Czy ten dostawca ma już kartotekę w systemie?

Dwie nazwy, rozdzielona historia zakupów

Załóżmy, że jeden dział zamawia u dostawcy zapisanego pod pełną nazwą, a drugi utworzył dla niego kartotekę ze skrótem. W obu wpisano ten sam NIP, ale różne adresy. Pracownik przygotowujący przegląd zakupów otwiera pierwszą kartotekę i widzi tylko część zamówień. Aby zebrać całość, musi odnaleźć także drugi wpis.

Przydatne porównanie pokazuje obie nazwy, zapisany identyfikator i adresy, a obok pozwala otworzyć zamówienia przypisane do każdej kartoteki. Osoba odpowiedzialna za dane może sprawdzić, skąd wzięły się wpisy i do czego działy ich używały. Nie musi prosić obu zespołów o osobne zestawienia, zanim zacznie wyjaśniać sprawę.

Wspólny numer jest powodem, żeby przyjrzeć się tej parze. Trzeba jednak potwierdzić, czy został poprawnie wpisany i co oznaczają różne adresy. Jeden może należeć do oddziału, którego firma celowo używa w zamówieniach. Pracownik sprawdza to w dokumentach dostawcy i z osobami, które prowadzą współpracę. Dopiero wtedy ustala, czy trzeba poprawić podwójną kartotekę, czy zachować odrębne miejsca obsługi.

Jeśli potwierdzi zbędny drugi wpis, porządkowanie powinno pomóc także kolejnej osobie rejestrującej dostawcę. Po wpisaniu skróconej nazwy powinna ona odnaleźć właściwą kartotekę. W przeciwnym razie firma może wracać do tej samej sprawy przy następnym zamówieniu.

Pokaż podobnego dostawcę podczas zakładania kartoteki

Najwygodniej wyjaśnić podobieństwo, gdy pracownik ma właśnie przed sobą dokumenty nowego dostawcy. Wynik wyszukiwania może pokazać istniejącą kartotekę i wskazać, dlaczego warto ją otworzyć. Pracownik sprawdza szczegóły i korzysta z wcześniejszego wpisu albo kontynuuje rejestrację, jeśli chodzi o inną firmę. Samo ostrzeżenie „możliwy duplikat” jest mniej pomocne niż możliwość porównania danych na miejscu.

Taką funkcję warto najpierw sprawdzić w używanym systemie. Oracle Fusion Cloud Procurement opisuje kontrolę podobnych lub zgodnych nazw przy tworzeniu dostawcy i zatwierdzaniu rejestracji. Użytkownik może obejrzeć wskazane kartoteki, a gdy żadna nie odpowiada rejestrowanemu dostawcy, kontynuować tworzenie wpisu. Oracle opisuje tę funkcję dla wersji chmurowej. Nie jest dostępna w odpowiedniku instalowanym lokalnie.

Oracle opisuje też sprawdzanie identyfikatorów podatkowych, w tym porównywanie numeru podatnika z uwzględnieniem różnic jego zapisu. Dzięki temu spacje lub myślniki nie muszą ukrywać powtórzonego numeru. Przy rozmowie z administratorem warto więc sprawdzić zarówno wyszukiwanie nazw, jak i sposób porównywania identyfikatorów w waszym systemie.

Jeśli te funkcje już pomagają pracownikowi znaleźć właściwą kartotekę, dodatkowa aplikacja może być zbędna. Czasem wystarczy poprawić sposób rejestracji i ustalić, kto wyjaśnia wskazane podobieństwa. Osobny projekt ma więcej sensu, gdy zespoły korzystają z kilku baz albo obecny program nie pokazuje danych potrzebnych do porównania.

Co zrobić z duplikatami, które już mają zamówienia

Starsze kartoteki wymagają spojrzenia na ich użycie. Pracownik powinien zobaczyć historię przypisaną do każdego wpisu oraz różniące się dane, zanim zdecyduje o korekcie. Zestawienie obu historii w jednym widoku pozwala zbadać sprawę bez wcześniejszego łączenia kartotek.

Microsoft opisuje w Business Central porównanie i łączenie zduplikowanych kartotek. Funkcja pozwala wybrać zachowywane wartości, uwzględnia konflikty i wymaga osobnego uprawnienia do łączenia. Jeśli firma korzysta z tego programu, warto sprawdzić ten mechanizm na rozpoznanej parze z osobą odpowiedzialną za kartoteki. Decyzja wymaga wiedzy o tym, co reprezentują oba wpisy.

Automatyzacja może przygotować takie pary wraz z powodami ich wskazania. Porównanie identyfikatorów i wyszukiwanie podobnych nazw może już zapewniać obecny system, bez AI. Pomoc w czytaniu dokumentów przydaje się, gdy potrzebne informacje pozostają w załącznikach.

Jeżeli pracownicy najwięcej czasu spędzają na zbieraniu materiałów do rejestracji, przeczytaj o kompletowaniu dokumentów dostawcy. Ten etap można usprawnić niezależnie od porównywania kartotek.

Wspólny widok dla osoby, która zna kartoteki

W proponowanym projekcie Syntalith zestawia podejrzane pary dostawców i przygotowuje widok, w którym pracownik porówna dane oraz powiązaną historię zakupów. Początkowy zakres można ograniczyć do bazy dostawców w jednym systemie lub wybranych działów. Zespół wskazuje znane powtórzenia i wyjaśnia, które podobne wpisy mają pozostać osobne, na przykład ze względu na sposób obsługi oddziałów.

Na tej podstawie można ocenić, czy proponowane porównanie pomaga szybciej zrozumieć parę, a przy kolejnej rejestracji odnaleźć istniejącego dostawcę. Ważne jest również to, ile wskazań pracownik odrzuca jako nieprzydatne. Długa lista luźno podobnych nazw może po prostu dołożyć mu czytania.

Rozmowę o automatyzacji kontroli kartotek możesz zacząć od opisania ostatniego dostawcy, którego zakupy znaleźliście pod dwiema nazwami. Wskaż, kto wyjaśniał tę sprawę i w jakich programach szukał historii. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.