ustalenie, na podstawie którego wprowadzono nową lokalizację.

Jeśli jednego z programów nie uda się zaktualizować, osoba odpowiedzialna widzi, gdzie nadal pozostaje stary adres. Może sprawdzić dane przed kolejną wysyłką i dopilnować ponownego przekazania zmiany po wyjaśnieniu problemu.

Podobne przekazywanie uzgodnionych danych opisujemy przy synchronizacji terminów dostaw między systemami. Przy lokalizacji dochodzi decyzja, których dostaw dotyczy przeprowadzka klienta, oraz zachowanie oddzielnych danych rozliczeniowych.

Sprawdź, jak obecny system rozdziela adresy

Oracle opisuje osobne role adresu rozliczeniowego i adresu dostawy. Zmiana wspólnego adresu może objąć kilka korzystających z niego miejsc w kartotece, ale nie zmienia ich przeznaczenia ani pozostałych danych klienta. Warto więc ustalić z administratorem, gdzie korekta będzie widoczna.

Jeśli zespół pracuje na jednej kartotece, wystarczyć może jej właściwa konfiguracja i udostępnienie aktualnej lokalizacji osobom przyjmującym zamówienia. Dodatkowe połączenie ma sens, gdy program dystrybucyjny albo narzędzie wysyłkowe utrzymuje własną kopię i ktoś regularnie ją poprawia. W rozmowie z administratorem warto sprawdzić także wpływ zmiany kartoteki na istniejące zamówienia. Proponowany obieg zatwierdzonej przeprowadzki trzeba dopasować do zachowania tych programów.

Przeniesienie zaakceptowanego adresu między rozpoznanymi lokalizacjami można oprzeć na zwykłej integracji. AI może pomóc przygotować dane z wiadomości klienta do przeglądu, jeśli właśnie ich odczyt zajmuje zespołowi czas. Decyzja o tym, od kiedy i dla których dostaw obowiązuje nowe miejsce, pozostaje po stronie firmy.

Pierwszy zakres wokół jednej zmiany lokalizacji

Pierwszy zakres Syntalith można uzgodnić dla wybranej grupy punktów odbioru. Zespół wskazuje, kto zatwierdza zmianę i rozstrzyga jej wpływ na zamówienia, a administrator pomaga ustalić możliwości połączenia obecnych programów.

Przed uzgodnieniem prac warto omówić ostatnią przeprowadzkę magazynu klienta. Gdzie trzeba było ręcznie zmienić dane i które dostawy wymagały osobnej rozmowy? Taki przypadek pozwala ocenić, czy wystarczy obecna kartoteka, czy potrzebne jest połączenie jej z dalszą obsługą zamówień.

Porozmawiaj z Syntalith o aktualizacji danych klientów, zaczynając od opisu tej zmiany i nazw używanych narzędzi. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.