Czy ten dostawca ma już kartotekę w systemie?

Dwie nazwy, rozdzielona historia zakupów

Jeden dział zamawia u dostawcy zapisanego pod pełną nazwą, a drugi utworzył kartotekę ze skrótem. W obu wpisano ten sam NIP, ale różne adresy. Zakupy trafiają do dwóch kartotek, więc przy negocjacjach firma widzi połowę obrotu, a rabat liczony od wolumenu przepada.

Porównanie pokazuje obie nazwy, identyfikator i adresy oraz zamówienia przypisane do każdej kartoteki. Wspólny NIP jest powodem, żeby przyjrzeć się parze, ale trzeba potwierdzić, czy został wpisany poprawnie i co oznaczają różne adresy: jeden może być siedzibą, drugi magazynem. Po potwierdzeniu zbędnego wpisu kolejna osoba, która wpisze skrót przy rejestracji, zobaczy istniejącą kartotekę i nie założy trzeciej.

Połączenie kartotek z historią zamówień wymaga decyzji, co stanie się z dokumentami starszego wpisu. Automatyzacja przygotowuje parę z powodami, ale nie łączy rekordów sama.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 30% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Większy zysk niż minuty przy rejestracji daje pełny obraz zakupów u jednego dostawcy. Gdy obrót jest rozdzielony na dwie kartoteki, firma negocjuje rabat od połowy wolumenu i nie widzi, ile naprawdę kupuje. Ten efekt liczymy osobno, na danych z jednego roku.

Najpierw sprawdź kontrolę w obecnym systemie

Systemy zakupowe często mają kontrolę podobnych nazw i identyfikatorów podatkowych przy tworzeniu dostawcy oraz funkcję łączenia duplikatów. Jeśli te funkcje już pomagają znaleźć właściwą kartotekę, wystarczy poprawić sposób rejestracji, na przykład wymagać NIP przed nazwą. Automatyzacja ma sens, gdy duplikaty już mają historię zamówień w kilku systemach, a porządkowanie wymaga zestawienia danych z różnych miejsc. Gdy najwięcej czasu zabiera kompletowanie dokumentów nowego dostawcy, bliższy jest agent do dokumentów dostawcy.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje kartoteki jednej grupy zakupowej. Na znanych parach sprawdzamy, czy porównanie pozwala szybciej podjąć decyzję. Takie wdrożenie budujemy w ramach automatyzacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.