Automatyzacja kompletowania dokumentów do finansowania

W ramach proponowanej automatyzacji Syntalith łączy obecny kanał przyjmowania dokumentów ze sprawą prowadzoną w systemie firmy. Pracownik widzi otrzymane materiały przy ustalonej liście załączników oraz szkic wiadomości, który może sprawdzić przed wysłaniem. Taki zakres odpowiada powtarzalnej pracy między skrzynką lub portalem a rejestrem wniosków. Klient otrzymuje wspólną informację o tym, co ma uzupełnić, zamiast osobnych pytań od osób przeglądających kolejne pliki.

Plik w sprawie nie zamyka prośby o dokument

W naszym przykładzie lista ustalona przez firmę określa rodzaj dokumentu i oczekiwany okres. Samo pojawienie się załącznika nie wyjaśnia, czy klient dostarczył właśnie ten materiał. Pracownik potrzebuje zobaczyć, jakiego okresu dotyczy plik, oraz otworzyć miejsce w dokumencie, na którym opiera się ta informacja. Może wtedy potwierdzić rozbieżność bez ponownego szukania pierwotnej prośby w korespondencji.

Przy drugim, niedostarczonym załączniku nadal pozostaje brak. Po przejrzeniu obu pozycji pracownik przygotowuje jedną wiadomość: prosi o właściwy okres pierwszego dokumentu i dosłanie drugiego. Prośba odnosi się do konkretnego wniosku i oczekiwanych materiałów. Gdy klient odpowie, obsługa powinna znaleźć odpowiedź i pliki przy tej samej sprawie.

Jeśli dokument jest nieczytelny albo nie można rozpoznać jego rodzaju, automat zaznacza materiał do wyjaśnienia. Pracownik rozstrzyga, czy to wymagany dokument, czy trzeba poprosić o uzupełnienie. Ocena finansowania odbywa się osobno.

Mniej szukania przed kolejnym kontaktem

Osoba przejmująca wniosek potrzebuje wiedzieć, o co już poproszono i co klient dosłał. Jeżeli widzi tylko folder z plikami, musi odtworzyć rozmowę, żeby nie ponowić spełnionej prośby. Widok dokumentów przy sprawie powinien więc obejmować także wysłaną wiadomość i późniejszą odpowiedź. Pracownik może sprawdzić, co pozostaje do uzupełnienia, zanim ponownie skontaktuje się z klientem.

Firma określa listę oczekiwanych materiałów i okresy dla obsługiwanego rodzaju wniosku. Osoba odpowiedzialna za ten etap wyjaśnia, kiedy pozycję można uznać za uzupełnioną. Syntalith może połączyć te ustalenia z używanym kanałem dokumentów i narzędziem obsługi, tak aby pracownicy korzystali z nich podczas codziennego przeglądu spraw.

W przykładzie teczki dokumentów klienta zobaczysz otrzymane pliki, listę dokumentów i braki. To zapisane ekrany na syntetycznych danych; ich przeglądanie nie uruchamia modelu ani integracji.

Najpierw sprawdź możliwości obecnego portalu

Jeśli klient przesyła materiały przez portal, wyraźne miejsca na poszczególne dokumenty i opis oczekiwanego okresu mogą ograniczyć późniejsze wyjaśnienia. Obecny formularz może już obsługiwać wymagane załączniki. Warto sprawdzić, czy obsługa widzi je od razu przy wniosku i czy klient rozumie, co powinien wgrać.

Microsoft Forms pozwala wymagać przesłania pliku oraz ustalać limity i dozwolone typy plików. Ta funkcja jest jednak dostępna tylko dla odpowiedzi od osób z własnej organizacji. Nie jest więc samodzielnym rozwiązaniem do zbierania załączników od zewnętrznych klientów.

Zwykłe reguły wystarczą do sprawdzenia, czy w przewidzianym miejscu znajduje się plik. AI warto rozważyć tam, gdzie trzeba odczytać z jego treści rodzaj dokumentu lub okres mimo różnego układu stron. Przydatność takiej pomocy zależy od tego, czy pracownik może sprawdzić odczyt i poprawić przypisanie. Jeśli główny problem dotyczy sprzecznych odpowiedzi wewnątrz formularza, opisujemy go osobno w artykule o sprawdzaniu treści pól formularza.

Zakres, który można omówić na jednej sprawie

Pierwszy zakres można oprzeć na jednej uzgodnionej liście dokumentów i oczekiwanych okresów. Zespół wskazuje osobę wyjaśniającą braki, a z administratorem ustalamy sposób połączenia obecnego kanału załączników z systemem obsługi.

Przed uzgodnieniem prac warto przejść przez wniosek, przy którym obsługa kilkakrotnie wracała po załączniki. Czy dodatkowy kontakt wynikał z niejasnej prośby, dokumentu za inny okres czy materiału zagubionego między pocztą a sprawą? To pomaga wybrać między poprawą portalu, prostym połączeniem a odczytem treści dokumentów.

Rozmowę o automatyzacji możesz zacząć od opisu takiej sytuacji i nazw używanych narzędzi. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.