Podpisany protokół odbioru: jak trafia do rozliczeń

Jedno piętro odebrane, reszta instalacji w toku

Załóżmy, że firma wykonuje instalację na dwóch piętrach budynku. Klient podpisał protokół częściowego odbioru pierwszego piętra. Prace na drugim nadal trwają. Po otrzymaniu podpisanego dokumentu kierownik ponownie edytował i zapisał w tym samym folderze niepodpisany projekt protokołu obejmującego całą instalację.

Pracownik rozliczeń potrzebuje podpisanego dokumentu dotyczącego pierwszego piętra. Najnowszym plikiem w folderze jest jednak wersja robocza dla całości prac. Wybranie jej według daty zapisu skierowałoby do rozliczeń niewłaściwy dokument. Automatyzacja powinna powiązać zwrócony dokument z projektem i wskazać jego rzeczywisty zakres. Informacja o odbiorze pierwszego piętra nie może przesłonić tego, że drugie pozostaje do wykonania.

Po otwarciu protokołu pracownik sprawdza warunki rozliczenia uzgodnione dla tego projektu. Podpis pomaga ustalić, który dokument wrócił od klienta. Sam nie odpowiada na pytanie, co i kiedy należy zafakturować. Kierownik nadal wyjaśnia niejasny zakres lub uwagi zapisane w protokole, ale nie musi pośredniczyć w każdym przekazaniu pliku.

W praktyce ważne jest również to, kto dostaje informację o zwrocie. Wspólny folder bez wskazania osoby odpowiedzialnej za rozliczenie może po prostu przechować dokument, którego nikt nie otworzy. Przy projektowaniu obiegu warto przejść całą drogę: od wiadomości z załącznikiem do pracownika, który rzeczywiście korzysta z niego przy danym projekcie.

Najpierw wykorzystaj istniejący obieg podpisu

Jeżeli protokoły wracają zawsze na jedną skrzynkę, mają jednolity wzór i oznaczenie projektu, wystarczyć może reguła pocztowa połączona z uporządkowanym folderem. Trzeba przy tym zachować możliwość odróżnienia podpisanego dokumentu od roboczej wersji. Taka prosta organizacja jest warta sprawdzenia, zanim firma zamówi rozpoznawanie treści skanów.

Przy podpisie elektronicznym część przekazania może obsłużyć używana platforma. Docusign opisuje Agreement Actions, które po zakończeniu obiegu dokumentów mogą między innymi zapisać je w połączonym magazynie chmurowym lub rozpocząć obieg w Docusign CLM. Funkcja nie jest dostępna we wszystkich planach. Warto sprawdzić jej dostępność i zakres z administratorem przed budową dodatkowego połączenia.

Docusign określa obieg jako completed, gdy wszyscy odbiorcy wykonali swoje działania (definicja statusu). Ta informacja może pomóc skierować dokument dalej. Zakres odebranych prac nadal trzeba odczytać z właściwego protokołu.

Gdy protokoły wracają jako różne skany

Odczytywanie treści staje się przydatne, kiedy klienci odsyłają dokumenty o różnych nazwach i układach. Automatyzacja może zaproponować projekt oraz zakres odbioru na podstawie tekstu, a pracownik porównuje te informacje z otwartym skanem. Szczególnie pomocny jest widok miejsca w dokumencie, z którego pochodzi opis zakresu. Wówczas sprawdzenie przypisania nie wymaga ponownego czytania każdej strony.

Nieczytelny numer projektu albo brak strony opisującej prace powinien trafić do osoby, która może wyjaśnić sprawę. Rozpoznanie obrazu podpisu nie potwierdza jego autentyczności. W tym zastosowaniu AI pomaga odnaleźć i opisać dokument, a odpowiedzialne osoby sprawdzają jego znaczenie dla projektu.

Gdy przychodzi korekta, pracownik rozliczeń otwiera ją razem z wcześniejszym protokołem i sprawdza powód zmiany. Jeśli nie wiadomo, czy nowy dokument zastępuje poprzedni, kierownik wyjaśnia sprawę i zapisuje odpowiedź przy pliku. Kolejna osoba korzystająca z protokołu widzi wtedy, którą wersję wybrano i dlaczego.

Taki obieg rozwiązuje konkretny problem przekazania dokumentu. Szerszą pracę kierownika, obejmującą także pominięte pozycje rozliczenia i pozostałe zaległości, opisujemy w artykule o zamknięciu projektu usługowego.

Projekt od powrotu dokumentu do jego odbiorcy

W proponowanym projekcie Syntalith łączy miejsce, do którego wracają protokoły, z dokumentacją projektu i osobą prowadzącą rozliczenie. Początkowy zakres można ograniczyć do jednego rodzaju protokołu oraz jednego sposobu jego otrzymywania. Na znanych dokumentach kierownik i pracownik rozliczeń sprawdzają, czy dostają właściwy plik z poprawnie opisanym zakresem, a wersja robocza dla całości prac nie zastępuje podpisanego odbioru częściowego.

Rozmowę o automatyzacji obiegu dokumentów możesz zacząć od opisania ostatniego protokołu, którego ktoś musiał szukać. Wystarczy powiedzieć, gdzie wrócił, kto go potrzebował i jak rozpoznaliście właściwą wersję. Nie trzeba przygotowywać pełnej specyfikacji ani przesyłać poufnych dokumentów. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.