Lokalne AI w kancelarii: jak ułatwić pracę z aktami

Co ma ułatwić pracę z aktami

Przydatny wynik pozwala przejść od wpisu w chronologii do konkretnej strony dokumentu. Osoba prowadząca sprawę nadal sprawdza informacje, ale nie musi za każdym razem szukać ich od początku. Samo płynnie napisane streszczenie niewiele pomaga, jeśli ustalenie, skąd wzięła się data, wymaga ponownego przeglądania całego pliku.

Na początek wybierzcie zadanie ograniczone do akt jednej sprawy, z których kancelaria może korzystać w próbie. Można sprawdzić, czy aplikacja zbiera daty i opisuje, czego dotyczą, zachowując odnośniki do źródeł. Wyszukiwanie wiedzy w wielu sprawach kancelarii to osobny projekt: wymaga ustalenia, kto może widzieć poszczególne materiały i kiedy wolno korzystać z nich poza daną sprawą.

Trzy daty, których nie można zamienić miejscami

Załóżmy, że pierwsza strona pisma zawiera datę 3 maja. Na drugiej jest potwierdzenie odbioru z datą 5 maja oraz odręcznie wypełnione pole „Data nadania”. Tego wpisu nie da się odczytać. Sam plik PDF ma w metadanych datę utworzenia 6 maja.

Przegląd tych informacji powinien wyglądać tak:

Data utworzenia pliku mówi, co zapisano o pliku. Nie daje podstawy do uzupełnienia daty nadania ani do zmiany daty pisma. W takim zestawieniu AI ma opisać informacje widoczne w materiale. Ustalenie ich znaczenia prawnego i ewentualnych terminów pozostaje poza tym zadaniem.

Odnośnik do źródła jest tu równie potrzebny jak sama data. Pozwala osobie sprawdzającej otworzyć stronę 2 i zobaczyć, dlaczego data nadania pozostała nieustalona. Odnośnik też trzeba zweryfikować: jeśli aplikacja wskaże stronę bez podanej informacji, dalsze poszukiwanie znów spada na pracownika.

Co się dzieje, gdy skan jest słaby

Skan jest obrazem strony. OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, odczytuje z niego tekst, który można następnie przeszukiwać lub przekazać modelowi. Błąd może więc powstać, zanim AI zacznie układać chronologię. Jeśli OCR odczyta cyfrę 3 jako 8, model może dostać błędną datę.

Dlatego podczas próby potrzebny jest dostęp zarówno do odczytanego tekstu, jak i do obrazu strony. Na trudniejszych skanach sprawdźcie, czy aplikacja zaznacza nieczytelne miejsca i pozwala szybko do nich wrócić. Gdy źródła nie da się odczytać, najpierw trzeba zdobyć czytelniejszą kopię albo sprawdzić oryginał. Wybór większego modelu nie rozwiąże braku informacji.

Przy błędzie warto zapisać konkretny wpis, wskazane przez aplikację źródło i poprawną informację. Taki przykład pomoże wykonawcy ustalić, czy zawiódł odczyt skanu, rozpoznanie rodzaju daty czy przypisanie strony. Kancelarii pokaże, ile poprawek i ponownego czytania wymaga gotowe zestawienie.

Jeden komputer czy praca kilku osób

Jeśli chronologię przygotowuje jedna osoba, można zacząć od aplikacji działającej na jej komputerze. W próbie trzeba uwzględnić zwykły początek pracy: uruchomienie aplikacji i czekanie na załadowanie modelu. Pokaz na już uruchomionym programie nie odpowie na pytanie, jak będzie wyglądało pierwsze użycie danego dnia.

Wspólne rozwiązanie dla zespołu musi poradzić sobie z sytuacją, gdy kilka osób zleca pracę w tym samym czasie. Próba powinna odtworzyć takie obciążenie na sprzęcie przewidzianym dla kancelarii. Zapisanie rodzaju komputera i liczby użytkowników pozwoli później zrozumieć, w jakich warunkach uzyskano wynik. Więcej o tej decyzji piszemy w porównaniu stacji roboczej i serwera dla lokalnego AI.

Przykładem oprogramowania do pracy na urządzeniu użytkownika jest Foundry Local. Microsoft opisuje je jako rozwiązanie dla jednej osoby korzystającej z modelu w danym momencie. Nie jest to oprogramowanie przeznaczone do równoczesnej obsługi całej kancelarii; dokumentacja wskazuje do tego osobne rozwiązania serwerowe (Microsoft Foundry Local).

Lokalne uruchomienie modelu samo w sobie nie gwarantuje poufności całego procesu. Trzeba również sprawdzić, gdzie OCR odczytuje dokumenty, gdzie zostają oryginały i pliki tymczasowe, co trafia do logów oraz do połączonych aplikacji. Osobno należy uwzględnić pobieranie modeli i komponentów. W przypadku Foundry Local Microsoft deklaruje przetwarzanie poleceń i odpowiedzi na urządzeniu, ale opisuje też pobieranie plików przez sieć i opcjonalne udostępnianie logów diagnostycznych (dokumentacja Microsoft).

Jak zdecydować, czy warto zamawiać rozwiązanie

Przy krótkim, czytelnym dokumencie może wystarczyć ręczne czytanie albo wyszukiwanie za pomocą zatwierdzonego narzędzia. Lokalną aplikację warto porównać z tym sposobem pracy na większym pakiecie, przy którym trzeba wielokrotnie szukać i porządkować informacje. Jeśli kancelaria dopuszcza narzędzie hostowane, można uwzględnić je w porównaniu na tych samych dozwolonych materiałach.

Oceniajcie całą pracę, łącznie z kontrolą wyniku. Zestawienie przygotowane szybko, lecz wymagające odszukania źródeł i poprawienia wielu dat, może niewiele zmienić. Po próbie powinniście móc powiedzieć, które fragmenty aplikacja odczytuje poprawnie, gdzie potrzebuje pomocy i czy sprawdzanie jej pracy jest wygodniejsze niż obecna metoda.

Z Syntalith możecie zacząć od lokalnej aplikacji AI, która przygotowuje chronologię jednej sprawy. Podczas próby sprawdzilibyśmy wspólnie, czy prawnik potrafi przejść od wpisu do właściwej strony i wyjaśnić zauważone błędy. Pozwoliłoby to ocenić przydatność narzędzia na waszym sprzęcie. W ustalonym zakresie warto uwzględnić działający przykład oraz opis tego, gdzie aplikacja przetwarza dokumenty i jakie problemy pojawiły się podczas pracy.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opis tego, co dziś zajmuje najwięcej czasu przy czytaniu akt, oraz informacja, czy z narzędzia ma korzystać jedna osoba, czy zespół. Dobór materiałów i sposób bezpiecznego udostępnienia ich do próby można ustalić później. Informacje o usługach znajdziecie także w cenniku Syntalith.