Certyfikat jakości do wysyłki: czy dotyczy tej partii?

Przy regularnych dostawach pracownik często wraca do poprzedniego maila albo folderu z nazwą produktu. To wygodne miejsce do szukania załącznika, ale właściwy wybór wymaga informacji o tym, co faktycznie wyjechało z magazynu. Po połączeniu danych wysyłki z dokumentacją jakości pracownik mógłby otwierać certyfikaty bezpośrednio przy wysłanych partiach.

W jednej wysyłce są dwie partie

Załóżmy, że klient otrzymuje w jednej wysyłce ten sam produkt z dwóch partii. Dla obu są dostępne zatwierdzone certyfikaty. Pracownik przygotowujący wiadomość sięgnął jednak po dokument z poprzedniej dostawy tego produktu, dotyczący jeszcze innej partii.

W przydatnym widoku otwiera wysyłkę i widzi identyfikatory obu partii, a przy każdej właściwy certyfikat. Może porównać oznaczenie w dokumencie z zapisem wydania. Poprzedni załącznik nie pasuje do żadnej z wysłanych partii, mimo zgodnej nazwy produktu. Do sprawdzenia dostaje komplet istniejących dokumentów dotyczących tej wysyłki.

Obok potrzebuje odbiorcy i uzgodnionego miejsca przekazania dokumentacji. Adres użyty przy wcześniejszej dostawie nie musi być właściwy dla obecnego zamówienia. Pracownik sprawdza przygotowany pakiet i kieruje go do odbiorcy wskazanego dla tej sprawy.

Dokumenty jakości i historia przekazania

Powiązanie z partią prowadzi do zatwierdzonego materiału przygotowanego przez zespół jakości. Jeśli dla którejś partii brakuje certyfikatu, obsługa klienta widzi konkretny brak i może zwrócić się do osoby odpowiedzialnej. Kopiowanie wyników z innej partii nie uzupełni tej dokumentacji.

Po wysłaniu pakietu warto zachować przy wysyłce zapis odbiorcy, daty oraz przekazanych plików. Kolega odpowiadający później klientowi może sprawdzić, co wysłano, zanim ponownie przygotuje wiadomość. Samo utworzenie załączników nie jest jeszcze potwierdzeniem ich wysłania.

Jeżeli zespół jakości wyda poprawiony dokument, pracownik powinien móc odnaleźć wcześniejszy pakiet i zobaczyć, czego dotyczy zmiana. Nowa wersja nie powinna usuwać historii poprzedniego przekazania. To pomaga wyjaśnić klientowi, który dokument otrzymał wcześniej i który jest przygotowany do ponownego przesłania.

Ile przygotuje obecny ERP

Microsoft opisuje w Dynamics 365 Supply Chain Management certyfikaty analizy dopasowane do klienta. Przy odpowiedniej konfiguracji można je drukować wraz z dokumentem wydania dla objętych funkcją kombinacji produktu i partii. Warto sprawdzić ten zakres w używanym systemie; sam opis drukowania nie oznacza automatycznej wysyłki e-mail.

Jeśli ERP już wybiera właściwe dokumenty dla partii, projekt może skupić się na przekazaniu ich obsłudze klienta i zapisie wysłanego pakietu. Gdy certyfikaty są w osobnym repozytorium, potrzebne jest połączenie go z danymi faktycznej wysyłki. Przy niewielkiej liczbie dostaw może wystarczyć uporządkowany widok w obecnym narzędziu.

Dobór dokumentu według znanego produktu, partii i klienta można oprzeć na zwykłych regułach. AI ma sens do rozważenia przy różnie napisanych prośbach klientów, które trzeba odczytać i przypisać do dostawy.

Co zamówić, gdy biuro dobiera załączniki ręcznie

W proponowanym projekcie Syntalith łączy dane wysłanych partii z zatwierdzoną dokumentacją jakości i informacją o odbiorcy. Pracownik otrzymuje pakiet do przeglądu, widzi brakujące dokumenty i po przekazaniu może wrócić do zapisu wysłanych plików.

Pierwszy zakres można uzgodnić dla jednej grupy produktów i obiegu wysyłek. Magazyn wskazuje źródło faktycznie wydanych partii, jakość określa zatwierdzone dokumenty, a obsługa klienta wyjaśnia sposób ustalania odbiorcy. Te informacje pozwalają połączyć obecne narzędzia bez zmiany sposobu oceny jakości produktu.

Rozmowę o automatyzacji przygotowania certyfikatów zacznij od dostawy, przy której biuro musiało pytać o numer partii lub szukać właściwego załącznika. Powiedz, skąd uzyskano dokument i gdzie zapisano jego wysłanie. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.